Актуальность вопроса. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом правительство утвердило квоту для иностранных работников из визовых стран на 2026 год – около 279 000 разрешений. Эти обстоятельства заставляют работодателей переосмыслить подход к оформлению документации для мигрантов.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:
- место и дату рождения работника;
- номер паспорта;
- сведения о предыдущем трудовом стаже;
- даты начала и окончания каждого трудового договора.
Для российского работодателя она служит подтверждением законности занятости и упрощает контроль над соблюдением трудового законодательства.
Планируется ли отмена бумажных книжек для иностранцев?
Согласно информации из открытых источников, бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже выданы. Электронные версии вводятся поэтапно, но пока полностью заменять бумажные документы нельзя.
Таким образом, для иностранных работников, получающих трудовой договор, необходимо оформить бумажную трудовую книжку, если она ещё не существует.
Кто может оформить трудовые книжки?
Оформление трудовых книжек осуществляется:
- в территориальных органах Федеральной службы по труду и занятости;
- через уполномоченные органы миграционной службы (при наличии соответствующего статуса);
- в некоторых случаях – через работодателя, если он имеет лицензии на привлечение иностранного труда.
Плюсы и минусы оформления иностранных работников через трудовые книжки
Рассмотрим основные аргументы за и против.
Плюсы
- Прозрачность. Трудовая книжка фиксирует все периоды работы, что упрощает проверку юридических требований.
- Удобство расчётов. Стаж, оклады, премирующие выплаты – всё записано в одном документе.
- Снижение риска нарушений. При оформлении через официальные органы работодатель получает подтверждение законности найма.
Минусы
- Бюрократические затраты. Нужно собирать и предоставлять пакет документов, включая паспорт, визу, разрешение на работу.
- Сроки. Оформление может занять от нескольких дней до нескольких недель.
- Стоимость. Платёж за выдачу книжки и возможные услуги миграционной службы.
Как правильно оформить трудовые книжки для иностранных работников?
Ниже – пошаговая инструкция, которую можно использовать в своей компании.
- Соберите необходимые документы. Паспорт, вид на жительство, разрешение на работу, копии трудового договора.
- Проверьте наличие уже существующей книжки. Если она уже выдана, достаточно внести изменения.
- Обратитесь в соответствующий орган. Это может быть:
- Управление Федеральной службы по труду и занятости;
- Миграционная служба при ФМС;
- Уполномоченный центр по трудоустройству иностранных граждан.
- Заполните форму заявления. В ней указываются данные работника, тип занятости и срок действия трудового договора.
- Получите книжку. После проверки документов выдаётся бумажная трудовая книжка с отметкой о вводе данных.
- Внесите сведения о каждом новом трудовом месте. При смене работодателя или позиции необходимо обновить запись.
Что делать, если работодатель не хочет оформлять книжку?
Если работодатель отказывается оформлять бумажную книжку, это может привести к следующим последствиям:
- Нарушение трудового законодательства, что может привести к штрафам и административным наказаниям.
- Сложности с подтверждением стажа для будущих выплат пенсии и пособий.
- Риск отказа в продлении визы или продлении разрешения на работу.
Рекомендуется в таком случае обсудить с руководством необходимость оформления документации и, при необходимости, привлечь консультанта по трудовому праву.
Исходя из текущего законодательства и практики:
- Для иностранных работников, получающих трудовой договор в России, необходимо оформить бумажную трудовые книжку, если она ещё не существует.
- Электронные трудовые книжки пока не заменяют бумажные полностью, поэтому их отсутствие будет рассматриваться как нарушение.
- Оформление требует соблюдения определённых процедур, но в долгосрочной перспективе обеспечивает юридическую защиту как работодателю, так и работнику.
Таким образом, решение о заведении трудовых книжек для иностранных работников должно базироваться на соблюдении требований законодательства, а также на учёте финансовых и административных затрат.