Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важным кадровым документом, требующим строгого соблюдения правил ведения․ Особенно внимательно нужно подходить к оформлению приема на работу и увольнения сотрудника, так как именно эти записи чаще всего становятся причиной ошибок и споров․
Общие правила внесения записей
В раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работодатель обязан вносить только предусмотренные законодательством виды записей․ К ним относятся:
- Прием на работу;
- Увольнение (прекращение трудового договора);
- Постоянный перевод на другую должность;
- Получение второй и последующей профессии или специальности;
- Изменение наименования должности, занимаемой работником;
- Награждение․
Оформление приема на работу
При приеме нового сотрудника кадровику необходимо корректно перенести данные из приказа о приеме на работу в трудовую книжку․ На примере раздела «Сведения о работе» это выглядит так:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами)․
- Графа 2: указывается дата приема на работу․
- Графа 3: вносится запись о приеме с указанием структурного подразделения, должности, профессии или специальности с квалификацией․
- Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись․
Важно помнить, что записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа․
Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)
Оформление увольнения — одна из самых ответственных процедур․ В записях об увольнении чаще всего ошибаются в формулировке основания и ссылке на соответствующий пункт, часть или статью Трудового кодекса РФ․ Лидером по числу ошибок является увольнение по собственному желанию․
При внесении записи об увольнении необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Графа 1: порядковый номер записи․
- Графа 2: дата увольнения (прекращения трудового договора)․ Дата должна совпадать с последним рабочим днем увольняемого сотрудника․ Если работник увольняется прямо из отпуска, указывают последний отпускной день․ Формат даты должен содержать ноль при необходимости (например, )․
- Графа 3: формулировка причины увольнения со ссылкой на статью ТК РФ․
- Графа 4: дата и номер приказа об увольнении․
Особенности записи при увольнении по собственному желанию
Если работник увольняется по своей инициативе без указания причины, делается стандартная запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Однако, если работник указал в заявлении причину, которая предоставляет ему определенные льготы или преимущества (например, выход на пенсию, переезд к месту работы супруга(и), зачисление в образовательное учреждение и т․д․), закон требует обязательно включить эту причину в запись в трудовой книжке․
Пример записи при сокращении штата
В трудовой книжке работника, уволенного по сокращению штата, должна быть произведена следующая запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Законодательство строго регламентирует сроки и порядок выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора:
- Срок выдачи: трудовую книжку нужно выдать работнику в последний день его работы (день увольнения)․
- Отсутствие работника: если в день расторжения трудового договора сотрудника нет на рабочем месте, работодатель обязан уведомить его о том, что нужно забрать трудовую книжку, либо получить от него согласие на отправку документа по почте․
- Учет выдачи: о выдаче трудовой книжки необходимо сделать запись в Книге учета трудовых книжек․ Составлять передаточный акт при этом не требуется․ Если бумажная трудовая книжка отправлена почтой по согласию работника, об этом также вносится запись в книге движения трудовых книжек․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р
С введением электронных трудовых книжек у работодателей появились новые обязанности․ При увольнении сотрудника, который перешел на ЭТК, работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․ Делается это также в последний день работы․ За невыдачу формы СТД-Р или бумажной трудовой книжки предусмотрена административная ответственность․
Что делать, если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении?
Иногда возникают ситуации, когда работник предоставляет новому работодателю трудовую книжку, в которой нет записи об увольнении с предыдущего места работы․ В такой ситуации новый работодатель не имеет права вносить запись о приеме․ Сотруднику необходимо:
- Обратиться к работодателю по последнему месту работы для внесения записи об увольнении;
- Либо обратиться в суд для установления факта прекращения трудовых отношений и внесения соответствующей записи․
И только после того, как запись об увольнении будет официально внесена, новый работодатель сможет сделать запись о приеме на работу․
Правильное ведение трудовой книжки при приеме и увольнении работников — это залог отсутствия штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств с бывшими сотрудниками․ Кадровику следует внимательно переносить данные из приказов, дословно формулировать причины увольнения со ссылками на ТК РФ и не забывать своевременно выдавать документ на руки или отправлять форму СТД-Р при работе с электронной трудовой книжкой․