Цель статьи – дать практические рекомендации по правильному оформлению записей в трудовую книжку в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)․ Рассмотрены нормативные ссылки, типовые формулировки для разных оснований прекращения трудового договора, а также типичные ошибки, которых следует избегать․

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормами ТК РФ:

• Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка»․ Определяет, какие сведения вносятся и в какой форме․
• Статья 66․1 ТК РФ – «Запись в трудовую книжку и внесение информации о трудовой деятельности»․ Требует точного соответствия формулировкам Кодекса․
• Статья 77 ТК РФ – «Основания и порядок прекращения трудового договора»․ Устанавливает перечень оснований прекращения и обязательные формулировки․
• Статья 84․1 ТК РФ – «Общий порядок оформления прекращения трудового договора»․ Обязывает указывать статью, часть статьи, пункт, а также ссылаться на соответствующий федеральный закон․

Все записи должны делаться в строгом соответствии с формулировками указанных статей и с указанием точных ссылок (например, «по части 1 статьи 77 ТК РФ»)․

Общие требования к записи

1. Запись вносится в вкладку трудовой книжки (страница 2‑3) в полях, отведённых для указания основания и причины прекращения трудового договора․
2. Текст записи должен быть полностью идентичен формулировке, приведённой в ТК РФ, без сокращений и вольных интерпретаций․
3. Необходимо указать:
   • Дата прекращения трудового договора;
   • Основание прекращения (по какой статье ТК РФ);
   • Причина (если она уточняется в статье);
   • Подпись работодателя и печать организации (при наличии)․
4. При внесении записи в дубликат трудовой книжки (если оригинал утерян) обязательна ссылка на приказ/распоряжение, которым был выдан дубликат․

Типовые формулировки в зависимости от основания прекращения

3․1 Увольнение по собственному желанию работника

Согласно части 3 статьи 77 ТК РФ запись оформляется так:

Увольнение по собственному желанию (часть 3 статьи 77 ТК РФ) с дата․

Пример:

Увольнение по собственному желанию (часть 3 статьи 77 ТК РФ) с ․

3․2 Увольнение по инициативе работодателя

Основания делятся на несколько групп․ Ниже – формулировки для самых распространённых случаев․

• Сокращение штата (часть 1 статьи 81 ТК РФ):

  Увольнение в связи с сокращением численности (часть 1 статьи 81 ТК РФ) с ․

• Несоответствие занимаемой должности (часть 2 статьи 81 ТК РФ):

  Увольнение в связи с несоответствием занимаемой должности (часть 2 статьи 81 ТК РФ) с ․

• Систематическое нарушение трудовой дисциплины (часть 3 статьи 81 ТК РФ):

  Увольнение в связи с систематическим нарушением трудовой дисциплины (часть 3 статьи 81 ТК РФ) с ․

• Сокращение (часть 4 статьи 81 ТК РФ) – при ликвидации организации:

  Увольнение в связи с ликвидацией организации (часть 4 статьи 81 ТК РФ) с ․

3․3 Прекращение трудового договора по соглашению сторон

Согласно части 2 статьи 77 ТК РФ:

Прекращение трудового договора по соглашению сторон (часть 2 статьи 77 ТК РФ) с ․

3․4 Окончание срока действия трудового договора

Если договор был заключён на определённый срок, запись делается по части 1 статьи 77 ТК РФ:

Прекращение трудового договора по истечении срока действия (часть 1 статьи 77 ТК РФ) с ․

3․5 Увольнение в связи с переводом на работу в другой регион (перевод в рамках одной организации)

Для случаев, когда работник переводится, а трудовой договор в прежнем месте прекращается, используется формулировка части 5 статьи 77 ТК РФ:

Увольнение в связи с переводом в другой регион (часть 5 статьи 77 ТК РФ) с ․

3․6 Увольнение работников, ранее занимавших должности государственной или муниципальной службы

Согласно пункту 1 главы 11 ТК РФ (в течение 5 лет после увольнения с госслужбы):

Увольнение в связи с истечением срока службы в государственной (муниципальной) организации (пункт 1 главы 11 ТК РФ) с ․

Порядок внесения записи в трудовую книжку

1. Подготовка приказа о прекращении трудового договора․ В приказе указываются:
   • Основание (статья, часть, пункт);
   • Дата и номер приказа;
   • Подпись руководителя и печать․
2. Заполнение полей в трудовой книжке:
   • В первой строке – дата увольнения;
   • Во второй строке – точная формулировка основания (см․ раздел 3);
   • В третьей строке – ссылка на приказ (номер, дата)․
3. Проверка записи сотрудником и подпись работника (при желании)․
4. Печать организации ставится на первой странице трудовой книжки и (при необходимости) на вкладыше․

Часто встречающиеся ошибки

• Сокращение текста – использование «по собственному желанию» без указания части статьи․
• Неправильный порядок слов – «Увольнение по статье 77» вместо «Увольнение по собственному желанию (часть 3 статьи 77 ТК РФ)»․
• Отсутствие ссылки на приказ – в случае, когда приказ обязателен (например, при сокращении штата)․
• Неправильная дата – указание даты подписания приказа вместо даты фактического прекращения договора․
• Отсутствие печати – в некоторых случаях (например, при выдаче дубликата) печать обязательна согласно приказу Минтруда № 589н от ․

Рекомендации работодателям

1. Создайте шаблоны приказов для каждого основания прекращения договора, где уже прописаны необходимые ссылки на статьи․
2. Обучите кадровый персонал правильному копированию формулировок из ТК РФ – используйте официальные тексты без изменений․
3. Внедрите контрольный лист перед выдачей трудовой книжки: проверка даты, формулировки, подписи, печати․
4. Храните копии всех приказов в электронном виде, чтобы быстро находить нужный документ при проверке․
5. При увольнении по собственному желанию убедитесь, что работник подписал заявление об увольнении и получил копию приказа․

Примеры готовых записей (2026 год)

Точная и корректная запись в трудовую книжку – важный элемент трудового законодательства, от которого зависят права работника и законность действий работодателя; Соблюдение формулировок, указанных в ТК РФ (статьи 66, 66․1, 77, 84․1), а также привязка к соответствующим приказам и печатям гарантируют отсутствие юридических споров и упрощают проверку со стороны государственных органов․

Помните: «Запись в трудовую книжку должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона» (ст․ 66․1 ТК РФ)․ Поэтому каждый пункт записи – это не просто формальность, а обязательный элемент правовой безопасности․

Статья подготовлена на основе актуального состояния законодательства на 22 мая 2026 года․