Трудовая книжка (ТК) — основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о должностях, переводах, увольнениях и пр.
От правильного оформления записей в ТК зависит не только юридическая чистота трудовых отношений, но и возможность получения пенсии, социальных выплат и пр.
В статье рассмотрим, как оформить запись о приёме на должность в 2026 году, какие нормативные акты регулируют процесс, какие нюансы следует учитывать при работе с бумажной и электронной ТК.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база (2025‑2026 гг.)
2. Структура записи в разделе «Сведения о работе»
3. Образец записи «Принят(а) на должность» (бумажная ТК)
4. Электронная трудовая книжка: особенности заполнения
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Заверение копий ТК: порядок и образец

Нормативно‑правовая база (2025‑2026 гг.)

• Постановление Минтруда РФ № 69 от  г. – основной документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2025, пункт 5.26 – требования к оформлению копий ТК, подписи и расшифровки должностных лиц (утверждён приказом Росстандарта от  г.).
• Приказ Минтруда РФ № 320н – порядок внесения записей о приёме, переводе, увольнении.
• Постановление Правительства РФ от  г. – завершение переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК).

Все указанные документы обязательны к исполнению как для работодателей, так и для работников.

Структура записи в разделе «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф:

В графе 3 дополнительно указывается должность, специальность, квалификация, а при переводе – новое подразделение.

Образец записи «Принят(а) на должность» (бумажная ТК)

Ниже – типовой пример, соответствующий требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и актуальный на 2026 год.

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», отдел продаж
 Принят(а) на должность: менеджер по работе с клиентами
 Специальность: менеджер, квалификация – 2 разряд
Графа 4: Приказ № 208‑к от «О приёме на работу» (подпись руководителя, печать)

Если запись делается в электронном виде, вместо печати ставится электронная подпись (ЭП) с указанием ФИО, должности и расшифровки.

Пояснения к каждому полю

• Графа 1. Порядковый номер – начинается с 1 и увеличивается автоматически.
• Графа 2. Дата приёма – указывается в полном формате, без сокращений.
• Графа 3.
  • Полное название организации (с юридическим статусом).
  • Если есть подразделение – указывается после запятой.
  • Текст «Принят(а) на должность» пишется без кавычек, далее – название должности.
  • При необходимости указываются специальность и квалификация.
• Графа 4. Указывается документ, на основании которого работник принят:
  • тип документа (приказ, решение, договор);
  • дата и номер;
  • при необходимости – подпись и печать (или ЭП).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности заполнения

С 1 января 2026 года полностью завершён переход к ЭТК. Основные отличия от бумажного варианта:

1. Запись вносится через специализированную программу «Электронная трудовая книжка» (разработана Минтрудом).
2. Подтверждение записи происходит с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя.
3. Все реквизиты (дата, номер приказа, должность) вводятся в поля формы – система автоматически проверяет корректность формата.
4. Копии документов (приказ, договор) прикрепляются в виде сканов PDF, подписанных КЭП.
5. При необходимости работник может запросить печатный «выписной лист» из ЭТК.

Пример заполнения в ЭТК (скриншот условный):

• Дата приёма:
• Организация: ООО «Ромашка»
• Должность: Менеджер по работе с клиентами
• Основание: Приказ № 208‑к от (прикреплён PDF‑документ)
• Подпись руководителя: Электронная подпись И. И. Иванова, директор

Типичные ошибки и как их избежать

Заверение копий трудовой книжки: порядок и образец

Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2025, копию ТК заверяют следующим образом:

1. На первом листе копии ставится отметка «Копия» (чернилами или печатью).
2. Если копия состоит из более чем 5 листов, запись «Копия» делается также на оборотной стороне последнего листа.
3. Ответственный сотрудник (например, специалист отдела кадров) ставит:
   • Подпись;
   • Расшифровку подписи (ФИО, должность);
   • МП — место печати (если есть печать организации).
4. Все листы скрепляются скрепкой или лентой.

Образец заверения копии (2026 год):

Копия
Трудовая книжка
№ 1234567890

...
[Текст оригинала]

Подпись: ______________________
(И. И. Петров, специалист отдела кадров)
МП: __________________________
(печать организации)

Правильное оформление записи «Принят(а) на должность» в трудовой книжке — это не просто формальность, а важный элемент трудового права.
Соблюдая актуальные нормативные требования (ГОСТ Р 7.0.97‑2025, Приказ 320н, постановления 2025‑2026 гг.), используя проверенные образцы и учитывая особенности электронных трудовых книжек, вы гарантируете юридическую чистоту кадровых документов и защищаете интересы как работодателя, так и работника.

Если у вас возникли вопросы по заполнению ТК или требуется индивидуальная консультация, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.