В процессе работы организации часто сталкиваются с ситуацией‚ когда сотрудник находится в длительном отпуске‚ болезни‚ командировке или иных уважительных причинах. В таких случаях находится необходимость временно возложить его функции на другого сотрудника. Правильное оформление этой процедуры в трудовой книжке имеет решающее значение как для самого работника‚ так и для работодателя.

Нормативная база

Для регулирования вопросов временного исполнения обязанностей служат:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 75‚ 81‚ 84);
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (частично);
• Трудовые договоры и локальные нормативные акты организации;
• Единые формы приказов‚ актов и заявлений‚ опубликованные в системе «КонсультантПлюс».

Унифицированная форма приказа

Один из самых распространённых способов – это оформление приказа о временном возложении обязанностей. Пример такой формы (редакция 1 от ) выглядит так:

Приказ № ___
от «__» __________ 2026 г.

Содержание приказа:

1. Указывается ФИО временно отсутствующего работника и причина его отсутствия;
2. Назначается ФИО сотрудника‚ которому возлагаются дополнительные функции;
3. Определяется срок временного исполнения обязанностей (с даты «__» __________ 2026 г. по «__» __________ 2026 г.);
4. Указывается‚ что за выполнение возложенных обязанностей employee будет получать дополнительную оплату в соответствии с внутренними нормами;
5. Подписи руководителя и руководителя отдела кадров.

Оформление в трудовой книжке

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий все периоды работы сотрудника. При временном исполнении обязанностей в ней вносятся специальные записи.

Что именно фиксируется

• Дата начала временного выполнения обязанностей – указывается в графе «Место работы» или в отдельной строке «Временное исполнение обязанностей»;
• ФИО работника‚ которому возложены функции;
• Должность‚ на которую возложены обязанности (например‚ «Заместитель руководителя отдела продаж»);
• Срок действия задания (до какой даты);
• Примечание о дополнительной оплате (если предусмотрена).

Пример записи в трудовой книжке:

 – : временное исполнение обязанностей
заместителя руководителя отдела продаж (ФИО: Иванов И.И.).
Оплата за временное исполнение – 15 000 руб. ежемесячно.

Как оформить акт об отсутствии

Для подтверждения факта отсутствия сотрудника в рабочее время используется Акт об отсутствии на рабочем месте; В нём указываются:

• Дата и время начала отсутствия;
• Дата и время окончания отсутствия;
• Общее количество пропущенных часов;
• Подпись руководителя и‚ при необходимости‚ подпись самого сотрудника.

Этим актом фиксируется период‚ за который временно исполняются обязанности‚ и он служит основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

Виды оформления временного замещения

В зависимости от целей и длительности можно использовать несколько форм:

1. Временный перевод – сотрудник переводится в другую должность на ограниченный срок.
2. Совмещение – сотрудник одновременно занимает две должности (или добавляет функции к текущей).
3. Срочный трудовой договор – заключается договор на период временного исполнения обязанностей.
4. Совмещение рофессий (должностей) – часто применяется в случае совмещения нескольких должностей в рамках одной структурной единицы.

Наиболее часто в организации используют временный перевод или совмещение‚ так как они позволяют быстро регулировать нагрузку без заключения новых договоров.

Примеры заполнения документов

Приказ о временном возложении обязанностей

Ниже – типовая форма приказа (октябрь 2025 г.‚ ГАРАНТ):

Приказ № 150
от «15» октября 2025 г.

Содержание:

• В связи с временным отсутствием works‑ника Петрова П.П. (по болезни) с «01» ноября 2025 г. по «30» декабря 2025 г. возложить обязанности начальника отдела бухгалтерии на Сидорова С.С.;
• Оплата за временное исполнение – 12 000 руб. ежемесячно;
• Срок действия приказа – до «31» декабря 2025 г.

Заявление на замещение

Образец заявления (2024‑11‑25) выглядит так:

В _______________________ (наименование организации)
От _______________________ (ФИО сотрудника)
Заявление
о временном замещении обязанностей
временно отсутствующего работника

В тексте указываются:

• ФИО отсутствующего сотрудника;
• Причина его отсутствия;
• ФИО сотрудника‚ который будет исполнять обязанности;
• Срок временного замещения;
• Подпись и дата.

Практические рекомендации для кадровых специалистов

• Проверяйте сроки – убедитесь‚ что назначенный срок не превышает установленный законом предел (обычно не более 6 месяцев без дополнительного согласия сотрудника).
• Фиксируйте оплату – дополнительная оплата должна быть прописана в приказе и отражены в расчётном листе.
• Обновляйте трудовую книжку своевременно – запись в книжке должна быть выполнена в тот же день‚ когда началось временное исполнение.
• Сохраняйте копии всех документов – приказы‚ акты‚ заявления – в личном деле сотрудника.
• Консультируйтесь с юристом при длительных периодах замещения‚ чтобы исключить риск изменения трудового статуса.

Оформление исполнения обязанностей временно отсутствующего работника в трудовой книжке – это процесс‚ требующий внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно составленный приказ‚ акт об отсутствии и соответствующая запись в трудовой книжке позволяют:

• legally зафиксировать временное изменение трудовых функций;
• Обеспечить корректную оплату труда;
• Избежать конфликтов и споров с сотрудником.

Применяя приведённые образцы и следуя рекомендациям‚ кадровые специалисты смогут эффективно управлять персональными ресурсами и поддерживать стабильность работы организации.