В современном мире трудовой договор может заключаться не только на основной работе, но и на совместительство. При этом важно правильно оформить трудовую книжку, чтобы избежать недоразумений с Социальным фондом России (СФР) и с работодателем. В статье рассматриваются особенности электронного и бумажного способа ведения трудовой книжки для совместителей, а также практические рекомендации.
Общие принципы оформления трудовой книжки
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В неё вносятся сведения о:
- месте и дате трудоустройства;
- должности и условии труда;
- периоде работы;
- размере заработной платы;
- выплатах, премиях и надбавках;
- социальных отчислениях.
С 1 января 2020 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в базе данных СФР. При этом возможен одновременно бумажный и электронный варианты, если работник не отказался от бумажного оформления.
Электронный способ
Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционного документа. Её основные преимущества:
- Снижение риска потери или повреждения оригинала.
- Моментальный доступ к информации для работодателя и сотрудника.
- Автоматическая передача данных в СФР.
Для совместителей электронный способ особенно удобен, так как позволяет быстро обновлять сведения о дополнительной работе, не меняя формат трудовой книжки.
Бумажный способ
Бумажная трудовая книжка всё ещё допускается законом. При совместительстве в неё вносятся сведения о второй (третьей и т.д.) работе, но только после получения письменного заявления сотрудника о желании вести бумажный вариант.
Как правильно оформить трудовую книжку совместителя
Процедура оформления зависит от выбранного способа. Ниже – пошаговая инструкция.
При приёме на работу впервые в 2026 г.
Для сотрудника, который впервые принимается на работу в 2026 году и ранее не имел трудовой книжки, оформление производится в электронной форме. Работодатель обязан:
- заполнить форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности);
- передать данные в СФР;
- сохранить электронную запись в личном кабинете работника.
Заполнение электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка формируется в системе СФР и включает следующие разделы:
- Персональные данные работника.
- Сведения о первоначальном трудоустройстве.
- Информация о дополнительном месте работы (совместительство).
- Данные о выплатах и отчислениях.
При добавлении новой работы необходимо:
- перейти в раздел «Изменения»;
- внести сведения о новом месте работы;
- подтвердить ввод данных через подпись (ЭЦП).
Бумажный вариант
Если работник выбрал бумажный способ, то:
- внести сведения о совместительстве вручную в соответствующее поле;
- получить подпись работодателя и сотрудника;
- предоставить оригинал в СФР при необходимости.
Особенности для совместителей
Совместительство подразумевает работу по нескольким должностям одновременно или последовательно. В этом случае в трудовую книжку вносятся сведения обо всех местах работы.
Что делать, если у совместителя нет или потеряна книжка?
Если у сотрудника нет трудовой книжки или она утеряна, он может:
- запросить дубликат в предыдущей организации;
- оформить новую электронную книжку в СФР;
- предоставить копию трудового договора и выписку из СФР в качестве подтверждения трудового стажа.
Как оформить заявление о совместительстве
Заявление должно содержать:
- наименование места работы;
- должность и условия труда;
- период начала работы;
- подпись работника и работодателя.
После подачи заявления в кадровый отдел вносят данные в трудовую книжку (бумажную или электронную). При этом работодатель обязан обновить сведения в течение 5 рабочих дней.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки
Для подтверждения наличия ЭТК можно использовать:
- Выгрузку из личного кабинета СФР (раздел «Мои документы»);
- Печать справки о трудовой деятельности;
- Подтверждение через электронную подпись.
Эти документы могут потребоваться при приёме на новую работу, оформлении кредитов или получении соцвыплат.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Ответ: Да, но только если работник не написал заявление об отказе от бумажного варианта. - Вопрос: С какого года впервые оформляется электронная книжка?
Ответ: С 1 января 2020 года. - Вопрос: Что делать, если работник совмещает две должности в разных организациях?
Ответ: В книжку вносятся сведения обо всех местах работы, а каждый работодатель отчитывается в СФР отдельно.
Правильный способ ведения трудовой книжки у совместителя – ключевой элемент юридической защиты как работника, так и работодателя. Электронный формат упрощает процесс, сокращает риск потери документов и ускоряет передачу данных в Социальный фонд России. При этом бумажный вариант остаётся актуальным при отсутствии согласия сотрудника на цифровизацию.
Чтобы избежать недоразумений, рекомендуется:
- заранее решить, какой способ оформления предпочтительнее;
- внести сведения о совместительстве в трудовую книжку в течение 5 дней;
- регулярно проверять корректность данных в системе СФР;
- сохранять копии всех заявлений и подписанных форм.
Соблюдая эти рекомендации, совместитель сможет без проблем вести учёт своей трудовой деятельности и поддерживать актуальность своей трудовой книжки.