Вопрос оформления сотрудников без бумажной трудовой книжки (ТК) в последние годы стал одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Переход на цифровые форматы учета стажа существенно изменил подход к приему на работу. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях сотрудник может не предоставлять бумажную книжку, кто считается «оформленным без ТК» и какие риски это несет для работодателя.

Эволюция трудовых книжек: от бумаги к цифре

До 31 декабря 2020 года все работники должны были определится с форматом ведения своего трудового стажа. Было предложено два варианта: традиционный бумажный документ или электронная трудовая книжка (ЭТК).

• Бумажный вариант: Продолжают вести для тех, кто подал соответствующее заявление, а также для «молчунов» (тех, кто не сделал выбор до конца 2020 года).
• Электронный вариант: Для тех, кто официально отказался от бумажного носителя. В этом случае бумажная книжка выдается работнику на руки под подпись.

Кого можно и нужно оформлять без бумажной трудовой книжки?

Важно понимать: работа по трудовому договору полностью без учета стажа (и в бумажном, и в электронном виде) незаконна. Однако есть категории сотрудников, которые при приеме на работу не предоставляют бумажный документ:

Сотрудники с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Это самая массовая категория. Если работник перешел на электронный формат, он не приносит трудовую книжку, а предоставляет выписку из ЭТК (форма СТД-Р или СТД-СФР). В этом случае оформление проходит в штатном режиме, но без физического документа.

Лица, устраивающиеся на работу впервые

Если человек никогда ранее не работал и у него нет ни трудовой книжки, ни СНИЛС, работодатель обязан оформить эти документы. В 2026 году для новых сотрудников процесс создания ЭТК происходит автоматически при подаче сведений в Социальный фонд России (СФР).

Дистанционные сотрудники

Особый порядок предусмотрен для тех, с кем трудовой договор заключается путем обмена электронными документами. В таких случаях физический обмен бумажными книжками не требуется, так как весь документооборот ведется в цифровом виде.

Сотрудники, которые «забыли» или отказываются предоставить ТК

Бывают ситуации, когда опытный работник не предоставляет ни бумажную книжку, ни выписку СТД-Р. Оформить такого сотрудника можно, однако возникает важный нюанс: его предыдущий трудовой стаж не будет учтен в организации, так как нет документального подтверждения.

Сравнительная таблица: Бумажная ТК vs Электронная ТК

Частые вопросы и риски

Что делать, если работник просит «не делать запись» в трудовой?

Закон не предусматривает возможности «скрытого» трудоустройства по трудовому договору. Любая работа по ТК РФ должна быть зафиксирована. Если сотрудник категорически отказывается от оформления, это переводит отношения в плоскость «серой» схемы, что влечет за собой штрафы для работодателя и отсутствие социальных гарантий для работника.

Как оформить дубликат, если книжка утеряна?

Если работник потерял бумажную книжку, работодатель может помочь в оформлении дубликата на основании имеющихся в личном деле копий или данных из системы учета. Однако в 2026 году всё больше компаний рекомендуют сотрудникам просто перейти на ЭТК.

В 2026 году понятие «оформление без трудовой книжки» фактически означает переход на цифровой учет. Работодателю важно помнить: отсутствие бумажного документа не означает отсутствие учета. Каждый сотрудник должен быть зафиксирован в системе СФР, будь то через традиционную запись в книге или через электронный реестр.

Краткий чек-лист при приеме:

1. Проверить наличие бумажной ТК.
2. Если ТК нет — запросить выписку СТД-Р/СФР.
3. Если это первое место работы — оформить ЭТК и СНИЛС.
4. Если работник со стажем не предоставляет ничего — оформить прием, но зафиксировать отсутствие данных о предыдущем стаже.