Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. От правильности его заполнения зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника, поэтому к оформлению трудовой книжки на первую работу следует подходить с максимальной ответственностью. Неправильное оформление может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии, поскольку этот документ является одним из ключевых доказательств стажа.

В данной статье мы подробно разберем процесс оформления трудовой книжки для тех, кто устраивается на работу впервые, а также затронем актуальные изменения в трудовом законодательстве.

Актуальные изменения: электронная и бумажная форма

Современное трудовое законодательство претерпевает изменения. Важно учитывать следующие тенденции и нововведения:

• Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): С недавнего времени в России идет масштабный переход на электронный формат учета стажа. Однако для тех, кто устраивается на работу впервые, этот процесс имеет свои особенности.
• Международная практика: В некоторых странах СНГ переход произошел быстрее. Например, в Беларуси с 1 января 2024 года изменился порядок оформления дубликатов, и всем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки уже не оформляют в соответствии с законом.
• Право выбора: В РФ за первыми работниками пока сохраняется право на бумажный документ. Работник, выбравший электронную трудовую, в будущем при необходимости может запросить оформление дубликата бумажной трудовой книжки. Информация в таком случае оформляется в виде общего сводного текста.

Кто и когда оформляет трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку на сотрудника, который проработал у него более 5 дней, если это место работы является для человека первым.

Оформление происходит в присутствии работника, чтобы избежать ошибок в персональных данных. Бланк трудовой книжки приобретается работодателем за свой счет (работодатель не имеет права требовать от сотрудника принести бланк самостоятельно или удерживать из зарплаты стоимость чистой книжки).

Пошаговая инструкция по заполнению

Трудовая книжка — документ строгой отчетности. Записи в ней должны быть сделаны аккуратно, без помарок и исправлений (в пределах разделов). Разберем, как правильно заполнить ьный лист и первый раздел.

Шаг 1: Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются личные данные работника:

1. Фамилия, Имя, Отчество: Записываются полностью, без сокращений, строго на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Дата рождения: Указывается арабскими цифрами (например, 15 мая 2004 года будет записано как «»).
3. Образование: Указывается на основании документа об образовании (аттестат, диплом). Записи могут быть: «основное общее», «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее» и т.д.
4. Профессия, специальность: Указывается на основании диплома (если есть). Если работник поступает на работу впервые и еще не получил профессию, эту строку можно оставить пустой.
5. Дата заполнения: Указывается дата внесения первой записи.
6. Подписи: Работник ставит свою подпись внизу ьного листа, подтверждая правильность внесенных данных. Рядом ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (обычно кадровик), и печать организации (при наличии).

Шаг 2: Внесение сведений о работе

Сведения о приеме на работу вносятся в раздел «Сведения о работе».

1. Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи (для первой работы это будет «1»).
2. Графа 2 (Дата): Арабскими цифрами указывается дата приема на работу (например, «»).
3. Графа 3 (Сведения о приеме): В виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (ИП или организации). Под этим заголовком вносится запись о приеме: «Принят(а) в [название отдела/структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]».
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ или распоряжение работодателя. Указываются его дата и номер (например: «Приказ от № 12-к»).

Особые случаи

В практике кадрового учета встречаются нестандартные ситуации:

• Иностранные граждане: Если в организацию планируется прием на работу гражданина другого государства (например, Республики Узбекистан), у которого нет бумажной трудовой книжки российского образца, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку по общим правилам. Трудовые книжки образца СССР или других государств на территории РФ не действительны для подтверждения стажа.
• Совместительство: Если первая работа является работой по совместительству, запись в трудовую книжку вносится по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству.

Подтверждение стажа без трудовой книжки

В условиях цифровизации и перехода на ЭТК возникает вопрос: какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии?

К таким документам относятся:

• Сведения индивидуального (персонифицированного) учета из базы Социального фонда России (СФР).
• Трудовые договоры.
• Справки, выдаваемые работодателями или государственными архивами.
• Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении.
• Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Ответственность за ошибки

Работодатель несет ответственность за неправильное оформление трудовой книжки. Ошибки на ьном листе или в сведениях о работе могут привести к тому, что Пенсионный фонд (или СФР) не зачтет период работы в стаж, и сотруднику придется восстанавливать свои права через суд или архивы.

Если ошибка допущена на ьном листе, бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением акта, а работнику выдается новый чистый бланк. Исправлять записи на ьном листе путем зачеркивания категорически запрещено (за исключением изменения фамилии).

Оформление трудовой книжки на первую работу — важный и ответственный процесс. Несмотря на постепенный переход на электронный формат учета стажа, бумажная трудовая книжка остается документом строгой отчетности и требует внимательного отношения. Кадровым специалистам необходимо тщательно сверять данные с документами работника, а сотрудникам — проверять правильность внесенных записей сразу после их внесения.