В современной системе кадрового делопроизводства понятие «события трудовой книжки» приобрело критически важное значение. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и интеграцией баз данных Пенсионного фонда России (ныне Социальный фонд России), каждое действие работодателя становится частью цифрового следа сотрудника. В данной статье мы подробно разберем, что такое запрос в события трудовых книжек, как правильно фиксировать увольнения, особенно в случаях отправки документов почтой, и какие записи необходимо вносить в книги учета.

Что такое «событие» в контексте трудовой книжки?

Под событием трудовой книжки понимается любой юридически значимый факт, влияющий на трудовой стаж или статус работника. К основным событиям относятся:

• Прием на работу;
• Перевод на другую должность или в другое подразделение;
• Изменение фамилии или имени;
• Увольнение (прекращение трудового договора);
• Внесение исправлений или дополнений.

С 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о таких событиях в информационную систему Социального фонда России (СФР) в электронном виде. Однако бумажный документооборот для тех сотрудников, кто вел бумажные трудовые книжки до 2020 года, также сохраняется и требует строгого соблюдения процедур.

Особенности оформления увольнения и отправки трудовой книжки почтой

Одним из самых сложных моментов в работе кадровика является ситуация, когда в день увольнения сотрудник не может лично получить свою бумажную трудовую книжку. Согласно актуальному законодательству (с учетом данных на май 2026 года), если работник отсутствует, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой.

Если сотрудник дал письменное согласие на отправку документа почтой, работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в саму трудовую книжку.
2. Зарегистрировать факт выдачи (отправки) документа.
3. Отправить книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Важность записи в книге движения трудовых книжек

Ключевым моментом, о котором часто забывают, является правильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой, это событие должно быть зафиксировано с особой тщательностью.

В книгу необходимо внести следующие данные:

• Дату внесения записи;
• ФИО сотрудника;
• Основание внесения записи (приказ об увольнении);
• Отметку о том, что трудовая книжка отправлена почтой;
• Номер почтового отправления (трек-номер);
• Дату отправки;
• Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Такая детализация необходима для защиты интересов работодателя в случае споров о якобы неполучении сотрудником документа или потере почтовой службой корреспонденции. Опись вложения почтового отправления хранится вместе с копией уведомления сотрудника.

Алгоритм действий при формировании запроса в события

Когда речь идет о формировании электронного запроса (отчетности) в СФР о событии увольнения, важно соблюдать следующую последовательность:

Шаг 1: Подготовка данных

Проверьте правильность заполнения всех полей в приказе об увольнении и самой трудовой книжке. Даты в бумажном и электронном формате должны совпадать.

Шаг 2: Формирование отчета ЕФС-1

Событие увольнения отражается в форме ЕФС-1 (раздел 1). Отчет должен быть сдан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Шаг 3: Фиксация почтовой отправки (для бумажных ТК)

Параллельно с отправкой электронного отчета, произведите запись в журнале движения бумажных трудовых книжек, указав реквизиты почтового отправления, как было описано выше.

Шаг 4: Архивация документов

Сохраните квитанцию об оплате почтовых услуг, опись вложения и корешок уведомления. Эти документы могут потребоваться при проверке трудовой инспекции.

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ практики 2025–2026 годов показывает несколько распространенных ошибок при работе с событиями трудовых книжек:

• Отсутствие записи в книге учета: Работодатель отправляет книжку почтой, но забывает зафиксировать трек-номер в журнале. Это делает невозможным отслеживание документа.
• Несвоевременная подача отчета ЕФС-1: Задержка даже на один день может повлечь штрафы.
• Отправка без согласия: Попытка отправить трудовую книжку почтой без письменного согласия сотрудника (если он не написал заявление об увольнении по собственному желанию с просьбой выслать ТК, что также считается согласием в определенных формулировках).

Правильная обработка запроса в события трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия правовой безопасности и работодателя, и работника. Особенно важно строго соблюдать правила фиксации отправки бумажных трудовых книжек почтой, внося полные данные в книгу движения документов. Помните: каждая запись в журнале и каждый отправленный байт информации в СФР формируют историю трудового стажа человека, которая влияет на его будущую пенсию и социальный статус.

Будьте внимательны к деталям, используйте актуальные формы отчетности и всегда документируйте факт передачи трудовой книжки, независимо от способа ее вручения.