Вопрос оформления трудовой книжки в последние годы стал одним из самых обсуждаемых среди работников и работодателей. С переходом России на цифровые форматы учета стажа правила существенно изменились. В этой статье мы разберем, актуальны ли бумажные книжки, как работают электронные варианты и что делать, если документа нет.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Она является документом строгой отчетности и выполняет несколько критически важных функций:

• Подтверждение опыта работы: При приеме на новую должность работодатель может оценить квалификацию сотрудника.
• Расчет пенсии: Социальный фонд России (СФР) использует данные о стаже для назначения и расчета пенсионных выплат.
• Социальные выплаты: Стаж может влиять на размер определенных пособий и социальных гарантий.

Бумажная или электронная: в чем разница?

Бумажная трудовая книжка (БТК)

Это традиционный документ, который хранится у работодателя, а при увольнении выдается на руки работнику. Все записи вносятся вручную или печатаются, заверяются печатью организации и подписью ответственного лица.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК — это не отдельный файл или пластиковая карта, а цифровая запись в базе данных Социального фонда России. Работодатель передает сведения о приеме, переводе или увольнении сотрудника в электронном виде. Получить выписку из ЭТК можно через портал Госуслуги или в МФЦ.

Нужно ли оформлять трудовую книжку сейчас?

Короткий ответ: Да, учет трудовой деятельности обязателен, но форма этого учета зависит от ситуации.

С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронный формат. Вот основные правила:

1. Для тех, кто устраивается на работу впервые: С 2021 года специалистам по кадрам предписано вести учет только в электронном виде. Бумажная книжка таким сотрудникам больше не оформляется.
2. Для тех, у кого уже есть бумажная книжка: Вы можете продолжать вести ее в бумажном виде или подать заявление работодателю о переходе на электронный формат.
3. Переходный период: Важно помнить, что процесс цифровизации стажа продолжается, и к 2026 году большинство процессов учета трудовой деятельности будут полностью переведены в цифровой формат.

Что делать, если трудовой книжки нет?

Ситуации бывают разными: документ утерян, испорчен или работник (например, иностранный гражданин) никогда его не имел.

Если книжка утеряна или испорчена

В этом случае необходимо восстановить сведения о стаже. Это можно сделать двумя способами:

• Обратиться к предыдущим работодателям за дубликатами или справками.
• Заказать выписку из системы СФР (если данные уже были переданы в электронном виде).

Если работник устраивается впервые (или нет документа)

Если у гражданина нет бумажной книжки, работодатель просто начинает вести его учет в электронном виде (ЭТК). Это законно и не лишает работника его прав на стаж и пенсию.

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК дает несколько значимых преимуществ:

• Безопасность: Документ невозможно потерять, украсть или испортить.
• Прозрачность: Работник может в любой момент проверить через Госуслуги, передает ли работодатель сведения в СФР и правильно ли указан стаж.
• Удобство: Не нужно физически передавать книжку из рук в руки при смене работы.

Оформлять трудовую книжку в ее классическом бумажном понимании теперь нужно далеко не всем. Однако фиксировать трудовой стаж необходимо в любом случае. Если вы начинаете карьеру, ваш стаж будет вестись в электронном виде автоматически. Если же у вас есть старая бумажная книжка, вы сами решаете, оставить ее или перейти на современный цифровой формат.