Оформление трудовой книжки – важный этап при приёме сотрудника на работу. Особое внимание следует уделить записи о приёме директора (или руководителя организации), поскольку эта должность имеет свои особенности в трудовом законодательстве и внутренних нормативных актах компании. Ниже представлен подробный гайд, включающий правовые основания, порядок заполнения, типичные ошибки и готовый образец записи.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях трудовой деятельности.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует хранение первичных документов, в т.ч. приказов о приёме на работу.
• Постановление Минтруда России от № 69 – содержит образцы заполнения трудовой книжки и инструкции по её ведению.
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о трудовой книжке, инструкция по кадрам).

Кто может подписать запись о приёме директора?

Поскольку директор является высшим должностным лицом организации, его трудовая книжка оформляется иным способом:

1. Если организация имеет единоличного исполнительного органа (например, ООО с единственным учредителем‑директором), запись о приёме делается на основании решения единственного участника (акционера) или протокола общего собрания участников.
2. Если директор назначается советом директоров или наблюдательным советом, то основанием служит протокол заседания такого органа.
3. В случае, когда директор принимается на работу по трудовому договору, заключённому с самим собой (редкая ситуация, возможна в некоторых формах хозяйствования), запись делается на основании трудового договора и приказа о приёме на работу, подписанного уполномоченным лицом (например, председателем правления).

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте основной документ – приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная форма, утверждённая внутренним регламентом). В приказе должны быть указаны:
   • дата и номер приказа;
   • ФИО сотрудника полностью;
   • должность (например, «Генеральный директор»);
   • структурное подразделение (если есть);
   • дата начала работы;
   • основание (решение участников, протокол совета и т.д.).
2. Сверьте данные с паспортом и трудовой книжкой – убедитесь, что ФИО, дата рождения и серия/номер паспорта совпадают.
3. Внесите запись в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» (обычно первая страница после личных данных). Запись делается черной или синей пастой, без исправлений и зачёркиваний.
4. Подпишите запись – подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель кадровой службы, либо лицо, уполномоченное приказом руководителя). Рядом ставится расшифровка подписи и дата внесения записи.
5. Поставьте печать организации (если трудовая книжка ведётся в бумажном виде и у организации есть печать).
6. Сделайте копию приказа и приложите её к личному делу сотрудника для дальнейшего хранения (минимум 75 лет).

Образец записи о приёме директора в трудовую книжку

Ниже представлен типовой вариант записи, соответствующий требованиям Минтруда. Обратите внимание на формат даты (дд.мм.гггг) и отсутствие сокращений, кроме общепринятых.

Запись № 1
Принят на работу: Генеральный директор
Структурное подразделение: Администрация организации
Основание: Приказ № 45 от г. о приёме на работу (решение единственного участника ООО «Пример» от г.)
Подпись: _____________________ /Иванов И.И./
Расшифровка: Кадровик ООО «Пример»
Дата внесения: 
Печать: [круглая печать организации]

Примечание: если в организации нет печати, вместо неё ставится надпись «Печать не ставится» и подпись ответственного лица.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание даты – всегда используйте формат дд.мм.гггг, без точек в году (например, , а не 01.09.26).
• Сокращения должностей – запись должна содержать полное наименование должности («Генеральный директор», а не «Ген. дир.»).
• Отсутствие основания – без указания приказа или протокола запись считается недействительной.
• Исправления и зачёркивания – если допущена ошибка, строка полностью зачёркиваеться двумя параллельными линиями, сверху пишется «Исправлено верить», затем делается новая запись с новой датой и подписью.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица – запись без подписи не имеет юридической силы.

Особенности при приёме директора‑учредителя

Если директор одновременно является единственным учредителем (участником) организации, порядок оформления немного отличается:

1. Основанием служит решение единственного участника о назначении себя на должность директора (оформляется в виде письменного решения).
2. Приказ о приёме на работу издаётся самим директором, но подпись ставит лицо, уполномоченное на это внутренним положением (например, заместитель директора по административным вопросам или внешний консультант).
3. В трудовой книжке указывается, что основание – «Решение единственного участника ООО «Название» от __.__.____ г.».

Хранение и предоставление трудовой книжки

После внесения записи трудовая книжка остаётся у сотрудника. При увольнении она выдаётся на руки под расписку. Если сотрудник уволен по инициативе работодателя, в течение трёх рабочих дней работодатель обязан выдать трудовую книжку и справку о среднем заработке.

Правильное оформление записи о приёме директора в трудовую книжку требует внимательного отношения к документам, соблюдения установленной формы и наличия законного основания. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации в вашей организации.

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например, приём директора в акционерном обществе или в некоммерческой организации), рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по трудовому праву.