Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Сегодня бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое‚ уступая место электронным форматам (ЭТК). Однако для работодателя критически важно правильно и своевременно вносить данные о приеме сотрудника в программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ред. 3.1‚ так как именно эти данные формируют отчетность для Социального фонда России (СФР).

В данной статье мы подробно разберем‚ как оформить прием на работу и отразить запись в трудовой книжке (электронной или бумажной) с учетом актуальных требований законодательства.

Особенности работы с трудовыми книжками в 2026 году

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. С 2020 года для работников‚ впервые поступающих на работу‚ оформляются только электронные трудовые книжки. Для остальных сотрудников выбор между бумажным и электронным форматом был сделан ранее‚ но обязанность работодателя передавать сведения в СФР сохраняеться независимо от формата.

Ключевые моменты‚ которые нужно помнить:

• Сведения о приеме на работу должны быть переданы в СФР не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем издания приказа.
• В программе 1С:ЗУП запись в разделе «Трудовые книжки» является основанием для формирования отчетов ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
• При приеме по внутреннему совместительству запись в трудовую книжку вносится только по желанию работника и только по основному месту работы.

Пошаговая инструкция: Оформление приема в 1С:ЗУП 3.1

Чтобы корректно отразить прием на работу и сформировать запись в трудовой книжке‚ необходимо выполнить следующие действия в программе:

1. Создание документа «Прием на работу»

   Перейдите в раздел Кадры -> Приемы на работу и создайте новый документ. Укажите:

   • Дату приема и дату начала работы.
   • Подразделение и должность.
   • Вид занятости (основное место работы‚ внешнее или внутреннее совместительство).
   • Условия труда и характер работы.

2. Настройка вкладки «Оплата труда»

   Заполните данные об окладе‚ надбавках и графике работы. Это важно для корректного начисления зарплаты в будущем‚ хотя напрямую на текст записи в трудовой не влияет.

3. Вкладка «Трудовые книжки»

   Это самый важный этап для отражения записи. Перейдите на вкладку Трудовые книжки (или «Электронные трудовые книжки» в зависимости от конфигурации интерфейса):

   • Убедитесь‚ что установлен флаг «Вести трудовую книжку».
   • Выберите вид документа: Бумажная или Электронная.
   • Проверьте автоматическое заполнение полей: «Принят в отдел»‚ «Должность»‚ «Разряд»‚ «Категория». Программа подтянет данные из шапки документа приема.
   • Если сотрудник работает по совместительству и хочет внести запись в бумажную трудовую‚ он должен предоставить выписку из приказа основного работодателя. В 1С это отражается через отдельный механизм внесения записей по совместительству‚ но сам прием в программе фиксируется стандартно.

4. Проведение документа

   После проверки всех данных нажмите кнопку «Провести и закрыть». С этого момента запись считается внесенной в базу данных 1С.

Формирование отчетности и передача данных в СФР

После проведения документа «Прием на работу» информация готова для выгрузки в отчетность. В 1С:ЗУП 3.1 используется отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»).

Алгоритм действий:

1. Перейдите в раздел Отчетность -> 1С-Отчетность (или через стандартные отчеты по кадрам).
2. Создайте отчет ЕФС-1.
3. Укажите период формирования (месяц‚ в котором был принят сотрудник).
4. Нажмите «Заполнить». Программа автоматически найдет все приемы‚ увольнения и переводы за указанный период.
5. Проверьте сформированные строки: в графе «Кадровое мероприятие» должно быть указано «ПРИЕМ».
6. Выгрузите файл в формате XML и отправьте его в СФР через интернет-канал.

Важные нюансы при внутреннем совместительстве

Прием на работу сотрудника по внутреннему совместительству в 1С:ЗУП ред. 3.1 на первый взгляд только кажется простым; Главное здесь, правильно указать вид занятости в документе приема.

Если сотрудник работает у вас же по совместительству:

• Запись в электронную трудовую книжку вносится автоматически при формировании отчета ЕФС-1‚ если это основное место работы для данного вида деятельности (хотя чаще ЭТК ведет один работодатель по основному месту).
• Запись в бумажную трудовую книжку вносится только по основному месту работы. Если вы как работодатель являетесь и основным работодателем‚ и работодателем по совместительству‚ то запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по желанию работника отдельной строкой после записи об основной работе.

Правильное отражение приема на работу в 1С:ЗУП — это гарантия того‚ что стаж сотрудника будет учтен корректно‚ а у компании не возникнет проблем с проверяющими органами. Помните‚ что цифровая трудовая книжка требует высокой дисциплины данных: любая ошибка в дате или должности‚ внесенная в программу‚ мгновенно уйдет в государственный реестр.

Всегда проверяйте сформированные отчеты ЕФС-1 перед отправкой и убедитесь‚ что в карточке сотрудника в разделе «Трудовые книжки» стоят правильные флаги ведения учета.