Важность правильного оформления. Запись о приёме на работу – первая и одна из самых значимых записей в трудовой книжке (ТК). От её корректности зависят дальнейшие расчёты пенсионных баллов, стаж, а также возможность получения социальных льгот. С 2021 года большинство новых сотрудников получают электронную трудовую книжку (ЭТК), однако в России всё ещё существует бумажный вариант, который обязателен к заполнению в ряде случаев (например, при переводе из одной организации в другую).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (часть 3 статьи 66) – обязательность ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 428н – порядок перехода на электронную трудовую книжку.
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» – влияние записей в ТК на пенсионный стаж.

Какие документы должен предоставить работник

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС.
3. Трудовой договор (или контракт) – оригинал и копия.
4. Приказ о приёме на работу (если он оформлен отдельно от договора).
5. Документы, подтверждающие образование (диплом, сертификат) – при необходимости.
6. Свидетельство о браке (только если требуется для расчёта надбавок).

Пошаговая инструкция по оформлению записи в бумажной трудовой книжке

Шаг 1. Подготовка приказа и договора

Работодатель издаёт приказ о приёме на работу, в котором указываются:

• Дата приказа.
• Номер приказа.
• ФИО работника.
• Должность, на которую принимается работник.
• Дата начала работы.
• Условия испытательного срока (если предусмотрен).

Шаг 2. Заполнение титульной страницы ТК (если это первая ТК сотрудника)

Титульную страницу заполняет ответственный специалист работодателя, используя данные из паспорта и СНИЛС. На титульной странице указываются:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Серия и номер паспорта.
• СНИЛС.
• Дата выдачи ТК.

Шаг 3. Внесение записи о приёме на работу

Запись вносится в первую свободную строку раздела «Записи о приёме, переводе и увольнении». Пример записи (по образцу Минтруда):

Дата Номер приказа Наименование организации Должность Основание
 Приказ № 12/2026 ООО «ТехноСервис» Инженер‑технолог Трудовой договор от № 45

Если приказа нет, указывается только номер и дата трудового договора:

 Трудовой договор № 45 от ООО «ТехноСервис» Инженер‑технолог Приём на работу

Шаг 4. Подпись и печать

Работник ставит подпись в графе «Подпись работника», а работодатель – подпись и печать в графе «Подпись работодателя». При необходимости ставится отметка о проверке записи (например, «Проверил: Иванов И.И.»).

Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Кто отвечает за заполнение

Ответственным за заполнение ЭТК является специалист отдела кадров или уполномоченный сотрудник организации, имеющий доступ к системе «Госуслуги»/«Электронный документооборот ТК».

Порядок внесения данных

1. Авторизоваться в системе с помощью СЭП (система электронных прав).
2. Загрузить скан-копии паспорта, СНИЛС и трудового договора.
3. Ввести сведения о приёме:
   • Дата начала работы.
   • Номер и дата трудового договора (или приказа).
   • Должность.
   • Основание (трудовой договор, приказ).
4. Отправить запись на подпись руководителю (обычно через электронную подпись).
5. После подтверждения система автоматически формирует запись в ЭТК.

Пример записи в ЭТК

В электронном виде запись выглядит так:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если работник уже имеет электронную ТК?

Да. Приём на работу фиксируется в ЭТК независимо от наличия бумажной ТК. Запись вносится в тот же раздел «Записи о приёме, переводе и увольнении».

Что делать, если в ТК допущена ошибка?

Ошибка исправляется только через зачеркивание (не стирая) и подписью ответственного лица с указанием причины исправления. В электронном варианте запись корректируется через систему, при этом сохраняется история изменений.

Можно ли сразу оформить ЭТК без бумажной ТК?

Да. С 2021 года новые сотрудники могут получать только электронную трудовую книжку, если их работодатель подключён к системе ЭТК и работник согласен на её использование.

Чек‑лист для работодателя

• ☑ Проверить наличие у работника всех необходимых документов (паспорт, СНИЛС, диплом).
• ☑ Сформировать и подписать трудовой договор.
• ☑ При необходимости оформить приказ о приёме на работу.
• ☑ Внести запись в бумажную ТК (или в ЭТК) согласно образцу.
• ☑ Получить подпись работника в ТК.
• ☑ Поставить печать организации и подпись ответственного специалиста.
• ☑ Сохранить копию всех документов в личном деле сотрудника.

Пример полного оформления (бумажный вариант)

Титульная страница (пример):

Трудовая книжка
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Серия и номер паспорта: 45 12 123456
СНИЛС: 123-456-789 00
Дата выдачи: 

Запись о приёме (строка № 1):

 Приказ № 12/2026 от ООО «ТехноСервис» Инженер‑технолог Трудовой договор № 45 от 

Подписи:

• Работник: _______________________ (Иванов И.И.)
• Работодатель: _______________________ (Петров П.П.) + печать

Оформление записи о приёме на работу – обязательный и ответственный процесс. Соблюдение нормативных требований, правильный выбор формы (бумажная ТК или ЭТК) и точность внесения данных гарантируют корректный учёт трудового стажа, своевременное начисление пенсионных баллов и отсутствие проблем при последующих кадровых операциях.

Помните: правильная запись в трудовой книжке – залог надёжного трудового стажа. При возникновении сомнений всегда обращайтесь к нормативным документам или к специалисту отдела кадров.