Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное внесение записей в неё регулируется Приказом Минтруда России от № 320н (далее – Порядок 320н) и действующим законодательством о труде. В статье подробно рассмотрены:

• нормативная база;
• какие сведения вносятся в трудовую книжку;
• порядок оформления записей при приёме, переводе, увольнении и других кадровых действиях;
• особенности ведения бумажных и электронных трудовых книжек;
• ответственность за ошибки и типичные ошибки кадровиков;
• практические образцы и чек‑лист для отдела кадров.

Нормативная база

Основные документы, регламентирующие оформление трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – обязанность вести трудовую книжку).
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним».
3. Постановления Правительства РФ о переходе на электронные трудовые книжки (например, Постановление № 1155 от ).
4. Внутренние локальные акты организации (положение о ведении трудовых книжек, инструкция для кадровой службы).

С года введена возможность ведения трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Однако бумажный формат остаётся обязательным для тех сотрудников, которые получили трудовую книжку до 2021 года и не подали заявление об отказе от перехода на ЭТК.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

• Титульный лист – личные данные работника (ФИО, дата и место рождения, образование, профессия, специальность, данные о паспорте).
• Раздел «Сведения о работе» – последовательные записи о приёме на работу, переводах, увольнениях, присвоении разрядов, награждениях и иных кадровых событиях.
• Раздел «Сведения о награждениях» (при наличии).
• Вкладыш – используется, когда основной раздел заполнен.

Каждая запись должна содержать:

1. порядковый номер записи;
2. дату события (число, месяц, год);
3. наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
4. содержание события (приём, перевод, увольнение и т.д.) с указанием должности, подразделения, основания (приказ, договор и т.п.);
5. подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена).

Порядок оформления записей при различных кадровых действиях

Приём на работу

Запись вносится в день фактического начала трудовой деятельности (или в день подписания трудового договора, если работа начинается позже).

Пример записи (бумажная ТК):

г. – принят на работу в ООО «ТехноСервис» (ИНН 7701234567) на должность инженера‑программиста отдела разработки согласно приказу № 45 от г.

В электронной трудовой книжке запись формируется автоматически в системе кадрового учёта после загрузки приказа о приёме.

Перевод на другую работу (внутри организации)

Перевод может быть постоянным или временным. Если временный перевод признан постоянным (п. 10 Порядка 320н), оформляется как обычный перевод.

Пример записи о переводе:

г. – переведён с должности инженера‑программиста отдела разработки на должность старшего инженера‑программиста отдела новых технологий согласно приказу № 78 от г.

Внутреннее совмещение

Совмещение не отражается в трудовой книжке, если работа выполняется по той же должности в том же подразделении. Если совмещение предполагает другую должность или подразделение, оформляется как перевод на часть ставки (с указанием доли ставки).

Увольнение

Запись об увольнении вносится в последний день работы. Указывается основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) с реквизитами приказа.

Пример записи об увольнении:

г. – уволен по собственному желанию согласно приказу № 112 от г.

Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество)

Изменения вносятся на титульном листе на основании документов (свидетельство о браке, решение суда о перемене имени и т.п.). Запись делается в виде примечания: «Фамилия изменена с Ивановой на Петрова согласно свидетельству о браке № 12345 от г.»

Присвоение разряда, квалификации, награждение

Эти сведения вносятся в раздел «Сведения о работе» как отдельные записи с указанием приказа о присвоении разряда или о награждении.

Особенности ведения бумажных и электронных трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

• Заполняется чернилами синего или чёрного цвета (не допускается использование карандаша, гелевых ручек, которые могут стираться).
• Каждая запись начинается с новой строки; порядковый номер присваивается последовательно.
• После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения, директор) и печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами).
• При обнаружении ошибки исправление делается путем зачёркивания ошибочной записи, написания правильного варианта сверху и подписи с указанием даты исправления.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ) через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или через корпоративную систему кадрового учёта, интегрированную с ЕГИСЗ.
• Запись формируется автоматически после загрузки соответствующего приказа или соглашения в систему; работник получает уведомление и может подтвердить запись.
• Подпись уполномоченного лица заменяется электронной подписью (КЭП) должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Исправления вносятся путем создания новой записи с пометкой «Исправление» и указанием номера исправляемой записи.

Важно: если работник выбрал бумажный формат, все кадровые действия должны быть оформлены и в бумажной книжке, и duplicated в ЭТК (если она ведётся параллельно).

Ответственность за ошибки при оформлении трудовых книжек

Согласно п. 45 Порядка 320н:

• За испорченный бланк при первичном заполнении деньги с работника не взимаются.
• Ответственность лежит на кадровом специалисте, который допустил ошибку и испортил бланк (может быть применено дисциплинарное взыскание, а при умысле – материальная ответственность).

Кроме того, неправильное оформление может привести к:

• отказу в назначении пенсии или других социальных выплат;
• признанию записи недействительной в суде;
• административным штрафам для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение трудового законодательства).

Типичные ошибки и как их избежать

Чек‑лист для кадровика перед внесением записи

1. Проверить, выбран ли работником формат ведения (бумажный/электронный).
2. Убедиться, что имеется основание (приказ, договор, соглашение) и оно подписано уполномоченным лицом.
3. Сверить личные данные работника (ФИО, дата рождения, паспорт) с данными в трудовой книжке.
4. Определить порядковый номер следующей записи.
5. Сформулировать содержание записи согласно требованиям Порядка 320н (дата, организация, должность, основание).
6. Внести запись разборчивым почерком (или загрузить в ЭТК).
7. Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).
8. Сделать копию приказа/соглашения и приложить к личному делу работника.
9. Уведомить работника о внесении записи (в случае ЭТК – через личный кабинет).

Правильное оформление записей о работнике и о работе в трудовой книжке – ключевой элемент обеспечения законности трудовых отношений и защиты прав сотрудников. Соблюдение норм Порядка 320н, внимание к деталям и использование чек‑листов позволяют минимизировать риски ошибок и избежать негативных последствий как для работника, так и для работодателя.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление записи при совмещении, при переходе на удалённую работу или при восстановлении утерянной трудовой книжки), рекомендуем обратиться к внутренним нормативным актам организации либо к юристу по трудовому праву.