Приём временного работника вместо сотрудника, находящегося в декретном (отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком) отпуске, оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, регулирующими ведение трудовых книжек. Ниже представлен подробный разбор процедуры, правовые основания и готовый образец записи, который можно сразу использовать в практике кадрового отдела.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 256 (отпуск по беременности и родам), ст. 259 (отпуск по уходу за ребёнком).
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – регулирует учёт стажа в трудовой книжке.
• Постановление Минтруда России от № 1 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Письмо Роструда от № 937-6-1 – разъясняет, что при оформлении приёма временного работника не требуется указывать срочность договора в трудовой книжке.

Кто может быть принят на замещение?

Временный работник принимаеться на основании срочного трудового договора (ст. 59 ТК РФ) на период отсутствия основного сотрудника. Замещение возможно:

• при отпуске по беременности и родам (декретный отпуск);
• при отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста 3 лет (или до 1,5 лет при выплате пособия по уходу за ребёнком).

Порядок оформления приёма на работу

1. Подготовка документов: заявление о приёме на работу, срочный трудовой договор, приказ о приёме на работу.
2. Издание приказа: в приказе указывают должность, структурное подразделение, срок действия договора (с даты начала замещения до даты окончания отпуска основного работника).
3. Внесение записи в трудовую книжку: производится кадровым специалистом в течение пяти рабочих дней с даты приёма.
4. Уведомление работника: выдаётся копия приказа и запись в трудовой книжке заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Что именно записывается в трудовую книжку?

Согласно пункту 2.1 Правил ведения трудовых книжек, в разделе «Сведения о работе» указываються:

• дата приёма на работу;
• наименование организации (полное, без сокращений);
• структурное подразделение (отдел, служба и т.п.);
• должность, на которую принят работник;
• вид трудового договора (срочный) – не обязателен для указания в трудовой книжке, но допускается по желанию работодателя.

Образец записи

Ниже представлен типовой вариант записи, который можно скопировать и адаптировать под конкретную ситуацию.

2026 г. «__» __________ 2026 г. – принят на работу в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567) в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами (срочный трудовой договор).

Если требуется указать срок действия договора, запись может выглядеть так:

2026 г. «__» __________ 2026 г. – принят на работу в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567) в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами на период с «__» __________ 2026 г. по «__» __________ 2027 г. (срочный трудовой договор).

Пояснения:

• Дата указывается в формате «число месяц год» (например, 15 марта 2026 г.).
• Наименование организации пишется полностью, как в учредительных документах.
• Должность соответствует штатному расписанию.
• Указание периода действия договора допустимо, но не обязательно (см. Письмо Роструда № 937-6-1).

Особенности заполнения при продлении договора

Если срок декретного отпуска основного работника продлевается (например, ребёнок не достиг трёх лет, а работник решает остаться в отпуске до 1,5 лет с выплатой пособия), то:

1. Оформляется дополнительное соглашение к срочному трудовому договору о продлении срока.
2. В трудовой книжке делается дополнительная запись о продолжении работы на тех же условиях (можно просто указать новую дату окончания договора).
3. Пример записи о продлении:

2027 г. «__» __________ 2027 г. – продлён срок трудового договора с ООО «Ромашка» до «__» __________ 2028 г. (должность менеджера по работе с клиентами сохраняется).

Что не следует указывать в трудовой книжке при замещении декретницы

• Формулировку «временный работник» или «замещающий сотрудник» – достаточно указать должность и организацию.
• Ссылку на то, что работник принят на срочный договор – это не требуется, хотя допустимо.
• Указание на причину приёма (декретный отпуск основного работника) – такая информация относится к кадровому учету, а не к трудовой книжке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли не вносить запись в трудовую книжку временного работника?

Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, запись о приёме на работу обязательна для всех работников, независимо от срока действия договора.

Нужно ли ставить печать организации рядом с записью?

Печать ставится только если организация использует её для заверения трудовых книжек. Если печать не применяется, достаточно подписи ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров).

Как оформить запись, если работник принят на совмещение?

В трудовой книжке делается две записи: одна – о основном месте работы, вторая – о совмещении. В случае замещения декретницы совмещение не применяется, так как работник принимается на основное место работы на период отсутствия другого сотрудника.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для такого замещения?

Да. С 2021 года ведение электронных трудовых книжек допускается. Запись вносится в электронный формат через личный кабинет работника на портале «Работа в России» или через СЗВ-ТД в ПФР.

Оформление приёма временного работника вместо сотрудника в декретном отпуске требует соблюдения чёткой процедуры: подготовка заявления, заключение срочного трудового договора, издание приказа и внесения записи в трудовую книжку. Запись должна содержать дату приёма, полное наименование организации, структурное подразделение, должность и, при желании, указание срока действия договора. Следуя приведённым выше рекомендациям и используя образец записи, кадровые специалисты смогут избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством.

Следите за обновлениями нормативных актов и консультируйтесь с юристами или специалистами по трудовому праву при возникновении сомнений.