Сегодня 23 мая 2026 года (по информации из сети) актуально обсудить‚ как правильно оформлять трудовые книжки сотрудников‚ принятых на временную работу. В статье приведены нормативные основы‚ пошаговая инструкция и готовые образцы записей‚ которые помогут избежать штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ и обеспечат корректное ведение документации.

Кто считается временным работником?

В соответствии со ст. 59 ТК РФ временным работником является сотрудник‚ принятый на работу:

• на определенный срок (срочный трудовой договор);
• для выполнения конкретной работы или оказания услуг;
• в связи с отсутствием постоянно работающего сотрудника (например‚ отпуск‚ больничный‚ декрет).

Важно: временный характер работы фиксируется в трудовом договоре‚ а не в фактическом сроке исполнения обязанностей.

Правовые основы ведения трудовой книжки

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ ст. 65.1 (оформление и ведение трудовых книжек);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (ввод нового образца с );
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует в 2026 г.);
• ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – требования к хранению документов.

Нарушение порядка внесения записей влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц).

Как оформить прием временного работника на работу

Порядок действий кадрового специалиста:

1. Подготовить трудовой договор с указанием срока действия (например‚ «с по »).
2. Издать приказ о приеме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а).
3. Внести запись в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку – ЭТК) в соответствии с п. 4 Приказа Минтруда № 697н.
4. Ознакомить сотрудника с записью под подпись.

Образец записи о приеме на работу временного работника

Принят на работу в отдел продаж менеджером по работе с клиентами (срочный трудовой договор № 12‑2026 от )
Приказ № 45‑К от 

Пояснения:

• Графа 1 – порядковый номер записи (следует продолжать нумерацию из предыдущих записей).
• Графа 2 – дата приема на работу.
• Графа 3 – суть записи: должность‚ структурное подразделение‚ основание (номер и дата договора).
• Графа 4 – номер и дата приказа (распоряжения) о приеме.

Запись о временном переводе (если перевод стал постоянным)

Если временный перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение признан постоянным‚ в трудовую книжку вносится запись по правилам п. 5 Приказа Минтруда № 697н.

Образец записи о признании временного перевода постоянным

Переведен на постоянную работу в отдел маркетинга специалистом по рекламе (временный перевод с по признан постоянным)
Приказ № 78‑К от 

Важно: если перевод остался временным (срок ограничен)‚ запись в трудовую книжку не вносится. Информация о таком переводе фиксируется только в личной карточке сотрудника и в приказе.

Запись об увольнении временного работника

Увольнение временного сотрудника оформляется в соответствии со ст. 77 ТК РФ (по истечении срока договора) или ст. 81 ТК РФ (по инициативе работника/работодателя).

Образец записи об увольнении по истечении срока срочного трудового договора

Уволен в связи с истечением срока срочного трудового договора № 12‑2026 от 
Приказ № 102‑К от 

Образец записи об увольнении по собственному желанию

Уволен по собственному желанию
Заявление от ‚ приказ № 95‑К от 

В графе 4 указывается номер и дата приказа об увольнении.

Особенности ведения трудовой книжки для временных работников

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – с 2021 г. работодатель обязан вести ЭТК для всех newly hired сотрудников‚ если работник не выбрал бумажный вариант. Для временных работников правила заполнения идентичны бумажной книжке.
• Дублирование записей – при ведении обеих форм (бумажная + ЭТК) записи должны быть полностью идентичными.
• Хранение – трудовая книжка хранится у работника; копия приказов и договоров хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
• Исправления – если допущена ошибка‚ исправление делается путем зачеркивания неверной записи‚ написания правильной рядом и заверения подписью ответственного лица и датой исправления (п. 11 Приказа Минтруда № 697н);

Частые ошибки при оформлении записей для временных работников

• Отсутствие указания номера и даты срочного трудового договора в графе 3.
• Внесение записи о временном переводе‚ который не стал постоянным (нарушение п. 5 Приказа).
• Несоблюдение хронологической нумерации записей (пропуск или дублирование номеров).
• Неподписание записи сотрудником или отсутствие подписи ответственного лица.
• Использование устаревших формулировок («принят на работу» без указания срочности).

Чтобы избежать этих ошибок‚ рекомендуется использовать проверенные шаблоны (см. ниже) и проводить внутренний аудит перед сдачей документов в архив.

Готовые шаблоны записей (можно копировать и адаптировать)

Шаблон 1. Прием на работу (срочный договор)

[последующий номер]
[ДД.ММ.ГГГГ]
Принят на работу в [подразделение] [должность] (срочный трудовой договор № [№] от [ДД.ММ.ГГГГ])
Приказ № [№] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Шаблон 2. Признание временного перевода постоянным

[последующий номер]
[ДД.ММ.ГГГГ]
Переведен на постоянную работу в [подразделение] [должность] (временный перевод с [ДД.ММ.ГГГГ] по [ДД.ММ.ГГГГ] признан постоянным)
Приказ № [№] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Шаблон 3. Увольнение по истечении срока договора

[последующий номер]
[ДД.ММ;ГГГГ]
Уволен в связи с истечением срока срочного трудового договора № [№] от [ДД.ММ.ГГГГ]
Приказ № [№] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Шаблон 4. Увольнение по собственному желанию

[последующий номер]
[ДД.ММ.ГГГГ]
Уволен по собственному желанию
Заявление от [ДД.ММ.ГГГГ]‚ приказ № [№] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Правильное оформление записей в трудовой книжке временного работника – это не только соблюдение законодательства‚ но и гарантия защиты прав как сотрудника‚ так и работодателя. Следуя представленным выше образцам и рекомендациям‚ вы сможете:

• избежать штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ;
• обеспечить прозрачность трудовой истории сотрудника;
• упростить процесс последующего трудоустройства или назначения пенсии.

Помните‚ что актуальные формы и приказы периодически обновляються. Регулярно проверяйте сайт Минтруда России и официальные правовые базы (КонсультантПлюс‚ Гарант) на предмет изменений.

Удачной работы с трудовыми книжками!