Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и фиксирующий все изменения в его трудовой истории․ Для юридических лиц, в частности для общества с ограниченной ответственностью (ООО), процесс оформления и выдачи трудовой книжки имеет свои особенности, которые регулируются Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1, 66․2) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и выдавать её сотруднику при приёме на работу․
• Постановление Правительства РФ от № 2212 – вводит в действие электронную трудовую книжку (ЭТК) и определяет порядок её ведения․
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от г․ – регламентирует порядок выдачи справки о трудовом стаже (СТД‑Р, СТД‑СФР)․

Кто имеет право оформлять трудовую книжку?

Трудовую книжку (бумажную) оформляет работодатель – в случае ООО – уполномоченный сотрудник отдела кадров или иное лицо, имеющее доверенность от руководителя․ Электронную трудовую книжку создаёт и поддерживает Фонд социального страхования (ФСС) на основании данных, получаемых от работодателя через ЕФС‑1․

Какой вариант выбрать: бумажная или электронная?

С 1 января 2021 года новые сотрудники, принятые в ООО, могут получать только электронную трудовую книжку․ Однако закон допускает выдачу бумажного варианта по желанию работника․

Пошаговая инструкция по получению трудовой книжки в ООО

1. Подготовка бланков (для бумажного варианта)
   • Заключить договор с типографией или купить готовые бланки у официального поставщика․
   • Вести приходно‑расходную книгу (или электронный реестр) – фиксировать серию и номер каждого полученного бланка․
2. Назначение ответственного лица
   • Внутри ООО оформить должностную инструкцию для специалиста по кадровому учёту (обычно – руководитель отдела кадров)․
   • Уполномочить его подписью приказа о выдаче трудовых книжек․
3. Оформление приказа о приёме на работу
   • В приказе указывается ФИО сотрудника, дата начала работы, должность, а также способ ведения трудовой книжки (бумажный/электронный)․
   • Приказ подписывается руководителем ООО и регистрируется в приказном журнале․
4. Выдача трудовой книжки сотруднику
   • Если выбран бумажный вариант – сотруднику вручают заполненную первую страницу (вкладку) и бланк трудовой книжки․
   • Если выбран ЭТК – сотруднику отправляется уведомление о создании записи в СФР․ Для доступа ему необходимо:
     1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (если ещё нет аккаунта)․
     2. Привязать цифровую подпись (ЭЦП) к личному кабинету․
     3. Подтвердить согласие на ведение ЭТК в личном кабинете․
5. Отчёт в Фонд социального страхования
   • В течение 5 рабочих дней после приёма на работу работодатель отправляет в ФСС форму ЕФС‑1 (в электронном виде)․
   • В ЕФС‑1 указывается, что запись о трудовом стаже будет внесена в электронную трудовую книжку․
6. Контроль и хранение документов
   • Для бумажных книжек хранить оригиналы бланков и приходно‑расходную книгу в течение 5 лет․
   • Для ЭТК сохранять копии всех отправленных в ФСС форм (ЕФС‑1, СТД‑СФР) в архиве ООО․

Оформление трудовой книжки при увольнении

Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, при увольнении:

• Для сотрудников с электронной трудовой книжкой работодатель выдаёт справку СТД‑Р в электронном виде без необходимости подачи заявления․
• Для сотрудников с бумажной трудовой книжкой справка СТД‑Р выдаётся только по письменному запросу․ В заявлении работник указывает желаемый способ получения (бумажный или электронный)․
• Если в день увольнения работник отсутствует, работодатель обязан направить ему уведомление с требованием явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку в МФЦ?

Да․ Если в ООО нет собственного отдела кадров, работник может обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) с заявлением о выдаче бумажной трудовой книжки․ МФЦ выдаст её на основании приказа работодателя․

Что делать, если у сотрудника нет электронной подписи?

Сотрудник может оформить электронную подпись в любом аккредитованном удостоверяющем центре․ После получения ЭЦП он регистрирует её в личном кабинете на портале Госуслуги и получает доступ к ЭТК․

Как получить выписку из ЭТК в бумажном виде?

Сотрудник может запросить выписку из СФР (форма СТД‑СФР) через портал Госуслуги․ После формирования выписка может быть распечатана и предоставлена работодателю․

Нужно ли платить за бумажную трудовую книжку?

Трудовая книжка и вкладыш выдаются бесплатно․ Оплата может потребоваться только за услуги печати бланков (если ООО покупает их у сторонних поставщиков)․

Как вести учёт бланков трудовых книжек?

Для этого используют приходно‑расходную книгу (можно вести в электронном виде)․ В ней фиксируются:

1. Дата получения бланка;
2. Серия и номер бланка;
3. Дата выдачи сотруднику;
4. Подпись ответственного лица․

Получить трудовую книжку для ООО – процесс, который требует соблюдения нескольких обязательных шагов:

• Определить форму трудовой книжки (бумажная или электронная) в соответствии с желанием работника и законодательными требованиями․
• Оформить приказ о приёме на работу и назначить ответственного за кадровый учёт․
• Для бумажного варианта – обеспечить наличие бланков и вести приходно‑расходный реестр․
• Для электронного варианта – своевременно отправлять в ФСС форму ЕФС‑1 и информировать сотрудника о создании записи в СФР․
• При увольнении оформить и выдать справку СТД‑Р в требуемом виде․

Соблюдая эти правила, ООО гарантирует законность оформления трудовых книжек, упрощает процесс взаимодействия с сотрудниками и минимизирует риск административных штрафов․

Автор статьи: юридический консультант по трудовому праву․
Дата публикации: