Оформление увольнения сотрудника — ответственная задача для кадровика и бухгалтера. В современных реалиях, когда действуют нормы о электронных трудовых книжках (ЭТК), важно не только правильно провести расчеты, но и корректно отразить сведения о прекращении трудового договора в отчетности. В программе 1С:ЗУП 8.3 для этого существует специальный функционал. В данной статье мы подробно разберем, что означает галочка «Отразить в трудовой книжке» при увольнении в ЗУП, и как пошагово оформить процедуру.
Что означает флаг «Отразить в трудовой книжке» в 1С:ЗУП?
При создании документа на увольнение в программе пользователь обязательно сталкивается с реквизитом «Отразить в трудовой книжке». Многие ошибочно считают, что этот флажок влияет только на печать бумажной трудовой книжки. На самом деле, его значение гораздо шире.
Установка данного флажка определяет, будет ли увольнение отражено в:
- Подразделе 1.1 формы ЕФС-1 — ежемесячной отчетности, подаваемой в Социальный фонд России (СФР);
- Сведениях о трудовой деятельности работника (форма СТД-Р) — выписке, которая выдается сотруднику при увольнении.
Если галочка не установлена, программа не включит информацию об этом увольнении в отчет ЕФС-1 и в форму СТД-Р. Поэтому для стандартных случаев прекращения трудового договора по ТК РФ флажок обязательно должен быть установлен.
Пошаговая инструкция оформления увольнения в 1С:ЗУП
Процесс оформления увольнения в программе 1С:ЗУП 3.1 состоит из нескольких логических шагов.
Шаг 1. Создание документа увольнения
Для оформления прекращения трудовых отношений необходимо перейти в раздел меню:
Кадры → Приемы, переводы, увольнения
В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Увольнение» (или «Увольнение списком», если увольняется несколько сотрудников одновременно).
Шаг 2. Заполнение основных данных
В форме документа необходимо указать:
- Сотрудника — выберите из справочника увольняемого работника.
- Дату увольнения — последний рабочий день сотрудника.
- Основание увольнения, выберите из справочника нужную статью ТК РФ. Например, наиболее частое основание — «п. 3 ч. 1 ст. 77 Расторжение трудового договора по инициативе работника» (по собственному желанию).
Важно: Если в справочнике отсутствует нужное основание (например, увольнение по решению суда или иное, не предусмотренное по умолчанию), его можно добавить самостоятельно по кнопке «Создать» в окне выбора основания.
Шаг 3. Установка галочки «Отразить в трудовой книжке»
После выбора основания увольнения убедитесь, что установлен флажок «Отразить в трудовой книжке». Как уже упоминалось, это ключевой момент для корректного формирования:
- Отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1);
- Справки СТД-Р.
Шаг 4. Расчет при увольнении
На вкладке «Компенсации» или в отдельном документе «Расчет при увольнении» программа автоматически рассчитывает все положенные сотруднику выплаты. Обратите внимание на настройки:
В программе существует флаг «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку». Если он включен, компенсация за неиспользованный отпуск будет рассчитана по среднему заработку, но если итоговая сумма окажется меньше МРОТ, программа доначислит разницу до минимального размера оплаты труда.
Формирование и выдача формы СТД-Р при увольнении
Согласно актуальным требованиям Трудового кодекса (ст. 84.1 ТК РФ), в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с работой.
Кому выдается СТД-Р?
- Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка — работодатель вносит в нее запись об увольнении и выдает её на руки.
- Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки (он перешел на ЭТК или впервые устроился на работу), работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения.
Ответственность: Если кадровик не выдаст форму СТД-Р при увольнении сотруднику без бумажной трудовой книжки или заполнит её с ошибками, компании грозят штрафы и проверка трудовой инспекции.
Как распечатать СТД-Р в 1С:ЗУП?
Сформировать и вывести на печать отчет СТД-Р можно двумя способами:
- Из комплекта документов при увольнении. В документе «Увольнение» на верхней панели нажмите кнопку «Печать» → «Комплект документов». Если условия для формирования СТД-Р выполнены (сотрудник ведет ЭТК, стоит галочка «Отразить в трудовой книжке»), в комплекте появится возможность распечатать «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».
- Через специализированный раздел. Перейдите в меню: Кадры → Электронные трудовые книжки. Нажмите кнопку «Создать» и выберите строку «Сведения о трудовой деятельности работника СТД-Р». В открывшейся форме выберите сотрудника и распечатайте документ.
Заполнение отчета ЕФС-1 при увольнении
Программа 1С:ЗУП автоматически заполняет отчет ЕФС-1 на основании проведанных кадровых документов. Если в документе «Увольнение» флаг «Отразить в трудовой книжке» был установлен, данные автоматически попадут в подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
Однако автоматизацию стоит контролировать. Перед отправкой отчета в СФР важно тщательно проверить корректность заполнения, в частности:
- Титульный лист;
- Подраздел 1 раздела 1 (сведения о стаже);
- Подраздел 1.1 раздела 1 (сведения о трудовой деятельности, именно туда попадают данные об увольнении).
Правильное оформление увольнения в 1С:ЗУП требует внимательности к деталям. Флажок «Отразить в трудовой книжке», это не просто визуальный элемент, а важнейший системный переключатель, который обеспечивает корректную передачу данных в Пенсионный фонд (через ЕФС-1) и формирование обязательной к выдаче формы СТД-Р. Соблюдение пошаговой инструкции и проверка формируемых документов позволят избежать ошибок в учете и штрафов со стороны контролирующих органов.