В 2026 году процесс оформления приёма на работу регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации и рядом новых нормативных актов‚ принятых в последние годы. Одним из ключевых вопросов‚ с которым сталкиваются работодатели‚ остаётся оформление бумажной трудовой книжки (ТК) – традиционного документа‚ фиксирующего трудовую историю работника.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт‚ определяющий порядок ведения трудовой книжки‚ её заполнения и хранения.
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует обработку данных‚ содержащихся в ТК.
• Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об использовании электронных и бумажных форм трудовых книжек» – допускает одновременное применение электронного и бумажного вариантов‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы.
• Новые классификаторы (должностные‚ квалификационные‚ отраслевые) – обязательны к использованию при заполнении ТК с 2024 года.

Когда используется бумажная трудовая книжка?

Бумажная ТК применяется в следующих случаях:

1. Работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.
2. Работодатель не внедрил в своей организации систему электронных трудовых книжек.
3. Требования отраслевых нормативов (например‚ в некоторых государственных учреждениях).
4. Необходимость предоставления оригинального документа в органы контроля (Трудовая инспекция‚ Пенсионный фонд).

Пошаговый алгоритм приёма на работу с бумажной ТК

Шаг 1. Сбор предварительных документов от кандидата

Перед подписанием трудового договора работодатель обязан запросить у соискателя следующие бумаги:

• Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и регистрацией).
• СНИЛС.
• ИНН (при наличии).
• Военный билет (для мужчин призывного возраста) или справку о прохождении альтернативной службы.
• Трудовая книжка (если есть) – проверка заполнения и отсутствие пробелов в трудовой истории.
• Документы об образовании (диплом‚ сертификаты).
• Справка о состоянии здоровья (для работ‚ требующих медосмотра).

Шаг 2. Оформление заявления работника

Работник подаёт заявление о приёме на работу в свободной форме‚ в котором указывает:

• ФИО‚ должность‚ подразделение.
• Дата начала работы.
• Условие о сохранении бумажной ТК (отсутствие заявления об отказе).

Шаг 3. Составление и подписание трудового договора

Трудовой договор должен включать обязательный пункт о ведении трудовой книжки в бумажной форме:

«Работник обязуется вести трудовую книжку в бумажном виде‚ а работодатель – оформлять в ней записи в соответствии с Трудовым кодексом РФ.»

Шаг 4. Запись в трудовую книжку

Запись производится в течение трёх рабочих дней со дня начала работы. Оформление включает:

1. Заполнение раздела «Запись о приёме на работу» (дата‚ должность‚ тарифная ставка‚ условия оплаты‚ испытательный срок‚ если он предусмотрен).
2. Указание классификатора должностей (по ОКДП‚ ОКПДТР и т.д.).
3. Подпись работодателя (директора или уполномоченного лица) и печать организации;
4. Подпись работника в графе «Сотрудник ознакомлен с записью».

Шаг 5. Регистрация в государственных системах

Помимо бумажной записи‚ необходимо ввести сведения о сотруднике в:

• Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) – если работодатель – ИП.
• Систему «Электронный личный кабинет работодателя» (ЭЛК) Фонда социального страхования.
• Систему «Госуслуги» – для формирования страховых полисов.

Шаг 6. Информирование сотрудника

Работодатель обязан предоставить сотруднику:

• Копию подписанного трудового договора.
• Квитанцию о регистрации в ФСС.
• Инструкцию по хранению и использованию трудовой книжки;

Особенности приёмных процедур в 2026 году

Одновременное ведение электронных и бумажных ТК

Согласно постановлению от  г.‚ если работник не выразил отказ от бумажного варианта‚ работодатель может вести обе формы. При этом:

• Электронная запись считается дублирующей и должна полностью соответствовать бумажной.
• При проверке инспектором обе формы предъявляются одновременно.
• В случае расхождений приоритет имеет бумажный документ.

Новые классификаторы

С 2024 года в ТК обязательным является указание:

• Кодов ОКДП (Общероссийский классификатор должностей и профессий).
• Кодов ОКПДТР (Общероссийский классификатор продукции‚ работ‚ услуг).
• Кодов ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности) для указания отраслевой принадлежности.

Сроки и штрафы

Несоблюдение сроков заполнения ТК влечёт за собой административную ответственность:

Практические рекомендации работодателю

• Создайте чек‑лист для HR‑специалистов‚ включающий все пункты‚ перечисленные в разделе «Пошаговый алгоритм».
• Обучите ответственных за кадровый учёт сотрудников работе с новыми классификаторами.
• Храните оригиналы трудовых книжек в отдельном‚ защищённом от влаги и доступа посторонних‚ помещении.
• Регулярно проверяйте соответствие электронных записей бумажным (не реже одного раза в квартал).
• Ведите журнал учёта заявлений об отказе от бумажной формы – это упростит аудит.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Может ли работник отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да. Работник имеет право подать письменное заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку.

Вопрос 2: Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружены пробелы в трудовой истории?

Необходимо запросить у работника недостающие документы (выписки из предыдущих ТК‚ справки о стаже) и оформить недостающие записи в течение 5 рабочих дней после их получения.

Вопрос 3: Можно ли использовать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Для целей оформления приёма на работу требуется оригинал. Копию можно использовать лишь в качестве справочного материала‚ но оригинал должен быть передан работодателю для заполнения.

Вопрос 4: Как оформить запись о переводе внутри организации?

Запись о переводе делается в отдельном листе ТК‚ где указываются:

• Дата перевода.
• Новая должность и подразделение.
• Изменения в тарифной ставке (если есть).
• Подпись руководителя нового подразделения и печать.

Оформление приёма на работу сотрудника с бумажной трудовой книжкой в 2026 году – процесс‚ требующий внимательного соблюдения нормативных требований Трудового кодекса‚ новых классификаторов и постановлений о совместном использовании электронных и бумажных форм. При правильном подходе‚ используя представленный чек‑лист и рекомендации‚ работодатели могут избежать штрафов‚ обеспечить прозрачность трудовых отношений и сохранить достоверную историю занятости своих сотрудников.

Помните: своевременное и корректное заполнение трудовой книжки – это не только юридическая обязанность‚ но и важный элемент корпоративной культуры‚ способствующий доверию между работником и работодателем.