Оформление увольнения сотрудника — одна из самых ответственных задач для кадровика или бухгалтера. Любая неточность или ошибка в трудовой книжке может привести к серьезным проблемам для работника в будущем, а для работодателя — к штрафам и судебным разбирательствам. В 2026 году при заполнении бумажных трудовых книжек необходимо строго следовать актуальному законодательству и Правилам ведения и хранения трудовых книжек.
Главное правило внесения записей
Самое важное правило, которое закреплено в статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, звучит так: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.
Это означает, что кадровик не имеет права писать текст «от себя» или использовать произвольные формулировки. Причина увольнения вносится со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса. Инструкция рекомендует использовать слово «Уволен», после которого идет точная цитата из кодекса.
Пошаговый алгоритм заполнения граф при увольнении
Основанием для внесения записи всегда является приказ (распорядительный документ) о прекращении трудового договора. В разделе «Сведения о работе» необходимо заполнить четыре графы:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
- Графа 2: Указывается дата прекращения трудового договора. Важно помнить, что действие договора заканчивается в последний день работы сотрудника. Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3: Вносится сама формулировка причины увольнения. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: Указываются реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).
После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под подпись в своей личной карточке и в самой трудовой книжке (или вкладыше).
Образцы формулировок для разных оснований увольнения
Ниже приведены самые частые ситуации прекращения трудовых отношений и корректные формулировки для графы 3.
Увольнение по собственному желанию
Это самое распространенное основание. Важно ссылаться именно на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 (ст. 80 лишь описывает процедуру, а п. 3 ч. 1 ст. 77 является основанием).
- Формулировка: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по соглашению сторон
При таком увольнении дата прекращения отношений берется из подписанного соглашения между работником и работодателем.
- Формулировка: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Истечение срока трудового договора
Если с сотрудником заключался срочный договор, и его срок подошел к концу, в трудовую вносится соответствующая запись.
- Формулировка: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение при сокращении штата
При сокращении важно строго соблюсти процедуру (уведомление за 2 месяца, предложение вакансий), а запись внести со ссылкой на статью 81 ТК РФ.
- Формулировка: «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Обстоятельства, не зависящие от воли сторон
К таким случаям относится, например, призыв на военную службу, восстановление на работе прежнего сотрудника и другие события, перечисленные в статье 83 ТК РФ.
- Формулировка: «Уволен в связи с призывом на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника
Особый случай, когда работник не может лично забрать документ. Запись вносится на основании свидетельства о смерти, а дата прекращения договора совпадает с датой смерти, указанной в свидетельстве.
- Формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Частые ошибки и нюансы
- Сокращения запрещены: Недопустимо писать «п. 3 ч; 1 ст. 77 ТК РФ». Слова «пункт», «части», «статьи», «Трудовой кодекс Российской Федерации» должны быть написаны полностью.
- Путаница со статьями: При увольнении по инициативе работника (по собственному) ссылка на статью 80 ТК РФ будет считаться ошибкой. Правильная ссылка, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Исправление ошибок: Если запись внесена неверно, нельзя зачеркивать или замазывать ее. В разделе «Сведения о работе» нужно внести новую запись о признании предыдущей недействительной и затем написать правильный вариант.
- Электронная трудовая (ЕФС-1): Помните, что с 2022 года при первичном трудоустройстве бумажные трудовые книжки не заводятся, сведения ведутся только в электронном виде. Однако на сотрудников, сохранивших бумажный вариант, работодатель обязан продолжать вести записи на бумаге параллельно с электронной отчетностью.
Внесение записи о прекращении трудового договора требует максимальной внимательности. Используйте только формулировки, строго соответствующие Трудовому кодексу РФ, не допускайте сокращений и всегда сверяйте дату увольнения с датой в приказе. Ведите кадровый учет по актуальным правилам 2026 года, и это убережет вашу организацию от претензий со стороны трудовой инспекции и сотрудников.