Оформление временного сотрудника на период декретного отпуска основного работника — одна из наиболее частых, но при этом часто неправильно понимаемых процедур в кадровой практике. Многие работодатели ошибочно полагают, что при замещении сотрудницы, находящейся в отпуске по беременности и родам (ОПБиР) или по уходу за ребёнком, необходимо вносить какие-либо записи в трудовую книжку самого основного работника. Это — заблуждение. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить временного работника, что записывать в его трудовую книжку, какие документы требуются, и почему не нужно вносить записи в трудовую книжку основного работника.

В трудовую книжку основного работника записи не вносятся

Важно помнить: отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком — это законные основания для временного отсутствия работника на рабочем месте, но не основания для изменения его трудовой деятельности.

Согласно статье 256 Трудового кодекса РФ, женщина сохраняет за собой должность и место работы на весь период отпуска по уходу за ребёнком. Это означает:

• Она остаётся штатным сотрудником организации;
• Её трудовой договор не расторгается;
• Её должность не вакантна, она просто временно не исполняется;
• В трудовую книжку основного работника никакие записи о декретном отпуске вносить не нужно.

Даже если основной работник находится в отпуске 3 года — в его трудовой книжке не появляется запись «отпуск по уходу за ребёнком». Такие сведения не являются частью трудовой деятельности, а относятся к социальным гарантиям. Подтверждением периода отпуска служат:

• Справка из медицинского учреждения (о постановке на учёт по беременности, больничный лист по ОПБиР);
• Заявление на отпуск по уходу за ребёнком;
• Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком (форма № Т-6 или Т-6а).

Эти документы хранятся в личном деле работника, но не вносятся в трудовую книжку.

Как оформить временного работника: пошаговая инструкция

Когда основной работник уходит в декрет, работодатель обязан привлечь временного сотрудника для выполнения его обязанностей. Это делается на основании срочного трудового договора.

Согласно пункту 2 части 1 статьи 59 ТК РФ, срочный трудовой договор заключается с работником на время отсутствия основного сотрудника, если его должность сохраняется. В договоре обязательно указывается:

• Наименование должности (должность основного работника);
• Срок действия договора: «на период отсутствия основного работника, находящегося в отпуске по беременности и родам / по уходу за ребёнком»;
• Условия оплаты труда;
• Обязанности и функционал.

Важно! Не используйте формулировки вроде «декретная ставка» или «замещение декретницы» — это разговорные термины. В документах применяйте официальные формулировки: «на время отсутствия основного работника».

Шаг 2: Издаётся приказ о приёме на работу

Приказ оформляется по форме № Т-1 (или унифицированной форме организации). В графе «Основание» указывается:

1. Номер и дата срочного трудового договора;
2. Пункт 2 части 1 статьи 59 ТК РФ.

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку временного работника

Здесь — ключевой момент! Запись в трудовую книжку вносится только в трудовую книжку временного работника.

Формулировка записи должна быть следующей:

«Принят на работу на время отсутствия основного работника [Ф.И.О. основного работника], находящегося в отпуске по беременности и родам / по уходу за ребёнком, на должность [название должности]»

Пример записи:

«Принят на работу на время отсутствия основного работника Ивановой И.И., находящейся в отпуске по уходу за ребёнком, на должность бухгалтера»

Запись вносится в раздел «Работа по месту основной работы» в трудовой книжке временного работника. Дата — дата начала работы. Основание — номер и дата приказа.

Как оформить увольнение временного работника

Когда основной работник выходит из отпуска, временный сотрудник должен быть уволен. Это происходит автоматически — по пункту 2 части 1 статьи 79 ТК РФ, срочный трудовой договор прекращается с наступлением события, на которое он был заключён (возвращение основного работника).

Порядок увольнения:

1. Работодатель получает письменное уведомление от основного работника о выходе из отпуска (или узнаёт об этом из других источников — например, из отдела кадров или из заявления).
2. Издается приказ об увольнении временного работника по пункту 2 части 1 статьи 79 ТК РФ.
3. В трудовую книжку временного работника вносится запись об увольнении:

«Трудовой договор прекращён в связи с возвращением на работу основного работника, на время отсутствия которого был принят на работу»

Увольнение оформляется без выплаты выходного пособия, так как это — законное основание прекращения срочного договора.

Частые ошибки и риски для работодателя

Несмотря на простоту процедуры, ошибки случаются часто. Вот основные из них:

• Ошибка 1: Внесение записи о декретном отпуске в трудовую книжку основного работника. Это нарушение Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от № 69).
• Ошибка 2: Использование формулировки «декретная ставка» в приказах и договорах. Это может быть расценено судом как неясность условий договора и повлечь признание договора бессрочным.
• Ошибка 3: Неоформленный приказ о приёме или увольнении. Без приказа запись в трудовую книжку считается недействительной.
• Ошибка 4: Продление срочного договора без основания. Если основной работник продлевает отпуск (например, на второго ребёнка), договор можно продлить только на основании нового приказа и дополнительного соглашения.

Риск: Если временный работник будет уволен с нарушением процедуры, он может обратиться в суд с требованием восстановления на работе и выплаты заработной платы за время вынужденного прогула.

Особенности для работников-совместителей

Если временный работник уже работает в организации по совместительству, то при оформлении на должность основного работника:

• Заключается дополнительный договор о совмещении (если он ещё не работает на этой должности);
• Или оформляется внутреннее совместительство на условиях срочного договора;
• Запись в трудовую книжку вносится в раздел «Работа по месту основной работы», как и в случае с внешним совместителем.

Важно: если работник уже имеет трудовую книжку в этой организации, запись вносится в неё. Если нет — выдаётся новая.

Документы, которые необходимо хранить

В личном деле временного работника должны храниться:

• Заявление о приёме на работу;
• Срочный трудовой договор;
• Приказ о приёме на работу;
• Приказ об увольнении;
• Копия трудовой книжки (если работник предоставил её);
• Копия приказа о предоставлении отпуска основному работнику (для подтверждения основания).

Срок хранения, не менее 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).

Подведём итоги. Помните три главных правила:

1. В трудовую книжку основного работника записи о декретном отпуске не вносятся — ни при каких обстоятельствах.
2. Запись в трудовую книжку делаеться только в трудовую книжку временного работника — с указанием, что он принят на время отсутствия основного работника.
3. Срочный договор заключается строго на основании статьи 59 ТК РФ, с чёткой формулировкой срока — «на время отсутствия основного работника»;

Соблюдение этих правил минимизирует риски трудовых споров, проверок трудовой инспекции и судебных исков. Правильно оформленная временная замена — это не просто формальность, а важный элемент кадровой дисциплины и защиты прав всех сторон.

Совет кадровику: Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ и Порядком ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 69). Даже небольшая ошибка в формулировке записи может привести к признанию договора бессрочным — и тогда увольнение временного работника станет незаконным.

Помните: ваша задача, не просто оформить документы, а защитить права работника и организацию одновременно.