Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» пункт 10 регулирует порядок выдачи дубликата трудовой книжки работнику в случае её утери, порчи или уничтожения. Ниже подробно рассмотрены все аспекты этого пункта: правовые основания, условия выдачи, необходимые документы, порядок оформления, ответственность сторон и рекомендации по хранению дубликатов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 (трудовая книжка) и ст. 66.1 (выдача сведений о трудовой деятельности).
• Постановление Правительства РФ от  № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» (пункт 10).
• Приказ Минтруда России от  № 69н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (раздел III – внесение изменений и исправлений).
• Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ (при обработке сведений из трудовой книжки).

Когда выдаётся дубликат?

Дубликат трудовой книжки выдаётся работнику в следующих случаях:

1. Утрата оригинальной трудовой книжки (потеря, кража, стихийное бедствие и т.п.).
2. Порча оригинала, делающая его непригодным для использования (разрыв страниц, попадание влаги, огня и т.д.).
3. Уничтожение трудовой книжки по решению суда или иного компетентного органа.

Важно: дубликат не выдаётся при просто желании работника получить второй экземпляр; он выдаётся исключительно в случае фактической утраты или непригодности оригинала.

Кто выдаёт дубликат?

Выдача дубликата осуществляется работодателем (или его уполномоченным лицом), у которого трудовая книжка находилась на момент утраты/порчи. Если работник уволен, дубликат выдаёт последний работодатель, в трудовой книжке которого была сделана последняя запись об увольнении.

Порядок действий работодателя

1. Получение заявления работника. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата, в котором указывает причину (утрата/порча) и прилагает документы, подтверждающие факт утраты (например, справку из полиции о краже, акт о порче, заключение эксперта и т.д.).
2. Проверка оснований. Кадровая служба проверяет достоверность заявления и прилагаемых документов. При сомнении может потребоваться дополнительное подтверждение (например, запрос в архив предыдущего работодателя).
3. Подготовка дубликата. Дубликат заполняется на бланке трудовой книжки, утверждённом образцом, с соблюдением всех требований Инструкции по заполнению трудовых книжек. В дубликате переносятся все записи, содержащиеся в оригинале на момент его утраты/порчи, включая:
   • сведения о работнике (ФИО, дата рождения);
   • записи о приёме на работу, переводах, повышениях, награждениях;
   • записи об увольнении (если таковые имелись).
4. Отметка о дубликате. На первой странице дубликата делается запись: «Дубликат выдан вместо утраченной (повреждённой) трудовой книжки № [номер оригинала] от [дата выдачи]». Подписывается уполномоченным лицом и ставится печать организации.
5. Выдача дубликата работнику. Дубликат вручается под расписку. В журнале учёта выдачи дубликатов фиксируется дата, номер оригинала, ФИО работника и основание выдачи.
6. Хранение копии заявления и подтверждающих документов. Все документы, связанные с выдачей дубликата (заявление, справки, акты), хранятся в личном деле работника не менее 50 лет, как требует ст. 66 ТК РФ.

Особенности заполнения дубликата

• Дубликат заполняется только чёрной или синей пастой, без использования корректирующих средств.
• Все записи должны быть чёткими, разборчивыми и соответствовать оригиналу по содержанию и порядку.
• Если в оригинале имелись исправления, внесённые согласно пункту 9 Правил, они также переносятся в дубликат в том же виде (с указанием даты исправления и подписи ответственного лица).
• В дубликате не допускается оставлять пустых строк между записями; каждая новая запись начинается с новой строки.

Ответственность сторон

• Работодатель несёт ответственность за:
  1. неправомерный отказ в выдаче дубликата при наличии законных оснований;
  2. нарушение порядка заполнения дубликата (неполные или неверные записи);
  3. несвоевременную выдачу (более 10 рабочих дней с момента подачи заявления без уважительной причины).
• Работник обязан:
  1. предоставить достоверные сведения и документы, подтверждающие факт утраты/порчи;
  2. хранить дубликат в надёжном месте и при необходимости представлять его по требованию работодателя или государственных органов.

Сроки выдачи дубликата

Согласно пункту 10 Правил, дубликат должен быть выдан не позднее десяти рабочих дней со дня подачи работником заявления и предоставления всех необходимых документов. В случае необходимости дополнительной проверки (например, запрос в архив предыдущего работодателя) срок может быть продлён, но работник должен быть уведомлён о причинах задержки.

Хранение дубликата после выдачи

Дубликат трудовой книжки имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Поэтому его хранение регулируется теми же нормами:

• Дубликат хранится у работника в течение всего периода его трудовой деятельности.
• При увольнении работника дубликат возвращается работодателю вместе с оригиналом (если он был восстановлен) или остаётся у работника как документ, подтверждающий трудовой стаж.
• В случае утери дубликата процедура его восстановления повторяется в соответствии с пунктом 10 Правил.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать дубликат, если оригинал трудовой книжки находится у бывшего работодателя?

Да. Если работник уволен и трудовая книжка осталась у предыдущего работодателя, дубликат выдаёт последний работодатель, у которого была сделана последняя запись о работе.

Нужно ли заверять дубликат нотариусом?

Нет. Дубликат, оформленный в соответствии с Правилами и заверенный подписью уполномоченного лица и печатью организации, имеет полную юридическую силу без дополнительного нотариального заверения.

Что делать, если в оригинале были сделаны исправления, а работник потерял только часть страниц?

Дубликат заполняется полностью, включая все исправления, внесённые в оригинал. Если часть страниц утрачена, сведения из них восстанавливаются на основании приказов, трудовых договоров и иных документов, хранящихся в личном деле работника.

Можно ли выдать дубликат в электронном виде?

На момент 2026 года законодательство допускает только бумажный формат трудовой книжки и её дубликата. Электронные копии могут использоваться лишь для внутреннего учёта, но не заменяют бумажный документ.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создать внутренний регламент по выдаче дубликатов, включающий образец заявления, список необходимых подтверждающих документов и журнал учёта.
2. Обеспечить наличие достаточного запаса бланков трудовой книжки, хранящихся как документы строгой отчетности (в соответствии с ч. 2 ст. 66 ТК РФ и пунктом 42 Правил).
3. Проводить периодическое обучение сотрудников кадрового отдела правилам заполнения и выдачи дубликатов, включая работу с исправлениями.
4. Вести электронный журнал учёта выдачи дубликатов с возможностью быстрого поиска по ФИО, номеру оригинала и дате выдачи.
5. При утрате трудовой книжки сразу же информировать работника о необходимости подать заявление и предоставить подтверждающие документы, чтобы минимизировать простои в оформлении дубликата.

---

Статья подготовлена на основе действующего законодательства на май 2026 года. Для уточнения отдельных вопросов рекомендуется обращаться к актуальным версиям Трудового кодекса РФ, Постановлению Правительства РФ № 225 от и Инструкции по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от  № 69н).