Запись о награждении сотрудника – это важный элемент трудовой книжки, подтверждающий профессиональные достижения и поощрения работника․ Правильное оформление такого раздела не только соблюдает требования законодательства, но и облегчает дальнейшую проверку трудового стажа при приёме на новую работу, назначении пенсии или получении различных социальных выплат․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о поощрениях․
• Постановление Минтруда России № 69 от «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» – содержит конкретные правила заполнения раздела «Сведения о награждении»․
• ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – учитывает награды при расчёте страхового стажа․

Какие поощрения подлежат внесению?

В трудовую книжку вносятся только те награды, которые:

1. Выданы employerом (организацией, где трудится сотрудник) или государственным органом;
2. Имеют официальный документ (приказ, распоряжение, благодарственное письмо, грамота, medal и т․п․);
3. Связаны с трудовыми достижениями (выполнение плана, стаж, изобретение, рационализаторское предложение и др․)․

Поощрения такого характера, как благодарность за участие в корпоративном мероприятии без официального документа, в трудовую книжку не вносятся․

Структура раздела «Сведения о награждении»

В бумажной трудовой книжке раздел представлен таблицей с четырьмя колонками:

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Определите порядковый номер․ Посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о награждении» и прибавьте 1․
2. Укажите дату внесения․ Обычно это день, когда вы делаете запись в книжку (можно совместить с датой приказа о награждении)․
3. Заполните графу 3․ Пишем полное наименование организации, а после запятой – сокращённое (если оно есть)․ Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)․
4. Заполните графу 4․ Здесь указываем:
   • Вид поощрения (почётная грамота, благодарственное письмо, medal, ценный подарок и т․д․);
   • Наименование награды (например, «Почётная грамота за высокие показатели в выполнении годового плана»);
   • Реквизиты документа, на основании которого награждение объявлено: номер приказа, дата его выдачи․

   Пример: Почётная грамота за высокие показатели в выполнении годового плана за 2025 г․ (Приказ № 45 от )․

5. Подпись и печать․ Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации․

Образец заполнения

Ниже представлен готовый пример записи о награждении почётной грамотой․ Вы можете скопировать его в свою трудовую книжку, заменив данные на свои․

57
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Почётная грамота за высокие показатели в выполнении годового плана за 2025 г․ (Приказ № 45 от )

Если награждение оформлено благодарственным письмом, запись будет выглядеть так:

58
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Благодарственное письмо за активное участие в проекте «Внедрение новой CRM‑системы» (Благодарственное письмо № 12 от )

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовой книжки в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей․ В ЭТК раздел «Сведения о награждении» заполняется через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта работодателя․ Основные правила те же:

• Номер записи формируется автоматически системой;
• Необходимо загрузить скан или фото документа‑основания (приказ, благодарственное письмо);
• После загрузки система генерирует запись, которую работник может проверить и подтвердить․

При этом печать и подпись ставятся в электронном виде (ЭЦП уполномоченного лица)․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера приказа․ Без ссылки на документ запись считается недействительной․
• Неполное наименование организации․ Всегда указывайте полное название; сокращённое – только в скобках после полного․
• Смешивание наград и дисциплинарных взысканий․ В разделе «Сведения о награждении» фиксируются только поощрения․
• Отступление строки между записями․ Между записями должна быть одна пустая строка – это облегчает чтение и предотвращает наложение данных․
• Неправильная дата․ Дата внесения не может быть раньше даты документа‑основания․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о награждении, если трудовая книжка ведётся в электронном виде?

Да, порядок тот же, только оформление происходит через ЭТК․

Нужно ли вносить запись о награждении, если сотрудник уволен?

Если награждение произошло до дня увольнения, запись вносится в последний день работы (или при выдаче справки о трудовой деятельности)․ После увольнения в трудовую книжку запись не вносится․

Какие документы могут служить основанием для записи?

Приказ о награждении, благодарственное письмо, diploma, medal, certificate и любой другой официальный акт, подтверждающий поощрение․

Можно ли использовать abbreviations в графе 3?

Да, но только после полного наименования организации в скобках․

Правильное внесение записи о награждении в трудовую книжку – это не просто формальность, а гарантия того, что профессиональные достижения сотрудника будут документально зафиксированы и учтены при расчёте трудового стажа, назначении пенсии и при дальнейшем трудоустройстве․ Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы, вы сможете оформить раздел «Сведения о награждении» быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством․

Статья актуальна на май 2026 года․ При изменениях в нормативных актах рекомендуется сверяться с последними версиями Трудового кодекса РФ и постановлений Минтруда России․