Смерть близкого человека — это всегда тяжелое испытание, в период которого родственникам приходится решать множество бюрократических вопросов. Один из таких вопросов — получение трудовой книжки умершего сотрудника. Этот документ может понадобиться для оформления пенсии, получения страховых выплат или других социальных гарантий. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на получение трудовой книжки умершего, какие документы потребуются и как происходит сама процедура выдачи.
Нормативная база: кто и на каком основании может получить документ?
Согласно действующему законодательству (п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от N 320н), в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника.
Для получения документа родственник должен:
- Предъявить свидетельство о смерти работника.
- Предоставить документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.).
- Предъявить свой паспорт.
- Написать заявление о выдаче трудовой книжки.
- Оставить расписку в получении документа.
Если родственники не обратились за документом лично, трудовая книжка может быть выслана им по почте, но только в том случае, если от родственника поступило соответствующее письменное заявление с просьбой об отправке почтовым отправлением.
Как правильно составить заявление
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы такого заявления, однако оно должно содержать всю необходимую информацию для кадровой службы. Заявление пишется на имя руководителя организации.
Структура заявления
- Шапка документа (правый верхний угол):
- Должность и Ф.И.О. руководителя организации.
- Название организации.
- Ф.И.О. заявителя (родственника).
- Паспортные данные заявителя (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения).
- Адрес регистрации по месту жительства.
- Наименование документа: посередине строки пишется «Заявление».
- Основная часть:
- Просьба выдать трудовую книжку умершего работника.
- Ф.И.О. умершего работника.
- Указание степени родства (муж, жена, сын, дочь и т.д.).
- Причина обращения (для оформления пенсии, получения наследства и т.д. — указывается по желанию).
- Приложения: перечисляются прилагаемые копии документов (копия свидетельства о смерти, копия документа о родстве, копия паспорта заявителя).
- Дата и подпись заявителя.
Примерная форма (образец) заявления
Ниже представлен шаблон заявления, который вы можете адаптировать под свою ситуацию.
Образец заявления
Директору ООО «Название Организации»
Иванову И.И.
от Петровой Марии Ивановны,
паспорт серии 45 08 N 123456,
выдан ОВД района Кунцево г. Москвы г.,
код подразделения: 772-058,
зарегистрированной по адресу:
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне на руки надлежащим образом оформленную трудовую книжку моего умершего мужа, Иванова Петра Сергеевича, работавшего в ООО «Название Организации» в должности инженера.
Трудовую книжку получаю для оформления пенсионных выплат.
Приложение:
- Копия свидетельства о смерти Иванова П.С. серия I-МЮ N 123456.
- Копия свидетельства о браке серия I-МЮ N 654321.
- Копия паспорта Петровой М.И.
Подпись: ______________ /Петрова М.И./
Расписка в получении трудовой книжки
Кадровики часто просят родственников написать не только заявление, но и отдельную расписку. Это связано с тем, что в Книге учета движения трудовых книжек графа о получении документа предусматривает подпись именно работника. Поскольку работник умер, а подпись родственника в этой книге может вызвать вопросы у проверяющих органов, отдельная расписка служит надежным юридическим подтверждением факта выдачи документа.
Примерная форма расписки
Я, Ф.И.О. (родственника), паспорт серии [вписать нужное] N [вписать нужное], выдан [вписать нужное число, месяц, год], код подразделения: [вписать нужное], зарегистрированный по месту жительства по адресу: [вписать нужное], настоящим подтверждаю получение в отделе кадров [название организации] надлежащим образом оформленной трудовой книжки серия [вписать нужное] N [вписать нужное] моего [указать вид родственных отношений, например, мужа], [Ф.И.О. умершего], [число, месяц, год рождения].
Подпись: ______________ /расшифровка/
Отправка трудовой книжки по почте
Если родственник не имеет возможности лично явиться в отдел кадров, он имеет право направить работодателю письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку умершего по почте. В таком случае в тексте заявления необходимо указать:
- Точный почтовый адрес, по которому следует направить документ.
- Желаемый способ пересылки (заказным письмом с описью вложения, ценным письмом и т.д.).
Отправка документа без письменного согласия (заявления) родственника не допускается. Если родственники не обращались за документом и заявления не поступало, трудовая книжка умершего работника должна храниться у работодателя в соответствии с правилами архивного хранения.
Что делать, если за трудовой книжкой никто не обратился?
В ситуациях, когда у умершего сотрудника нет родственников либо они не проявили интереса к получению документа, работодатель не имеет права выбросить или уничтожить трудовую книжку. Документ подлежит специальному учету и хранится в архиве организации в течение 50 лет (если документ создан после 2003 года) или 75 лет (если документ создан до 2003 года).
Процесс получения трудовой книжки умершего родственника не является сложным, если знать базовые правила. Главное — собрать пакет подтверждающих документов (свидетельство о смерти и подтверждение родства), корректно написать заявление на получение трудовой книжки умершего и не забыть оставить расписку сотруднику отдела кадров. Эти действия обезопасят как самого заявителя, так и работодателя от возможных юридических претензий в будущем.