Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина Украины. С 2024 года в стране действует двойная система: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). Для работодателей и работников важно понимать, как правильно оформить документ в рамках действующего законодательства.

Оформление бумажной трудовой книжки (актуально до полного перехода на ЭТК)

Когда заводится трудовая книжка?

• При первом трудоустройстве гражданина Украины.
• Если у работника уже есть трудовая книжка, он должен предъявить её новому работодателю.
• Если трудовая книжка утеряна, работодатель оформляет дубликат.

Кто и когда оформляет?

Работодатель (страхователь) обязан оформить трудовую книжку:

1. Не позднее 5 рабочих дней с даты приёма на работу (ст. 57 Трудового кодекса Украины).
2. Бесплатно, за свой счёт (бланки ТК закупаются работодателем).

Порядок заполнения (основные записи)

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Обязательные реквизиты:

• Титульная страница: ФИО, дата рождения, место рождения, образование, специальность.
• Страница приёма на работу: наименование организации, дата приёма, должность, подпись руководителя и печать.
• Записи об увольнении, переводах, совместительстве — с указанием оснований (ссылка на статью КЗоТ/ТК).
• Важно: Все записи должны быть подписаны уполномоченным лицом и скреплены печатью организации.

Особенности на 2026 год

С апреля 2026 года вводится новый образец бланка трудовой книжки. При оформлении дубликата у работодателя есть выбор:

1. Использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года.
2. Оформить дубликат на новом бланке образца 2026 года.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка — это официальный электронный документ, который ведётся Пенсионным фондом Украины. Она имеет такую же юридическую силу, что и бумажная.

Кто обязан передавать данные в ПФУ?

Все работодатели (страхователи) обязаны ежемесячно (или по факту события) передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФУ через веб-портал электронных услуг ПФУ.

Как передаются данные?

1. Сканирование бумажной ТК: Если у работника есть бумажная книжка, работодатель должен подготовить сканы всех заполненных страниц.
2. Требования к сканам:
   • Формат: PDF, JPG, PNG.
   • Размер файла, не более 1 МБ на каждый документ (п. 5 Порядка № 11-1).
   • Не сканируются чистые (незаполненные) страницы.
3. Наложение квалифицированной электронной подписи (КЭП): Скан-копии должны быть подписаны КЭП работодателя (или работника, если он сам подаёт данные).
4. Загрузка на портал ПФУ: Через личный кабинет страхователя на портале ПФУ.

Что именно передавать в ПФУ?

Согласно п. 2 постановления № 8-3, в первую очередь ПФУ требует сведения о лицах, у которых до пенсии осталось 2 года и менее; Но в целом передаются все данные из бумажной ТК, включая:

• Страницы с записями о приёме, увольнении, переводах.
• Страницы с данными об образовании, военной службе (если есть).
• Сведения о работе за границей (при наличии).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Для работника: Данные всегда доступны в личном кабинете на портале ПФУ, нельзя потерять, не требуется носить с собой.
• Для работодателя: Упрощение отчётности, автоматическая проверка данных ПФУ.
• Для государства: Единая база трудового стажа, снижение рисков подделки документов.

Пошаговая инструкция для работодателя (на примере нового сотрудника)

Шаг 1: Проверка наличия трудовой книжки у работника

• Если есть бумажная ТК, принимаем её.
• Если нет (первое трудоустройство) — заводим новую бумажную ТК.
• Если утеряна, оформляем дубликат (на старом или новом бланке с 2026).

Шаг 2: Оформление записи в бумажной ТК

1. Издаём приказ о приёме на работу.
2. Заполняем титульную страницу (если это первая запись).
3. Вносим запись о приёме: дата, наименование организации, должность, подпись, печать.
4. Важно: Проверяем правильность всех данных, наличие подписей и печати.

Шаг 3: Подготовка данных для передачи в ПФУ (оцифровка)

1. Аудит записей: Перед сканированием тщательно проверяем правильность всех данных в бумажной ТК.
2. Сканирование: Сканируем только заполненные страницы (чистые не нужны). Каждый файл — до 1 МБ.
3. Подписание КЭП: Прикрепляем квалифицированную электронную подпись к каждому скан-файлу.

Шаг 4: Передача данных в Пенсионный фонд

1. Входим в личный кабинет страхователя на портале ПФУ.
2. Загружаем подготовленные сканы через раздел «Представление сведений о трудовой деятельности».
3. Указываем данные работника (ИНН, ФИО, номер ТК).
4. Отправляем пакет документов.

Шаг 5: Проверка и корректировка

После загрузки ПФУ проводит проверку. Если обнаружатся ошибки, работодатель получит уведомление и должен будет внести корректировки. После успешной проверки данные попадают в Реестр застрахованных лиц, и формируется электронная трудовая книжка работника.

Частые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если у работника уже есть электронная трудовая книжка?

О: Работодатель всё равно обязан передать сведения о текущем месте работы в ПФУ. Данные из бумажной ТК (если она есть) должны быть прикреплены к электронной. Если у работника только ЭТК, достаточно передать сведения о приёме/увольнении в электронном виде через портал.

В: Как работник может проверить свою электронную трудовую книжку?

О: Через личный кабинет застрахованного лица на портале ПФУ. Там же можно скачать её PDF-версию.

В: Какие штрафы за несвоевременную передачу данных в ПФУ?

О: За нарушение сроков представления сведений предусмотрены штрафы по КоАП Украины. Размер зависит от периода просрочки и количества работников.

В: Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после передачи данных в ПФУ?

О: Да, обязательно. Бумажный оригинал остаётся у работника (или у работодателя на хранении, если это дубликат). Электронная копия — это дополнительный документ. Оригинал бумажной ТК имеет юридическую силу.

• Для работодателя: Оформляйте бумажную ТК в течение 5 дней, сразу же сканируйте заполненные страницы и передавайте данные в ПФУ через портал с КЭП. Следите за сроками — у вас есть 5 лет на оцифровку всех имеющихся бумажных ТК.
• Для работника: Предъявляйте при трудоустройстве свою бумажную ТК (если есть). Регулярно проверяйте актуальность записей в своём личном кабинете на портале ПФУ. Сохраняйте бумажный оригинал в надёжном месте.
• На 2026 год: Будьте готовы к использованию нового бланка трудовой книжки при оформлении дубликатов.

Информация актуальна на момент написания статьи (май 2024). Для получения самой точной и обновлённой информации всегда обращайтесь к официальным источникам: Пенсионный фонд Украины и Министерство социальной политики Украины.