В 2026 году процедура оформления трудовых отношений претерпела значительные изменения‚ связанные с окончательным переходом на цифровые форматы учета и уточнением правил ведения бумажных документов. Для работодателей и сотрудников критически важно понимать‚ как правильно вносить записи о приеме на работу‚ чтобы избежать штрафов и юридических ошибок. В данной статье мы подробно разберем все нюансы‚ основываясь на актуальном законодательстве РФ.
Бумажная или электронная: какую книжку вести?
Самый первый вопрос‚ возникающий при приеме нового сотрудника: в каком формате вести учет его стажа? Согласно статье 2 Федерального закона № 439-ФЗ и сложившейся к 2026 году практике‚ правило следующее:
- Если сотрудник ранее отказался от бумажной трудовой книжки (на предыдущем месте работы подано соответствующее заявление и внесена запись)‚ то новый работодатель не имеет права вносить записи в бумажный документ. Ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Если сотрудник сохранил бумажную книжку‚ работодатель обязан вести ее параллельно с формированием электронных сведений.
- Для новых работников‚ впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года‚ бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация фиксируется исключительно в электронном виде.
Важно помнить: если в бумажной трудовой уже есть запись об отказе от ее ведения‚ продолжать заполнять этот документ запрещено.
Сроки внесения записей о приеме на работу
Четкое соблюдение сроков — залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией. Согласно правилам заполнения трудовых книжек:
- Основание для записи: Запись вносится только после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. Если в компании принято не издавать отдельные приказы‚ основанием служит сам трудовой договор.
- Временной лимит: Запись должна быть внесена не позднее одной недели со дня издания приказа.
- Отчетность: Одновременно с внесением записи работодатель обязан направить отчет по форме СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР).
Правило «пяти дней»
Роструд напоминает важное исключение: если сотрудник проработал в компании 5 дней или меньше и уволился‚ запись о приеме в трудовую книжку (бумажную) вносить не нужно. Книжка просто возвращается владельцу без записей. Однако сведения в электронную систему (СЗВ-ТД) в этом случае все равно передаются‚ так как факт возникновения и прекращения трудовых отношений имел место.
Если же запись о приеме уже была внесена до того‚ как сотрудник сообщил об уходе (даже если он отработал менее 5 дней)‚ необходимо в общем порядке внести запись об увольнении.
Как правильно заполнить графы при приеме на работу
При заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо руководствоваться принципом точного соответствия тексту приказа‚ но без дословного копирования лишних деталей. Рассмотрим ключевые моменты:
Графа 3 (Наименование организации‚ должность‚ причина записи)
Здесь указывается полное и сокращенное название компании‚ а затем должность‚ на которую принят сотрудник. Важно: если сотрудник принят по срочному трудовому договору‚ указывать на срочный характер в этой графе не нужно. Формулировка должна быть стандартной: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
Графа 4 (Документ-основание)
В эту графу вносятся дата и номер документа‚ послужившего основанием для записи.
Пример: «Приказ от № 15-к» или‚ если приказ не издается‚ «Трудовой договор от № 154».
Графа 5 (Дата)
Указывается дата фактического приема на работу‚ которая должна совпадать с датой начала действия трудового договора.
Особенности работы по совместительству
Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Основное отличие заключается в порядке внесения:
- Записи могут вноситься в хронологическом порядке (по мере поступления документов).
- Записи могут вноситься блоками: одновременно о приеме и об увольнении. Это делается после увольнения из организации-совместителя на основании документа‚ подтверждающего прекращение трудового договора.
Типичные ошибки и как их избежать
Анализируя практику 2026 года‚ можно выделить частые ошибки работодателей:
Ошибка 1: Дословное переписывание текста приказа в трудовую книжку с указанием причин приема или условий работы (например‚ «принят на время декретного отпуска основного работника»).
Как правильно: В трудовой книжке указывается только факт приема на должность. Условия срочности или замещения указываются в приказе и трудовом договоре‚ но не дублируются в графе 3 трудовой.
Ошибка 2: Игнорирование перехода на ЭТК.
Как правильно: Всегда запрашивайте у нового сотрудника информацию о его выборе формы ведения трудовой книжки. Если он выбрал электронную‚ бумажную не трогаем.
Соблюдение этих правил гарантирует легитимность кадрового документооборота и защитит права как работодателя‚ так и работника в условиях цифровой экономики 2026 года.