Оформление на работу иностранных граждан — стандартная процедура для многих российских компаний. Однако у кадровых специалистов часто возникают вопросы, связанные с ведением трудовых книжек таких сотрудников. Нужно ли заводить новую? Можно ли продолжать вести старую? Как правильно сделать первую запись? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки иностранного работника с учетом актуальных требований законодательства.
Общие правила для иностранных работников
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовые отношения с иностранными гражданами и лицами без гражданства регулируются по тем же правилам, что и с российскими гражданами. Это значит, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж иностранца на территории РФ.
Если иностранный работник трудоустроен в компании более 5 дней, работодатель обязан оформить на него трудовую книжку; Главное правило здесь зависит от того, какой документ предъявил сотрудник при приеме на работу.
Шаг 1: Определяем образец предъявленной трудовой книжки
Именно от образца документа зависит дальнейший алгоритм действий кадровика. Возможны три основных сценария:
Иностранец предъявил трудовую книжку советского или российского образца
Как разъясняет Минтруд России (в частности, в Письме от № 16-3/10/В-5324), если трудовая книжка иностранного гражданина отвечает форме, признаваемой на территории Российской Федерации, работодатель должен продолжить ее ведение.
К признаваемым образцам относятся трудовые книжки:
- Образца 1938 года;
- Образца 1974 года (выдавались в СССР);
- Российского образца 2003 года.
Это особенно актуально для граждан с постсоветского пространства (Украина, Беларусь, Казахстан и др.), у которых часто на руках имеются именно такие документы. Если работник предъявил такую книжку, вы просто вносите в нее запись о приеме на работу в России.
Иностранец предъявил трудовую книжку иностранного образца
Если гражданин предоставляет трудовую книжку, которая не соответствует российским (или советским) стандартам (например, документ выданный в стране дальнего зарубежья), работодатель не вправе принимать и продолжать вести ее.
В этом случае на работника необходимо завести новую трудовую книжку российского образца.
Важный нюанс: никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже данного работника на территории иного государства в трудовую книжку российского образца не вносится. В новую книжку вы впишете только тот стаж, который человек получает у вас в РФ.
У иностранца нет трудовой книжки
Если иностранный работник устраиваеться на работу впервые, работодатель обязан завести на него новую трудовую книжку. При этом отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в приеме на работу.
Шаг 2: Правила внесения записей
Если вы продолжаете вести предъявленную книжку или заводите новую, записи вносятся по стандартным правилам, предусмотренным Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Как внести запись о приеме на работу
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации (или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
- Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием должности, специальности, профессии.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому работник принят на работу.
Особенности записей для иностранцев
Существуют специфические моменты, на которые нужно обратить внимание:
- Исправление некорректных записей: Иногда в национальной трудовой книжке (например, образца 1974 года) могут уже присутствовать записи о работе на территории РФ, сделанные предыдущими российскими работодателями с ошибками. Если они некорректны, даже если выполнены на русском языке с соблюдением всех правил, такие записи могут вызвать сложности при подсчете страхового стажа. Исправлять их должен тот работодатель, который их внес, либо текущий работодатель на основании официального документа от предыдущего работодателя.
- Подпись работника: После внесения всех записей в трудовую книжку (включая запись о приеме) и в личную карточку, иностранный работник должен поставить свою подпись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.
Дополнительные обязанности работодателя при трудоустройстве иностранца
Оформление трудовой книжки — лишь часть процесса. При приеме на работу иностранного гражданина работодатель должен помнить и о других важных обязательствах:
Миграционный учет
Если иностранный гражданин при трудоустройстве имеет регистрацию не в жилом помещении, а зарегистрирован у юридического лица, то работодатель, на основании заключенного трудового договора, обязан поставить этого иностранного сотрудника на миграционный учет (зарегистрировать на свою компанию).
Уведомление МВД
Работодатель обязан заполнить, проверить и отправить уведомления о приеме на работу и увольнении иностранных сотрудников в территориальный орган МВД. На это дается строго ограниченное время (как правило, 3 рабочих дня).
Краткий алгоритм действий для кадровика
Чтобы не запутаться, используйте следующий чек-лист при оформлении иностранца:
- Попросите у работника трудовую книжку (при наличии).
- Определите образец: 1938, 1974 или 2003 года? Если да — принимаем и продолжаем вести.
- Образец другой страны? Заводим новую книжку РФ, иностранный стаж не переносим.
- Нет книжки вообще? Заводим новую.
- Вносим запись о приеме на работу по стандартным правилам ТК РФ.
- Берем подпись работника об ознакомлении с записью.
- Проверяем миграционный учет и отправляем уведомление в МВД.
Ведение трудовой книжки иностранного гражданина не представляет большой сложности, если четко понимать критерии допустимости документа. Главное, верно оценить образец предъявленной книжки. Помните, что стаж, приобретенный на территории иностранного государства, не вписывается в российскую трудовую книжку, а документы советского образца подлежат дальнейшему законному ведению на территории РФ. Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректный расчет страхового стажа вашего иностранного сотрудника.