Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для любой организации, в т.ч. и для ООО, где единственным учредителем выступает физическое лицо. Вопрос о том, кто и как ставит подпись в трудовой книжке учредителя, часто вызывает споры как у работодателей, так и у специалистов по кадрам. В статье собраны ключевые нормативные положения, практические рекомендации и примеры оформления.
Нормативно‑правовая база
В России подпись в трудовых книжках регулируется рядом документов:
- Постановление Госстандарта РФ от № 65‑ст – реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и её расшифровку.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения трудовых книжек.
- Постановление Минтруда России от № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
- Федеральный закон № 15‑ФЗ «О Трудовом Кодексе РФ» (часть 2 ст. 66.1) – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности.
Эти документы чётко определяют, кто имеет право ставить подпись, какие сведения должны быть указаны в реквизите «Подпись» и как оформлять вкладыши.
Кто подписывает трудовые книжки?
Согласно п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, подпись в книжке может ставить:
- Работодатель (организация) – через уполномоченное лицо.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (чаще всего – специалист по кадрам).
В случае, когда в организации работает только один сотрудник – генеральный директор, подпись ставится от имени работодателя и одновременно от себя как работника. Это двойное оформление фиксируется в вкладыше к книжке.
Как правильно оформить подпись учредителя?
Для единичного учредителя (генерального директора) в реквизите «Подпись» указываются:
- Наименование должности – «Генеральный директор» (или «Учредитель» при отсутствии устава).
- Личная подпись – оригинальная, а не скан.
- Расшифровка подписи – обычно в скобках.
Пример оформления первой страницы (титульного листа) выглядит так:
Подпись: Генеральный директор (Ф.И.О. учредителя)
После подписи ставится печать организации (если она есть) и печать кадровой службы (при наличии).
Пошаговая инструкция для бухгалтера и специалиста по кадрам
- Получение документов – устав, уставный договор, трудовое соглашение с директором.
- Подготовка первой страницы – в титульный лист вписывается наименование организации, ИНН, ОГРН, а также реквизит «Подпись».
- Установление ответственного лица – если уставом не предусмотрено иное, подпись ставится руководителем кадровой службы.
- Утверждение записи – подпись ответственного лица фиксируется в журнале кадровой службы.
- Заверение печатью – после подписи ставится печать организации (кадровая).
- Внесение записей – при приёме на работу, увольнении, изменении данных в книжку вносятся соответствующие отметки.
Для электронных форм (ЭГРЮЛ, ЕИСОТ) подписи могут быть поставлены в электронном виде, однако в бумажную копию все равно требуется подпись ответственного лица и печать.
Часто задаваемые вопросы
Может ли учредитель подписывать все документы организации?
Да. Учредитель, будучи единственным владельцем уставного капитала, вправе подписывать любые документы от имени организации, в т.ч. трудовой договор с самим собой.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку генерального директора с момента создания ООО?
По практике, запись делается с даты официального приема на работу. Если трудовой договор заключён сразу, то в книжку вносятся сведения о приёме, а не о дате создания юридического лица.
Кто ставит подпись при увольнении директора?
Подпись ставится работодателем (или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек). Если договор с директором не заключался, отдельный приказ об увольнении не требуется.
Может ли специалист по кадрам самостоятельно вносить записи и ставить подпись?
Да, но только при условии, что приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, уже издана. В противном случае подпись ставится только руководителем организации.
Примеры оформления вкладышей
Ниже приведены типовые образцы вкладышей, которые можно использовать в работе.
- Вкладка 1 – Приём на работу
- ФИО сотрудника
- Должность (генеральный директор)
- Дата начала работы
- Подпись руководителя кадровой службы
- Печать организации
- Вкладка 2 – Увольнение
- Дата увольнения
- Причина (по соглашению сторон / по инициативе работодателя)
- Подпись руководителя
- Печать
Практические рекомендации для бухгалтера и руководителя
- Не откладывайте оформление – подпись и печать должны быть поставлены сразу после заполнения первой страницы.
- Сохраняйте копии всех подписанных документов в архиве компании (не менее 5 лет).
- Проверяйте соответствие реквизита «Подпись» требованиям п. 3.22 Постановления Госстандарта.
- При возникновении сомнений – обратитесь в кадровую службу или к юридическому консультанту.
Подпись учредителя в трудовой книжке – важный юридический акт, который фиксирует начало и завершение трудовых отношений. Правильное оформление согласно нормативным актам позволяет избежать споров при проверках и упрощает работу с персоналом. Главное помнить, что подпись ставится уполномоченным лицом (чаще всего – специалистом по кадрам), а в случае единственного учредителя‑директора подпись ставится одновременно от лица организации и от себя как работника.
Соблюдая описанные выше правила, вы сможете корректно оформить трудовые книжки, поддерживать их в актуальном состоянии и уверенно отвечать на запросы контролирующих органов.