Прием на работу бывшего военнослужащего имеет ряд нюансов, связанных с оформлением трудовой книжки и отражением в ней периода службы. У кадровиков часто возникают вопросы: нужно ли вносить запись об армии? Как оформить документ, если трудовая книжка заводится впервые? Как быть с электронной трудовой книжкой (ЭТК)? В этой статье мы подробно разберем все важные аспекты оформления трудовой книжки бывшему военному по состоянию на 2026 год.

Общие правила: нужно ли вносить запись о военной службе?

Согласно действующему законодательству, в частности п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225), запись о времени военной службы подлежит обязательному внесению в трудовую книжку. Это касается не только службы в Вооруженных Силах, но и работы в органах внутренних дел, налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, а также в таможенных органах.

Однако здесь важно понимать контекст:

• Для действующих военнослужащих сведения о прохождении военной службы заносятся в их военный билет, а не в трудовую книжку.
• Для бывших военнослужащих, поступающих на гражданскую работу, работодатель обязан внести запись о периоде службы в трудовую книжку.

Важное уточнение 2026 года: служба по призыву

Обращаем внимание на важный нюанс, актуальный для 2026 года: если на работу устраивается бывший военнослужащий, проходивший службу по призыву, запись о службе в армию в трудовую книжку не вносится. Это правило прямо прописано в готовых решениях КонсультантПлюс по ведению бумажных трудовых книжек. Запись о военной службе вносится только в отношении тех, кто проходил службу по контракту или служил в указанных выше силовых структурах;

Как внести запись о военной службе в бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник служил по контракту или в органах, перечисленных в п. 21 Правил № 225, запись вносится в раздел «Сведения о работе». Период службы указывается перед записью о поступлении на работу к данному работодателю, то есть идет под первым номером.

Пошаговое заполнение граф:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
2. Графа 2: указывается дата внесения записи.
3. Графа 3: вносится сама запись. Например: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с по ». Аналогичным образом вносится запись о службе в Вооруженных Силах бывшего СССР или украинской армии (если сотрудник предоставил подтверждающие документы).
4. Графа 4: указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись. Например: «Военный билет НА 148210».

Если сотрудник до службы успел получить образование, можно внести две записи подряд: первую — об обучении на основании диплома, а вторую — о службе на основании военного билета.

Какую трудовую книжку оформлять, если ее нет?

Частая ситуация: на работу принимается бывший военнослужащий по контракту, который до службы нигде не работал, и трудовой книжки у него никогда не было. В этом случае работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку. При этом в нее в первую очередь вносится запись о периоде военной службы (на основании военного билета), а уже затем — запись о приеме на текущую работу.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и военная служба

С переходом на электронные трудовые книжки возникли вопросы о необходимости дублирования сведений о военной службе в электронном формате. Минтруд РФ разъяснил порядок заполнения ЭТК бывшего военнослужащего:

• Сведения о периодах военной службы передаются в Социальный фонд России (СФР) соответствующими военными ведомствами.
• Работодателю при приеме бывшего военного на гражданскую работу необходимо корректно указать дату начала работы в отчетности ЕФС-1.
• Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка, записи в нее продолжают вноситься по общим правилам.

Подтверждение стажа и юридические нюансы

Наличие правильной записи в трудовой книжке крайне важно для будущего пенсионного обеспечения. Судебная практика показывает, что периоды военной службы (особенно в Вооруженных Силах СССР) иногда не учитываются при оценке пенсионных прав, если они не подтверждены должным образом. Наличие записи в трудовой книжке о прохождении службы служит весомым аргументом для включения этих периодов в стаж, в т.ч. и для их учета в двойном размере, если это предусмотрено законодательством.

Также стоит отметить, что в 2025 году вступили в силу изменения, позволяющие отправлять трудовые книжки и военные билеты за рубеж. Если бывший военнослужащий находится за границей, ему лучше взять эти документы с собой и легализовать через отделение российского МИДа, так как они могут понадобиться для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии.

Краткий чек-лист для кадровика

При приеме на работу бывшего военного в 2026 году обратите внимание на следующие моменты:

• Проверьте, по какому основанию проходилась служба: по призыву — запись не вносится, по контракту (или в силовых структурах) — запись вносится обязательно.
• Запись о службе должна идти перед записью о приеме на работу.
• Основанием для внесения записи служит военный билет (или иной документ воинского учета), реквизиты которого обязательно указываются в 4-й графе.
• Если трудовая книжка оформляется впервые, первой записью будет информация о военной службе.
• Для юношей 16-17 лет, принимаемых на работу, потребуется документ о постановке на воинский учет.

Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в ведении кадрового документооборота и обеспечит бывшему военнослужащему сохранение его полноценного стажа.