Приём сотрудника на работу оформляется в трудовой книжке․ Для сторожей (вахтеров) эта процедура имеет свои особенности, которые регулируются Трудовым кодексом РФ, Классификатором должностей, утверждённым Постановлением Пленума Верховного Суда РФ, а также инструкциями по заполнению трудовой документации․
Что именно записывается в графе 3 «Сведения о работе»
В соответствии с п․ 3․1 Инструкции по заполнению трудовой книжки, в графе 3 вносится сведения о принятии или назначении сотрудника в структурное подразделение организации с указанием:
- наименования должности (или профессии, специальности);
- квалификации (по разряду, категории);
- подразделения, в котором сотрудник будет работать․
Для сторожей (вахтеров) в графе 3 обычно указывается:
Сторож (вахтер)
Если в штатном расписании используется более конкретное наименование (например, Сторож‑вахтёр), то в книжке следует записать именно его, но только после официального изменения штатного расписания;
Пример записи
Графа 3: Сторож (вахтер)
Графа 4: Приказ № 123 от «О приёме И․ Иванова на должность сторож‑вахтёра»
Как правильно оформить запись при изменении должности
Если через определённый период (например, через 3 месяца) работодатель издаёт приказ о переименовании должности с сторож в сторож‑вахтёр, то в трудовую книжку необходимо внести уточнение:
- В графе 3 оставить прежнее наименование (сторож), но добавить пометку «переименовано в сторож‑вахтёр»;
- В графе 4 указать новый приказ с датой и номером, где указано, что должность считается сторож‑вахтёром;
- При необходимости в графе 5 (примечания) сделать отметку о переходе на новую должность;
Важно не менять номер записи в книжке, а лишь добавить уточняющую информацию․
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильное употребление слов «принят» или «назначен» – назначение на должность может происходить только в случаях, прямо предусмотренных уставом или нормативными актами․ Поэтому в книжке следует использовать форму «принят на работу в качестве …»․
- Запись несоответствующего наименования – если в штатном расписании указана должность «Сторож‑вахтёр», а в книжке записано просто «Сторож», это может привести к расхождению данных при проверке․
- Отсутствие сведений о документе, на основании которого произведён приём – в графе 4 обязательно указываются номер и дата приказа, распоряжения или договора․
Примеры оформления разных ситуаций
Приём на должность сторожа (вахтера) впервые
В графе 3:
Сторож (вахтер)
В графе 4:
Приказ № 45 от «О приёме П․ Петрова на должность сторож‑вахтёра»Перевод из другой организации
В графе 3:
Сторож (вахтер)В графе 4:
Приказ № 78 от «О переводе И․ Сидорова из ООО «А» в нашу организацию на должность сторож‑вахтёра»Выполнение обязанностей временно (например, вместо секретаря)
По правилам, в книжке нельзя писать «исполняет обязанности секретаря»․ Нужно указать только официальную должность, то есть:
Сторож (вахтер)Если же по решению работодателя сотрудник временно исполняет обязанности другой должности, это оформляется отдельным документом, а в книжке остаётся только основная должность․
Как оформить договор и приложения
Трудовой договор со сторожем (вахтером) заключаеться в момент приема․ В тексте договора обычно указывается:
Работник принимается на работу в ________________________, в отдел __________________ на должность сторож (вахтер)․После подписания договора в трудовую книжку в графу 4 вносятся сведения о договоре, на основании которого произведён приём:
Трудовой договор от № 12 «О приёме на работу сторож‑вахтёра»Почему правильное заполнение важно
Записи в трудовой книжке формируют основу расчёта пенсионных прав сотрудника․ Ошибки могут привести к:
- Уменьшению размера пенсии;
- Отсрочке начисления пенсии;
- Требованию повторного внесения исправлений, что усложняет процесс оформления документов․
Поэтому каждый ввод данных должен быть проверен на соответствие:
- Тексту трудового договора;
- Штатному расписанию организации;
- Нормативным актам, регулирующим трудовое право․
Краткая инструкция для работодателя
- Подготовьте приказ о приёме на должность, где указано наименование должности, дату и номер приказа․
- Внесите в трудовую книжку запись в графу 3: Сторож (вахтер) (или уточнённое наименование, если оно официально изменено)․
- В графу 4 занесите сведения о документе: номер, дату, тип (приказ, договор)․
- При изменении должности – добавьте уточнение в графе 4 и/или графу 5, не меняя номер записи․
- Проверьте соответствие записи трудовому договору и штатному расписанию․
Правильное оформление записи в трудовой книжке о приеме на должность сторож (вахтёр) – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника․ Соблюдая требования Инструкции по заполнению трудовой книжки, указывая точные наименования должностей, номера и даты документов, а также избегая типичных ошибок, вы обеспечите корректность пенсионных расчётов и минимизируете риск последующих споров․