Оформление трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя. Несоблюдение сроков и правил ведения может привести к административной ответственности. В этой статье мы подробно разберем, когда и как нужно завести трудовую книжку, какие сроки установлены Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами, и как изменились правила с переходом на электронный формат.
Кто и когда обязан завести трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.
Важное исключение: если в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (например, для отдельных категорий, работающих по договорам ГПХ), то эта обязанность не возникает.
Ключевое изменение с 2021 года: приоритет электронной формы
С 1 января 2021 года для граждан, впервые устраивающихся на работу, действует правило об электронной трудовой книжке (ЭТК).
- Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2021 года, работодатель не имеет права оформить ему бумажную трудовую книжку. Сведения о его работе вносятся исключительно в электронный формат в СФР (Социальный фонд России).
- Работник, у которого уже есть бумажная трудовая книжка (например, с предыдущего места работы), может по своему заявлению получить от нового работодателя и бумажную, и электронную книжку (в этом случае записи будут дублироваться).
Основные сроки при оформлении на работу
Процесс можно разделить на три этапа, каждый со своими сроками.
Срок заведения (начала ведения) трудовой книжки
Закон не устанавливает жесткого срока (например, «в день приема на работу») для самого факта заведения книжки. Однако обязанность возникает с момента, когда сотрудник проработал более 5 дней. На практике это означает, что:
- Для бумажной книжки: работодатель должен приобрести бланк и подготовить книжку к внесению первой записи (о приеме на работу) в течение разумного срока, обычно до истечения 5-дневного периода.
- Для электронной книжки: сведения о приеме на работу (приказ, данные о должности, дата) направляются в СФР в рамках обычной отчетности (не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникло трудовое отношение). Однако для удобства и чтобы у работника была информация, рекомендуется направлять данные в СФР оперативно.
Сроки внесения записей в трудовую книжку
Это самый важный и четко регламентированный этап. Все записи (о приеме, переводе, увольнении, награждении) вносятся на основании приказа/распоряжения.
Основной срок (ст. 66 ТК РФ и Правила ведения ТК, Постановление №225):
- Не позднее 7 (семи) календарных дней с даты издания приказа (распоряжения).
Исключение — запись об увольнении:
- Вносится в день увольнения (дату выдачи трудовой книжки). Это прямое требование закона.
Срок выдачи трудовой книжки работнику
Запись в книжку должна быть сделана, а сама книжка (бумажная) выдана работнику.
- При увольнении: Трудовая книжка (с внесенной записью об увольнении) должна быть выдана работнику в день увольнения (дату прекращения трудового договора).
- При заявлении о выдаче на руки: Если работник, продолжающий работать, подает заявление о выдаче трудовой книжки на руки (чтобы иметь ее при себе), работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (п. 15 Правил ведения ТК).
Сроки для электронной трудовой книжки (ЭТК)
Для ЭТК действуют отдельные сроки, связанные с подачей заявления работником.
- Работник вправе в любой момент подать заявление о создании ЭТК или о выдаче сведений в бумажном виде.
- Если работник подал заявление о создании ЭТК, работодатель обязан направить сведения о трудовой деятельности в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление.
- При увольнении сведения об этом направляются в СФР в том же порядке, что и для бумажной книжки (в сроки отчетности), но запись в ЭТК будет доступна работнику сразу после ее внесения.
Важно: Закон не устанавливает конкретный срок для начала ведения ЭТК «с нуля». Рекомендуется согласовывать этот момент с началом нового периода работы (месяца/квартала) для удобства отчетности.
Что делать работодателю: пошаговая инструкция
- Определите категорию сотрудника: Это его первая работа после ? Если да — только ЭТК. Если у него уже есть бумажная книжка — он может выбрать.
- При приеме на работу (свыше 5 дней):
- Для бумажной книжки: подготовьте бланк, внесите первую запись о приеме в течение 7 дней.
- Для ЭТК: направьте сведения о приеме в СФР в установленные сроки отчетности (обычно до 15 числа следующего месяца);
- При любых изменениях (перевод, повышение, награждение): Издайте приказ и внесите запись в книжку (бумажную или через ЭТК) в течение 7 дней.
- При увольнении:
- Издайте приказ об увольнении.
- Внесите запись об увольнении в день увольнения.
- Выдайте трудовую книжку (бумажную) в день увольнения.
- Направьте сведения об увольнении в СФР (для ЭТК — в срок отчетности).
Ответы на частые вопросы
- Можно ли оформить бумажную книжку в 2026 году? Да, но только если у сотрудника уже есть такая книжка с предыдущих мест работы. Для впервые устраивающихся после — только ЭТК.
- Что, если работник проработал менее 5 дней? Трудовая книжка (бумажная или электронная) на него не заводится. Но если работа была основной, некоторые суды и практика требуют завести книжку и в этом случае. Лучше завести для безопасности.
- А что с индивидуальными предпринимателями (ИП)? ИП, как работодатели, также обязаны вести трудовые книжки на своих сотрудников (при работе свыше 5 дней и основной занятости). Правила те же.
- Что, если я нарушил срок внесения записи? Это административное правонарушение (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Главное, что нужно помнить:
- Первая работа после = только Электронная трудовая книжка.
- Запись о приеме/изменениях — в течение 7 дней.
- Запись о увольнении и выдача книжки (бумажной) — в день увольнения.
- Выдача бумажной книжки на руки по заявлению — в течение 3 рабочих дней.
- Направление сведений в СФР для ЭТК по заявлению работника — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Соблюдение этих сроков защитит работодателя от штрафов и обеспечит работника полным и своевременным учетом его трудового стажа.
Статья подготовлена на основе анализа текста Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства №225 и актуальной практики на 2026 год. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу.