Оформление трудовых отношений в Обществе с ограниченной ответственностью (ООО) — это ответственная процедура, которая требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации. Правильное документальное закрепление рабочих отношений гарантирует юридическую безопасность как для работодателя, так и для работника. В данной статье мы подробно разберем все этапы и нюансы данного процесса.
Почему официальное оформление — это безопасность?
Официальное трудоустройство — это фундамент социальной и правовой защиты работника. К сожалению, некоторые недобросовестные работодатели пытаются избежать полноценного оформления и могут предложить:
- Работу на условиях устной договоренности (без оформления каких-либо документов);
- Оформление на условиях сокращенного рабочего дня, несмотря на то, что фактически работник трудится полный день;
- Оформление с указанием максимально низкой заработной платы (так называемая «черно-белая» или «серая» зарплата).
Важно помнить, что заключение гражданско-правовых договоров (ГПХ), которые фактически регулируют трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается законодательством. Если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании договора ГПХ, но впоследствии были признаны трудовыми, работодатель обязан переоформить их надлежащим образом.
Основания возникновения трудовых отношений
Согласно ТК РФ, трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (или его уполномоченного представителя), даже если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен заранее.
В соответствии со статьей 67 ТК РФ, при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме:
- Не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе;
- Не позднее трех рабочих дней со дня признания отношений трудовыми (если изначально был заключен договор ГПХ), если иное не установлено судом.
Порядок оформления: пошаговая инструкция
Порядок оформления трудовых отношений включает несколько ключевых этапов, обеспечивающих защиту прав обеих сторон.
Основным документом, регулирующим трудовые отношения, является трудовой договор. Он должен быть заключен исключительно в письменной форме. В шапке трудового договора необходимо указывать:
- ФИО работника;
- Полное наименование организации-работодателя (берется из учредительных документов ООО).
Документ в обязательном порядке должен содержать следующие основные условия:
- Полные данные сторон (ФИО, реквизиты);
- Должность и перечень обязанностей работника;
- Срок действия (бессрочный или до определенной даты);
- Оплату труда (ставка, премии, порядок выплат).
Шаг 2. Издание приказа о приеме на работу
Многие ошибочно считают приказ о приеме на работу и должностную инструкцию обязательными документами. Однако, согласно Трудовому кодексу РФ, они не относятся к обязательным документам и оформляются по желанию работодателя. Тем не менее, на практике большинство ООО предпочитают издавать приказ, так как он упрощает внутренний документооборот.
В электронную трудовую книжку (или бумажную) вносят данные о приёме, увольнении, переводах, заключении и прекращении договоров ГПХ, а также иные значимые изменения в трудовых отношениях.
Шаг 3. Ознакомление работника
Следующий рабочий день после издания приказа или подписания основного документа работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а также с приказом о приеме на работу (если таковой издавался).
Электронный кадровый документооборот (КЭДО)
Современные технологии позволяют упростить процедуру оформления. Если ООО подключится к кадровому электронному документообороту (КЭДО), вы сможете оформить трудовой договор в электронном виде. Для этого необходимо соблюдение двух условий:
- Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи у организации;
- Наличие электронной подписи у сотрудника.
Оформление трудового договора в электронном виде не влияет на его содержание — все обязательные условия должны быть отражены в том же объеме, что и на бумаге.
Регулирование трудовых отношений в ООО в договорном порядке требует внимательности и знания закона. Отсутствие письменного договора не лишает работника прав, а работодателя — обязанностей. Фактическое допущение к работе автоматически запускает процесс возникновения трудовых отношений, и в течение трех дней все должно быть задокументировано. Соблюдение порядка оформления, залог стабильной и законной работы вашей компании.