В большинстве случаев трудовая книжка передаётся работнику лично в день увольнения. Однако в реальной практике часто возникает необходимость получить её через представителя – члена семьи, доверенного лица или юриста. В статье рассмотрены правовые основы, порядок оформления доверенности, требования работодателя и типичные ошибки, которые могут привести к отказу в выдаче документа.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 80, пункт 2: при увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику.
- Постановление Правительства РФ от № 225 (Правила) – регламентирует ведение Книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. При получении книжки по доверенности запись в этой книге вносит лицо, получающее доверенность.
- Положение Роструда (публикации 2022‑2024 гг.) – подтверждает, что работодатель вправе выдать трудовую книжку представителю работника при наличии надлежащей доверенности.
- Гражданский кодекс РФ – нормы о доверенности (ст. 185‑191), в т.ч. о нотариальном удостоверении.
Когда можно оформить получение книжки через представителя?
Согласно законодательству, выдача трудовой книжки третьему лицу допускается в следующих случаях:
- Работник находится за пределами места работы (выезд в другой город/страну) и не может присутствовать лично.
- Работник тяжело болен, находится в стационаре или в реанимации.
- Работник находится в местах лишения свободы.
- Работник доверил получение книжки своему законному представителю (супруг, родитель, ребёнок‑старше 14 лет) в целях экономии времени.
- Работник оформил доверенность на получение иных документов (выплаты, СТД‑Р) и включил в неё пункт о трудовой книжке.
Как оформить доверенность?
Требования к форме
- Доверенность должна быть публичной (нотариально заверенной) либо внутренней (внутри организации), если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами работодателя.
- В документе обязаны быть указаны:
- Полные ФИО, паспортные данные и ИНН доверителя (работника);
- Полные ФИО, паспортные данные доверенного лица;
- Точная формулировка полномочий – «получить трудовую книжку, а также подписать запись в Книге учёта движения трудовых книжек»;
- Срок действия доверенности (не более 1 года, если иное не оговорено);
- Дата и место составления;
- Подпись доверителя и печать нотариуса (при публичной доверенности).
- Для получения одновременно трудовой книжки и выходного пособия допускается одна доверенность, в которой перечислены оба вида полномочий.
Образец доверенности
Город ____________ "____" ___________ 2026 г. Я, _______________ (ФИО полностью), паспорт: ____ № ________, выдан ________________, проживающий(ая) по адресу: _______________________, действуя в качестве работника (сотрудника) ООО «_________», настоящей доверенностью уполномочиваю _______________ (ФИО полностью), паспорт: ____ № ________, выдан ________________, проживающего(ую) по адресу: _______________________, на получение моей трудовой книжки, а также подпись в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, в связи с моим увольнением, а также получение всех полагающихся мне выплат (в т.ч. выходного пособия). Срок действия доверенности: до "____" ___________ 2027 г. Подпись: _____________ (ФИО полностью) Нотариальная печать и подпись нотариуса
Порядок получения трудовой книжки представителем
- Подготовка документов:
- Оригинал доверенности (нотариально заверенной) и её копия.
- Паспорт представителя.
- Трудовая книжка (если работник её ещё не сдал).
- Трудовая книжка может быть выдана вместе с формой СТД‑Р (свидетельство о трудовой деятельности) – в этом случае в доверенности указываются оба документа.
- Обращение в отдел кадров:
- Представитель предъявляет доверенность и паспорт.
- Сотрудник отдела кадров проверяет подлинность доверенности, сверяет её с личным делом работника.
- Если доверенность соответствует требованиям, работодатель вносит запись в Книгу учёта движения трудовых книжек от имени представителя.
- Получение книжки:
- Трудовая книжка передаётся представителю под расписку (квитанцию о получении);
- Представитель подписывает полученную книжку в личной карточке (если это предусмотрено внутренними правилами).
- Последующие действия:
- Если у работника возникнут вопросы по записям в книжке, он может обратиться к работодателю лично или через представителя.
- При необходимости внесения исправлений (ошибки в датах, названиях должностей) работник (или его представитель) подаёт заявление в отдел кадров.
Возможные причины отказа работодателя
Работодатель имеет право отказать в выдаче трудовой книжки по доверенности, если:
- Доверенность не заверена нотариусом (при этом внутренней доверенности может быть недостаточно, если в локальном регламенте указано обязательное нотариальное удостоверение).
- В доверенности отсутствует чёткая формулировка о получении именно трудовой книжки.
- Срок действия доверенности уже истёк.
- В личном деле работника отсутствует запись о выдаче книжки (например, работник ещё не уволен официально).
- Работодатель подозревает подделку документа.
Практические рекомендации
- Уточните требования конкретного работодателя. Некоторые организации требуют только нотариальную доверенность, другие – дополнительно форму заявления от работника.
- Сделайте копию доверенности. Оставьте её у себя, а оригинал передайте только в отдел кадров.
- Сохраняйте расписку о получении. Это документальное подтверждение того, что книжка передана третьему лицу.
- Проверьте запись в Книге учёта. После получения книжки убедитесь, что в книге сделана запись о её выдаче представителю.
- Не откладывайте получение книжки. По закону работодатель обязан выдать её в день увольнения; задержка может привести к штрафам для работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оформить доверенность у себя дома без нотариуса?
Теоретически – да, но большинство работодателей откажутся принимать такую доверенность. Для надёжности рекомендуется нотариальное заверение.
Можно ли доверить получение книжки несовершеннолетнему ребёнку?
Согласно ТК РФ, представителем может быть лицо, достигшее 14 лет, если оно имеет нотариально заверенную доверенность.
Что делать, если книжка утеряна, а представитель уже получил её?
Необходимо подать заявление в отдел кадров о потере, оформить справку о потере и получить дубликат (выписку из СТД‑Р) в соответствии с пунктом 2 статьи 80 ТК РФ.
Можно ли одновременно получить трудовую книжку и СТД‑Р по одной доверенности?
Да, в доверенности можно указать оба вида полномочий. Это часто делается, чтобы сократить количество визитов в отдел кадров.
Получение трудовой книжки через представителя – законный и удобный способ, если работник не может присутствовать лично. Ключевыми моментами являются:
- Наличие нотариально заверенной доверенности с чёткой формулировкой полномочий;
- Соблюдение требований работодателя к документам;
- Контроль за записью в Книге учёта движения трудовых книжек;
- Сохранение подписанных расписок и копий документов.
Соблюдая указанные правила, вы избежите лишних задержек и конфликтов, а трудовая книжка будет передана в законном порядке.
Дата публикации: