В современной России вопрос устройства на работу без трудовой книжки вызывает много споров среди соискателей и работодателей. Многие считают, что отсутствие трудовой книжки — это препятствие для официального трудоустройства. Однако законодательство РФ позволяет принимать сотрудников без трудовой книжки в определённых случаях, при этом полностью соблюдая права работника и обязанности работодателя.
Когда законно принимать сотрудника без трудовой книжки?
Согласно части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель не вправе отказать в приёме на работу соискателю, который не предоставил трудовую книжку. Это допускается в следующих случаях:
- Утрата трудовой книжки (например, при пожаре, краже, стихийном бедствии);
- Повреждение трудовой книжки (порвана, намокла, нечитаема);
- Отсутствие трудовой книжки у лица, впервые устраивающегося на работу (с 1 января 2021 года — это наиболее частый случай);
- Работник ранее работал за рубежом и не имеет российской трудовой книжки;
- Трудовая книжка находится у предыдущего работодателя (например, при увольнении по соглашению сторон и задержке выдачи).
Важно! С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, согласно которым работодатель обязан оформить трудовые отношения даже при отсутствии трудовой книжки. Отказ в приёме на работу по этой причине является незаконным и может быть обжалован в трудовой инспекции или суде.
Как оформить трудовые отношения без трудовой книжки?
Процедура оформления сотрудника без трудовой книжки регламентирована и не отличается принципиально от стандартной, но имеет свои особенности.
Шаг 1: Получение заявления от соискателя
Сотрудник должен написать заявление о приёме на работу, в котором указывает причину отсутствия трудовой книжки (например: «Трудовая книжка утеряна», «Работаю впервые» и т;п.). К заявлению желательно приложить подтверждающие документы (справка из Пенсионного фонда, выписка из архива, копия уведомления о потере и т.д.), хотя их наличие не является обязательным.
Шаг 2: Оформление новой трудовой книжки
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу (ст. 66 ТК РФ). Для этого:
- Заполняется ьный лист трудовой книжки (Форма Т-2): ФИО, дата рождения, образование, профессия.
- Вносятся сведения о приёме на работу: дата, должность, основание (приказ о приёме).
- Трудовая книжка заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя).
Шаг 3: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки. Это означает:
- Все новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, обязательно должны иметь электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Физическая трудовая книжка больше не выдаётся новым работникам — только в электронном виде через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ.
- Работодатель обязан в течение 1 рабочего дня после приёма на работу передать сведения о трудоустройстве в Пенсионный фонд РФ через систему электронного документооборота.
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может по своему желанию перейти на электронный формат, подав заявление в ПФР. Но если у него её нет — ЭТК создаётся автоматически при первом трудоустройстве.
Как подтвердить трудовой стаж без трудовой книжки?
Для расчёта пенсии и других социальных выплат важно подтвердить периоды работы. Если трудовая книжка отсутствует, стаж можно подтвердить следующими способами:
- Выписка из Пенсионного фонда — бесплатно, на бумажном носителе или в электронном виде через Госуслуги. Содержит все периоды работы, за которые начислялись страховые взносы.
- Договоры ГПХ — если работал по гражданско-правовому договору, но с уплатой страховых взносов, это тоже засчитывается в стаж.
- Справки с предыдущих мест работы — даже если организация ликвидирована, архивы хранятся в муниципальных или региональных архивах.
- Свидетельские показания — в редких случаях, при отсутствии других документов, суд может принять показания коллег (но это сложный и длительный процесс).
- Выписки из лицевых счётчиков, приказы, табели учёта рабочего времени, если сохранились в архиве.
Пример:
Сотрудник устроился в компанию в марте 2026 года. У него нет трудовой книжки — он впервые работает в России. Работодатель:
- Принимает его на основании паспорта и заявления;
- Оформляет приказ о приёме;
- Создаёт электронную трудовую книжку и передаёт данные в ПФР;
- Вносит сведения о приёме в личное дело сотрудника;
- Выдаёт сотруднику уведомление о регистрации ЭТК и доступ к личному кабинету ПФР.
Что будет, если работодатель не оформит трудовые отношения?
Если работник трудится, но трудовой договор не заключён, а трудовая книжка не оформлена — это нарушение закона. Такая ситуация влечёт за собой:
- Штрафы для работодателя — до 50 000 рублей для юридических лиц (ст; 5.27 КоАП РФ);
- Обязанность выплатить двойную компенсацию за неоформленный трудовой договор;
- Невозможность подтвердить стаж для пенсии и социальных льгот;
- Отсутствие гарантий по оплате больничных, отпусков, компенсаций при увольнении.
Важно! Даже если работник «согласен» работать без трудового договора — это не освобождает работодателя от ответственности. Суды в России всегда встают на сторону работника в таких спорах.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли работать без трудовой книжки и без трудового договора?
Нет, нельзя. Даже если трудовая книжка отсутствует, трудовой договор обязателен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Без него работа считается незаконной, а работник лишён всех гарантий.
Что делать, если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку?
Напишите заявление с требованием оформить трудовые отношения. Если ответа нет — обратитесь в:
- Трудовую инспекцию (Роструд);
- Прокуратуру;
- Суд — с иском о признании факта трудовых отношений и взыскании заработной платы.
Можно ли работать по ГПХ вместо трудового договора?
Да, но это не замена трудовым отношениям. Гражданско-правовой договор (ГПХ) регулирует выполнение конкретной работы или услуги, но не создаёт трудовых отношений. При ГПХ:
- Нет отпуска, больничного, компенсации при увольнении;
- Нет внесения данных в трудовую книжку (даже электронную);
- Стаж не засчитывается в полном объёме — только если взносы в ПФР платились.
С 2026 года в России трудовая книжка перестала быть обязательным физическим документом для новых работников. Электронная трудовая книжка — это стандарт. Отсутствие бумажной книжки — не повод отказывать в трудоустройстве. Наоборот, закон обязывает работодателя оформить сотрудника и передать сведения в ПФР.
Для работника: не бойтесь устраиваться на работу без трудовой книжки, это законно. Главное — требуйте заключения трудового договора и подтверждения трудоустройства в ПФР.
Для работодателя: не игнорируйте обязанности по оформлению. Оформите ЭТК вовремя, избегайте штрафов и судебных разбирательств. Помните: ваша репутация как работодателя строится на соблюдении закона.
С 2026 года трудовые отношения в России стали прозрачнее, цифровее и защищённее. Используйте эти возможности, для себя и для своих сотрудников.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Основано на Трудовом кодексе РФ, ФЗ-400 «О страховых пенсиях», постановлениях Правительства РФ и официальных разъяснениях Пенсионного фонда РФ.