Оформление записей в трудовой книжке, касающихся должности директора (генерального директора, исполнительного директора и т.д.), часто вызывает вопросы у кадровиков и руководителей. Ключевой момент: подписание записи в трудовой книжке и подписание приказа о кадровом решении — это разные действия, которые могут выполнять разные лица. Давайте разберем основные ситуации.

Исполняющий обязанности директора (и.о. директора)

Если в штате организации нет постоянной должности «директор», а функции временно возложены на другого сотрудника (например, заместителя), то:

• Издается приказ о возложении обязанностей (назначении и.о.) на определенный срок.
• Запись в трудовую книжку этого сотрудника НЕ делается. Он не становится директором, а лишь временно исполняет его обязанности. В книжке остается прежняя запись о его основной должности.

Прием на работу (назначение) на должность директора

Когда директор принимается на работу по трудовому договору (а не избирается из числа участников/акционеров без заключения договора), оформление стандартное:

1. Издается приказ о приеме на работу (назначении) на должность директора. Приказ подписывает лицо, уполномоченное принимать на работу (часто это новый директор, если он уже вступил в должность, или председатель совета директоров/учредитель).
2. В трудовую книжку вносится запись по форме:
   
   «Принят на работу (Назначен на должность) генерального директора».
3. В графе «Подпись» ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации (начальник отдела кадров, кадровик). Директор свою запись не подписывает.
4. В графе «На основании документа» указываются номер и дата приказа о приеме/назначении.

Перевод на должность директора (если сотрудник был ранее в другой должности)

Если сотрудник, уже состоящий в штате организации (например, заместитель директора), переводится на должность директора:

• Издается приказ о переводе.
• В трудовую книжку вносится запись:
  
  «Переведен на должность генерального директора».
• Подпись в книжке, как и в п.2, у ответственного за кадры.
• В графе «На основании документа» — номер и дата приказа о переводе.

Увольнение директора

Здесь есть важные нюансы, особенно если полномочия директора были переданы по доверенности.

Стандартный случай (если в организации есть отдел кадров)

• Издается приказ об увольнении директора. Приказ подписывает тот, кто имеет право увольнять (например, председатель совета директоров, общее собрание участников). Если директор увольняется по собственному желанию, приказ подписывает уполномоченное лицо на основании его заявления.
• Запись в трудовую книжку вносит и подписывает ответственный за ведение трудовых книжек (начальник ОК, кадровик).
• Запись имеет вид: «Уволен по пункту … части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ» (или другая законная причина).
• В графе «На основании документа» — номер и дата приказа об увольнении.

Случай, когда полномочия директора переданы по доверенности

Если генеральный директор, который ведет трудовые книжки, передал свои полномочия по доверенности другому лицу (например, первому заместителю), то:

• Приказ об увольнении (как и другие приказы) может подписать доверенное лицо на основании нотариально заверенной доверенности.
• Запись в трудовую книжку уволенного директора также может быть заверяется подписью этого доверенного лица, если оно уполномочено на ведение кадрового делопроизводства. Однако на практике чаще всего запись подписывает ответственный кадровик, если такой есть в штате.
• Главное — чтобы доверенность явно предусматривала право на совершение кадровых действий, включая подписание приказов и записей в трудовых книжках.

Особый случай: директор — единственный сотрудник в организации

Если в вновь созданной организации только один сотрудник — генеральный директор:

• Его трудовая книжка заполняется по общим правилам.
• Прием на работу (назначение) и увольнение оформляются приказами. Приказ о собственном увольнении (если он увольняется по собственному желанию) он не может подписать сам. Его подписывает уполномоченный орган (учредитель/собственник) или лицо, которому переданы полномочия.
• Запись в его трудовую книжку (как и в любой другой) подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Если такого нет, то по доверенности или решению собственника может подписать иное уполномоченное лицо. Директор свою запись об увольнении подписывать не должен.

Краткий итог в виде таблицы

Важное напоминание:

Запись в трудовой книжке подписывает не тот, чье действие фиксируется (директор), а тот, кто ведет документацию. Это правило универсально. Директор, как и любой другой сотрудник, подписывает только приказы, касающиеся других работников или общих вопросов, но не свою собственную запись об увольнении или переводе.

Источники: практика кадрового делопроизводства, разъяснения КонсультантПлюс, портал «Оперсонале».