В современной практике кадрового сопровождения часто возникает вопрос: как правильно оформить трудовые отношения, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки? Ответ кроется в особенностях Трудового кодекса РФ, а также в новых требованиях к оформлению трудовых отношений с 2021 года.
Что изменилось в 2021 году
С 1 января 2021 года в России введена система электронных трудовых книжек. Это значит, что:
- Все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде.
- Бумажные формы трудовой книжки больше не требуются для новых сотрудников.
- Оформление происходит через специальные программы, которые передают данные в Федеральную службу по труду и занятости.
Как выглядит электронная трудовая книжка
Электронная запись содержит те же сведения, что и бумажный документ:
- ФИО сотрудника.
- Дата и место рождения.
- Сведения о гражданстве.
- Место и период работы.
- Сведения о заключении и прекращении трудовых отношений.
Ответственность работодателя за отсутствие оформления
Согласно Статье 67 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовые отношения в письменной форме. Если он этого не делает, возможны следующие последствия:
- Штраф в размере от 10 000 до 50 000 рублей.
- Прекращение действия трудового договора по инициативе работодателя.
- Требование сотрудника возместить убытки, если они возникли из‑за отсутствия оформления.
Кроме того, в случае приёма на работу гражданина, у которого нет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить электронную запись в течение 30 дней с даты начала работы.
Как правильно оформить электронную запись
Для оформления электронной записи необходимо выполнить несколько шагов:
- Зарегистрироваться в системе Электронный кадровый портал (или использовать лицензированную программу).
- Внести сведения о новом сотруднике.
- Получить подтверждение о внесении данных (электронный документ).
- Сохранить подтверждение в личном кабинете и предоставить копию сотруднику.
Специальные случаи: приём без трудовой книжки
В некоторых ситуациях сотрудник может начать работать, не предоставив трудовую книжку. Это происходит, например, при:
- Приёме иностранного гражданина, у которого нет бумажной книжки.
- Переводе сотрудника из другой организации, где он уже оформлен электронно.
- Сотруднике, который никогда не оформлял трудовые отношения (например, молодые специалисты).
В таких случаях работодатель обязан оформить документ, подтверждающий факт начала работы (договор, приказ о приёме, электронную запись). Доверенность на право ввода данных в трудовые книжки также может быть использована, но только при наличии соответствующего доверенного представителя.
Как оформить трудовые отношения по ГПД вместо ТК
Некоторые работодатели ошибочно полагают, что можно обойти требования ТК, оформляя отношения как гражданско‑правовые договоры (ГПД). Это приводит к следующим проблемам:
- Отсутствие обязательных вычетов в ПФР, ФСС и ФНС.
- Риск признания отношений трудовыми, если фактически они подпадают под признаки труда.
- Потенциальные штрафы за нарушение трудового законодательства.
Поэтому рекомендуется:
- Оформлять трудовые отношения в рамках ТК, используя электронные записи.
- При необходимости использовать ГПД только для действительно независимых проектов, где нет подчинения и постоянного режима работы.
Практический чек‑лист для работодателя
- Убедиться, что у нового сотрудника есть электронная запись в системе кадрового портала.
- Проверить, что все сведения внесены корректно и подписаны.
- Сохранить подтверждение о внесении данных и передать его сотруднику.
- Обеспечить своевременное оформление всех выплат и страховых взносов.
- Контролировать сроки оформления при приёме иностранных специалистов.
Оформление трудовых отношений без бумажной трудовой книжки возможно, но только через электронные записи, которые регламентируются современными требованиями Трудового кодекса и Федерального закона № 439‑ФЗ. Работодатель обязан своевременно внести сведения в электронный кадровый портал, иначе рискует столкнуться с административными штрафами и юридическими последствиями. Поэтому важно соблюдать все нормы и использовать проверенные программы для ведения кадровой документации.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту‑юристу или в кадровую консалтинговую компанию.