Прием на работу нового сотрудника — ответственный процесс для любого работодателя, будь то индивидуальный предприниматель (ИП) или общество с ограниченной ответственностью (ООО)․ В 2026 году кадровое делопроизводство претерпело ряд изменений, и важно знать не только куда обращаться при оформлении, но и в каком порядке это делать, чтобы избежать штрафов от контролирующих органов․

Куда обращаться работодателю при оформлении сотрудника?

Вопрос о том, «куда обращаться», может трактоваться двояко: внутри компании (кто занимается кадровым учетом) и вовне (в какие государственные органы необходимо подавать сведения)․ Разберем оба направления․

Внутреннее обращение: кто оформляет сотрудника?

В зависимости от размера компании маршруты движения документов отличаются:

• Отдел кадров (кадровая служба), в компаниях со штатом более 15-20 человек обычно есть выделенный специалист․ Руководитель визирует заявление о приеме, указывает оклад, подписывает и датирует его, после чего пакет документов передается в отдел кадров․
• Бухгалтерия, в малом бизнесе (особенно у ИП) функции кадровика часто выполняет бухгалтер․ Он же занимается расчетом зарплаты и налогов․
• Сам руководитель / ИП, если штат минимален, все документы оформляет лично директор․
• Аутсорсинг (Главбух Ассистент и др․), если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу или отчитаться перед госорганами, целесообразно обратиться к специалистам аутсорсинга бухгалтерии и кадров․
• Цифровые платформы — оформление можно полностью перевести в цифровой формат․ Например, в VK HR Tek все этапы объединены в один процесс: от загрузки документов до подписания трудового договора․ Также сервисы вроде Эльбы помогают подготовить документы и отчеты за сотрудников в два клика, а Битрикс24 позволяет вести наем и общаться с сотрудниками в единой среде․

Внешнее обращение: в какие госорганы нужно отчитаться?

При трудоустройстве сотрудника работодатель обязан взаимодействовать со следующими ведомствами:

1. Социальный фонд России (СФР), при приеме на работу необходимо подать уведомление о трудовой деятельности по форме ЕФС-1․ Сделать это нужно в срок до следующего рабочего дня после издания приказа о приеме․
2. Федеральная налоговая служба (ФНС) — напрямую уведомлять налоговую о приеме сотрудника не нужно, однако вы обязаны своевременно уплачивать НДФЛ и сдавать регулярную отчетность (6-НДФЛ, РСВ)․
3. Военкомат — если принимаемый сотрудник является военнообязанным, работодатель обязан направить сведения о его приеме на работу в военный комиссариат․

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника в 2026 году

Чтобы всё было законно, необходимо придерживаться строгого алгоритма․ Не все трудовые отношения оформляются по стандартной схеме (у некоторых категорий свои правила), но базовый порядок выглядит так:

Шаг 1․ Получение документов от работника

Статья 65 ТК РФ регламентирует перечень обязательных документов:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета);
• Трудовая книжка (если сотрудник не перешел на электронную форму) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)․
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании / квалификации (если работа требует специальных знаний);
• Справка об отсутствии судимости (в случаях, предусмотренных законом)․

Важное нововведение 2026 года: С 1 сентября согласие на обработку персональных данных должно оформляться отдельным документом в соответствии с 156-ФЗ․ Ранее выданные согласия сохраняют силу, но на новых сотрудников бланк нужно составлять по новым правилам․

Это ключевой этап․ Трудовой договор составляется в двух экземплярах: один остается у работодателя, другой передается работнику․ Сотрудник должен подтвердить получение документа своей подписью на варианте работодателя․

Шаг 3․ Издание приказа о приеме на работу

На основании подписанного трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу по форме Т-1 (или иной утвержденной в компании форме)․ С приказом работника необходимо ознакомить под подпись в течение трех дней с фактического начала работы․

Шаг 4․ Ознакомление с локальными нормативными актами

До начала работы сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, инструкцией по охране труда и другими внутренними документами, напрямую связанными с его работой․

Шаг 5․ Формирование личной карточки и запись в трудовую книжку

На сотрудника заводится личная карточку (форма Т-2 или электронный аналог)․ Если работник предоставил бумажную трудовую книжку, в нее вносится запись о приеме на работу;

Справка СТД-Р: Наличие бумажной трудовой книжки не отнимает у работника права запросить у работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․ Формат и способ выдачи (на бумаге или в электронном виде) выбирает сам сотрудник․ Однако работодатель не обязан выдавать этот документ по первому требованию без веских оснований (например, при увольнении выдать СТД-Р обязаны)․

Шаг 6․ Отчетность перед государством

Как упоминалось выше, не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа необходимо направить уведомление ЕФС-1 в СФР․ Также необходимо уведомить военкомат (срок — 2 недели)․

Особенности для разных категорий

Отдельно стоит помнить про специфику:

• Иностранцы — для приема на работу иностранных граждан потребуется дополнительный пакет документов (патент, разрешение на работу, полис ДМС и т․д․)․
• Совместители — для них трудовая книжка остается по основному месту работы, а при приеме требуется только паспорт и документ об образовании (при необходимости)․

Оформление работника в 2026 году требует внимательности к деталям: соблюдения новых правил обработки персональных данных, своевременной подачи отчетов ЕФС-1 и правильного выбора формата кадрового учета․ Если вы оформляете первого сотрудника или боитесь ошибиться, обращение к профильным специалистам (аутсорсингу) или использование современных цифровых HR-платформ поможет минимизировать риски и сэкономить время․