Смерть работника, это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки семьи погибшего, но и четкого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых этапов является правильное оформление документации, в частности, внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку. В 2026 году порядок действий регулируется Трудовым кодексом РФ и актуальными нормативными актами (включая Приказ Минтруда № 320н).
В данной статье мы подробно разберем, как правильно сформулировать запись, на основании каких документов она вносится и как передать трудовую книжку родственникам умершего.
Основания для внесения записи
Трудовой договор прекращается в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Основанием для издания приказа и внесения записи в трудовую книжку является свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС, или решение суда о признании гражданина умершим.
Работодатель не может самостоятельно инициировать этот процесс без документального подтверждения. Если точные факты неизвестны, работодатель вправе отправить запрос в ЗАГС по месту последней прописки сотрудника, месту обнаружения тела или району захоронения.
Порядок действий работодателя
- Получение документа: Получение копии свидетельства о смерти от родственников или запрос в ЗАГС.
- Издание приказа: Оформление приказа о прекращении трудового договора. В приказе указывается дата смерти работника, а не дата издания приказа.
- Внесение записи: Заполнение трудовой книжки (если она велась в бумажном виде).
- Отчетность: Представление сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в Социальный фонд России (СФР).
- Выдача документов: Передача трудовой книжки и других документов членам семьи.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно помнить, что в графе с причинами увольнения нельзя использовать формулировку «Уволен». Поскольку трудовой договор прекращается не по воле сторон, а в силутивных обстоятельств, используется формулировка «Работа прекращена».
Ниже приведена инструкция по заполнению граф:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи по хронологии.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа о прекращении трудового договора (не дата смерти!).
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении):
Пишется: «Работа прекращена в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Далее указывается должность, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и заверяется печатью организации (при наличии). - Графа 4 (Документ-основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. Важно: здесь не указываются реквизиты свидетельства о смерти, только приказ работодателя.
Пример заполнения:
Работа прекращена в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Инженер. (Подпись) (Печать)
Приказ от № 45-к
Выдача трудовой книжки родственникам
После внесения записи трудовую книжку необходимо выдать. Согласно законодательству, в случае смерти работника трудовая книжка:
- Выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку;
- Или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
При выдаче на руки родственник должен поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; Если трудовая книжка не была заполнена (например, работник отказался от ее ведения в бумажном виде), то в СФР все равно должны быть переданы сведения о прекращении договора.
Электронная трудовая книжка
В 2026 году большинство данных хранится в электронном виде. Работодатель обязан сформировать и отправить в СФР форму СТД-Р с указанием причины прекращения договора (код причины «СМ», смерть). Электронную версию документа (распечатку формы СТД-Р) также можно передать членам семьи умершего по их просьбе.
Особенности заполнения личной карточки (форма Т-2)
В личной карточке умершего работника (форма Т-2) также необходимо сделать запись, аналогичную записи в трудовой книжке. В разделе XI «Основания прекращения трудового договора» указываются:
- Причина: смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- Дата прекращения договора;
- Номер и дата приказа;
- Подпись работника, ответственного за кадры (вместо подписи работника делается отметка о невозможности подписи в связи со смертью).
Частые вопросы и важные нюансы
Что делать, если смерть наступила во время отпуска?
Порядок оформления тот же. Датой прекращения договора считается дата смерти, указанная в свидетельстве. Неиспользованные дни отпуска компенсируются денежно и выплачиваются наследникам.
Нужно ли ждать полгода для вступления в наследство?
Нет; Трудовая книжка выдается родственникам сразу после оформления всех внутренних документов работодателя, не дожидаясь истечения срока вступления в наследство. Достаточно предъявить свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство (или заявление).
Кто подписывает трудовую книжку?
Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (если она используется). Подпись самого работника не ставится, так как он не может ее заверить.
Правильное оформление документов в такой сложный момент — это не только требование закона, но и проявление уважения к памяти сотрудника и поддержка его близких. Следуйте установленному алгоритму, чтобы избежать юридических ошибок.