Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Её оформление при первом в жизни трудоустройстве имеет свои особенности, которые важно знать как самому работнику, так и работодателю․ В этой статье разберем все ключевые аспекты процедуры на основе актуального законодательства (по состоянию на 2025-2026 гг․)․
Кто считается «впервые устраивающимся на работу»?
Под «впервые устраивающимся» понимается лицо, которое:
- Не имело никакого иного трудового стажа до этого (не работало по трудовому договору)․
- Не имеет записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) о предыдущих приемах на работу․
- Начинает трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года (для таких лиц действуют особые правила, см․ ниже)․
Важно: Если у человека был хоть один день официального труда, он уже не считается «впервые устраивающимся»․
Кто и когда должен оформить трудовую книжку?
Обязанность по оформлению лежит на работодателе․ Процедура регламентирована Трудовым кодексом РФ․
Сроки оформления
Работодатель обязан оформить трудовую книжку для впервые принимаемого работника:
- Не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу (исключая день приема)․
- Некоторые источники указывают недельный срок (7 календарных дней), что по сути эквивалентно 5 рабочим дням при стандартной рабочей неделе․
Оформление происходит в присутствии самого работника, который должен подписать все вносимые записи․
Процедура оформления
- Прием на работу: Подписывается трудовой договор, издается приказ о приеме․
- Внесение записи: В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся сведения:
- Дата приема на работу․
- Наименование организации-работодателя (с указанием реквизитов)․
- ФИО работника․
- Должность (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием․
- Основание для приема (номер и дата приказа)․
- Подпись: Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и скрепляется печатью организации․ Работник также подписывает запись в знак ознакомления․
- Выдача: Оформленная трудовая книжка передается работнику под расписку․
Форматы трудовой книжки: бумажная и электронная
С 1 января 2026 года (и для лиц, принятых после ) действует важное изменение:
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Это основной формат ведения․ Работодатель обязан:
- Вести сведения о трудовой деятельности в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД)․
- Передавать информацию в Социальный фонд России (СФР)․
- По письменному заявлению работника оформить бумажный документ (выписку из ЭТК) за свой счет․
Преимущества ЭТК: Нельзя потерять, данные защищены от подделки, доступна в любой момент через портал Госуслуг․
Бумажная трудовая книжка (ТК)
Оформляется только по письменному заявлению работника, если он не хочет электронный вариант․ В этом случае работодатель обязан:
- Приобрести удостовереннуюblank-форму (в магазине или у поставщика)․
- Оформить её по правилам, описанным выше․
- Выдать работнику․
Важно: Если работник не подал заявление на бумажную книжку, работодатель не ведёт её, а только вносит сведения в ЭГИС ТД․
Исключения: когда книжку не оформляют
Работодатель не ведет бумажную трудовую книжку на следующих лиц:
- На впервые поступающих на работу лиц, если они не подали заявление на её получение (т․е․ по умолчанию — только ЭТК)․
- На лиц, которые письменно отказались от ведения трудовой книжки (такой отказ возможен только для работников, принимаемых после )․
Но! Даже в этих случаях работодатель обязан сообщить в СФР сведения о приеме на работу по форме ЕФС-1․ Это подтверждает факт трудовых отношений․
Права и обязанности работника
- Право на получение: Работник вправе в любой момент получить у работодателя (по последнему месту работы) или в территориальном органе СФР выписку из своей электронной трудовой книжки․
- Обязанность заявить: Если работник хочет получить бумажную книжку, он должен подать работодателю письменное заявление об этом до или в момент приема на работу․
- Право на проверку: Работник должен проверить правильность и полноту внесенных записей в день оформления․
Ответственность работодателя за нарушения
Если работодатель не оформил трудовую книжку (бумажную или электронную) в установленный срок или внес некорректные данные, он несет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․
Кроме того, работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав․
Практические советы для впервые устраивающегося
- Решите заранее: Подумайте, нужна ли вам бумажная книжка․ Если да — подайте заявление․
- Проверьте запись: В день выдачи книжки (или получения выписки) внимательно сверьте все данные: ФИО, дату, должность, наименование организации․
- Сохраняйте документы: Храните трудовую книжку (бумажную или электронный доступ) в надежном месте․ Это ваш главный документ для пенсии․
- Контролируйте: Убедитесь, что работодатель передал ваши данные в СФР․ Проверить это можно позже через личный кабинет на портале Госуслуг․
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве — это стандартная, но критически важная процедура․ С 2026 года она в основном проходит в электронном формате по умолчанию․ Ключевое правило: работодатель обязан внести сведения о вас в ЕГИС ТД в течение 5 рабочих дней․ Если вы хотите иметь традиционную бумажную книжку, proactively сообщите об этом работодателю письменно․ Будьте внимательны при приеме на работу и не стесняйтесь проверять правильность оформления вашего главного трудового документа․
Примечание: Информация в статье актуальна на дату 23 января 2025 года и отражает основные положения законодательства, действующего с 2024-2026 гг․ Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться к юристу или в Государственную инспекцию труда․