Ведение трудовых книжек при увольнении — один из ключевых аспектов кадровой работы, от корректности которого зависит будущее сотрудника: подтверждение страхового стажа, право на пенсию, возможность трудоустройства на новом месте. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются актуальными для большинства работников, особенно тех, кто начал трудовую деятельность до 2020 года или выбрал сохранение бумажного варианта. В этой статье подробно разберём все аспекты оформления увольнения в трудовой книжке в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.

Правовая основа

Основным нормативным актом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции 2026 года). Также учитываются положения Трудового кодекса РФ (статьи 66, 66.1, 84.1, 84.2), а также письма Минтруда России, уточняющие практическое применение норм.

Обязанности работодателя при увольнении

Работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в день увольнения — это прямая обязанность, установленная статьёй 84.1 ТК РФ. Удержание трудовой книжки на любом основании (включая задолженности, несдачу имущества, отсутствие подписей) является незаконным и влечёт административную ответственность.
• Внести запись об увольнении — в тот же день, когда издаётся приказ об увольнении.
• Заверить запись — подписью работодателя или уполномоченного лица (кадровика) и печатью организации (если она используется).
• Оформить расчёт и предоставить все документы — включая справку о заработной плате (если требуется), копии приказов и иные документы по запросу работника.

Важно!

С 2026 года не допускается задержка выдачи трудовой книжки даже на один день. Нарушение влечёт штрафы по статье 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Как правильно оформить запись об увольнении

Запись в трудовой книжке при увольнении должна быть сделана без ошибок, с использованием официальных формулировок, чтобы избежать проблем при оформлении пенсии или при трудоустройстве.

Формулировки записей по основаниям увольнения

В соответствии с Приложением № 2 к Порядку ведения трудовых книжек, записи должны соответствовать следующим образцам:

1. По собственному желанию — «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. По инициативе работодателя (сокращение штата) — «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
3. По соглашению сторон, «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. По истечении срока трудового договора — «Трудовой договор прекращён по истечении срока, на который он был заключён, пункт 2 части первой статьи 79 Трудового кодекса Российской Федерации».
5. За нарушение трудовой дисциплины — «Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обязательные элементы записи

Каждая запись должна содержать:

• Номер записи (по порядку в книжке).
• Дата увольнения (точно совпадает с датой приказа).
• Основание увольнения — с указанием статьи ТК РФ.
• Номер и дата приказа об увольнении (указывается в графе «На основании»).

Пример записи:

№ 15, — Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. На основании приказа № 48 от .

Заверение записи

Запись об увольнении обязательно заверяется:

• Подписью — работодателя или лица, уполномоченного приказом на ведение трудовых книжек (например, главного бухгалтера или кадровика).
• Печатью — если организация использует печать. При отсутствии печати (например, у ИП) достаточно подписи.

Важно: Подпись должна быть чёткой, разборчивой, не штампом, а рукописной. Использование печати «для трудовых книжек» не является обязательным, но если она есть — её обязательно ставят.

Выдача трудовой книжки

Выдача трудовой книжки производится в день увольнения под роспись в журнале учёта движения трудовых книжек (форма № Т-49). Журнал ведётся на бумажном носителе, даже если у организации есть ЭТК.

Работник должен лично подписать получение книжки. Если работник отсутствует в день увольнения, книжка выдаётся по его письменному заявлению или через представителя с нотариально заверенной доверенностью.

Что делать, если работник не явился за книжкой?

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель должен:

• Направить ему письменное уведомление (почтой или электронно) о необходимости явиться за книжкой.
• Сохранить книжку в архиве до момента её получения.
• При невозможности вручения — направить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ответственность за хранение книжки лежит на работодателе до момента её фактической выдачи.

Особенности 2026 года: переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года:

• Все новые работники оформляются только на электронные трудовые книжки (ЭТК).
• Работники, выбравшие сохранение бумажной книжки, продолжают её получать и вести в бумажном виде.
• При увольнении работника с бумажной трудовой книжкой — она выдаётся в бумажном виде, а сведения о трудовой деятельности также передаются в Пенсионный фонд РФ в электронном виде через работодателя.
• Работодатель обязан вести две формы учёта: бумажный журнал движения трудовых книжек и электронный реестр ЭТК.

Книга учёта движения трудовых книжек

Все трудовые книжки (бумажные и электронные) должны учитываться в Книге учёта движения трудовых книжек и бланков (форма № Т-49). Эта книга ведётся только на бумажном носителе (по письму Минтруда от № 14-3/В-123).

В книге фиксируется:

• Дата поступления книжки (при приёме).
• Дата выдачи (при увольнении).
• ФИО работника.
• Номер книжки.
• Подпись получившего.

Ошибки, которые нельзя допускать

Ниже — типичные ошибки, ведущие к отказу в подтверждении стажа:

• Неправильная формулировка основания увольнения (например, «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ).
• Использование сокращений (например, «ст. 77» вместо полного названия).
• Запись карандашом, корректировки, зачёркивания, исправления.
• Отсутствие подписи или печати.
• Задержка выдачи книжки более чем на один день.
• Внесение записей не в день увольнения.

Важно! Любая ошибка в трудовой книжке может привести к тому, что Пенсионный фонд РФ не засчитает период работы в страховой стаж. В этом случае работнику придётся обращаться в суд для подтверждения стажа — процесс длительный и сложный.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна до увольнения — работник должен подать заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней на основании:

• Сведений из личного дела работника.
• Архивных данных.
• Справок с предыдущих мест работы.

Дубликат оформляется по форме, утверждённой Порядком, и содержит все записи, внесённые ранее, с пометкой «Дубликат».

Чтобы избежать юридических рисков и обеспечить защиту прав работников, следуйте этим правилам:

1. Всегда вносите запись об увольнении в день увольнения.
2. Используйте только официальные формулировки с ссылками на статьи ТК РФ.
3. Заверяйте каждую запись подписью и печатью (если есть).
4. Выдавайте книжку в день увольнения — без задержек!
5. Ведите журнал учёта на бумаге — это требование закона.
6. Проверяйте все записи перед выдачей, ошибка может стоить работнику пенсии.
7. Следите за изменениями в законодательстве, Минтруд регулярно уточняет правила.

Правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, это гарантия социальной защищённости каждого работника. От вашей внимательности зависит, сможет ли человек в будущем спокойно выйти на пенсию, получить пособие или устроиться на новую работу.

Помните: в 2026 году — бумажная трудовая книжка не ушла в прошлое, она остаётся важнейшим документом, и её правильное оформление — ваша юридическая и моральная ответственность.