Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запись об изменении (переименовании) должности в трудовой книжке работника, какие нормативные акты регулируют данный процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Правовая база

Оформление изменений в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 66.1 – сведения о трудовой деятельности.
  • Статья 72, часть 1 – перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя (в т.ч. изменение должности, профессии, специальности).
• Инструкция о трудовых книжках (утв. приказом Минтруда России от  № 322н) – пункт 55, часть 1: запись в трудовую книжку может вноситься только на основании приказа (распоряжения) работодателя.
• Постановление Правительства РФ от № 1085 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – уточняет форму записи и порядок её внесения.

Без наличия официального приказа или решения, отражающего изменение, внесение правок в трудовую книжку считается недопустимым.

Когда необходимо вносить запись об изменении должности?

Запись делается в следующих случаях:

1. Полное переименование должности (например, «секретарь» → «офис‑менеджер»).
2. Изменение наименования должности в штатном расписании без изменения фактических обязанностей.
3. Перевод работника на другую должность в рамках того же предприятия (смена профиля работы).
4. Корректировка названия должности в связи с реорганизацией, слиянием компаний или изменением отраслевой терминологии.

Если же меняются только обязанности без изменения названия, запись в трудовую книжку не требуется – достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Какой документ служит основанием для внесения записи?

Основанием является приказ работодателя (или распоряжение) с указанием:

• Дата издания приказа.
• Номер приказа.
• Наименование (полный текст) изменения (переименование должности).
• Ссылка на актуализированное штатное расписание (при необходимости).
• Подпись руководителя и печать организации.

Приказ должен быть подписан лицом, уполномоченным вести кадровый учет (директор, генеральный директор, главный бухгалтер и т.п.).

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка приказа о переименовании должности:
   • Определите новое наименование должности.
   • Утвердите изменение в штатном расписании.
   • Сформируйте приказ в соответствии с образцом (см. ниже).
2. Уведомление работника:

   Работнику предоставляется копия приказа, а также (по желанию) дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируются новые условия.

3. Внесение записи в трудовую книжку:

   Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страница 2–3 книги). Заполняются четыре графы:

   1. Графа 1 – Порядковый номер записи. Увеличивается на 1 от предыдущей записи.
   2. Графа 2 – Дата изменения. Указывается дата вступления приказа в силу (обычно дата издания приказа).
   3. Графа 3 – Содержание изменения. Пример формулировки: «Должность «секретарь» переименована в «офис‑менеджер»»;
   4. Графа 4 – Номер и дата приказа. Пример: «Приказ № 45‑2026 от ».
4. Контроль и архивирование:
   • Сохраните оригинал приказа в личном деле работника.
   • Обновите электронный кадровый учет (если используется).

Пример записи в трудовой книжке

Если переименование происходит одновременно с изменением штатного расписания, в графе 3 можно добавить уточнение: «в связи с изменением штатного расписания».

Образец приказа работодателя

Приказ № 45‑2026
от г.

О переименовании должности
В соответствии со ст. 72 ТК РФ, частью 1, а также с приказом Минтруда России № 322н от г. «Об инструкции о трудовых книжках», приказываю:

Переименовать должность «секретарь» в «офис‑менеджер» в штатном расписании организации ООО «Пример» с г.
Внести соответствующую запись в трудовые книжки работников, занимающих данную должность.
Довести настоящий приказ до сведения работников под подпись.
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров.

Генеральный директор ___________________ /Иванов И.И./

Типичные ошибки при внесении записи

• Отсутствие приказа. Запись без официального приказа считается недействительной.
• Неправильный порядок заполнения граф. Порядковый номер должен идти по возрастанию, а дата – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Сокращения в графе 3; Формулировка должна быть полной, без аббревиатур (например, «Должность переименована», а не «Должн. переимен.».).
• Не указана ссылка на приказ. В графе 4 необходимо указать как номер, так и дату приказа.
• Запись в неправильный раздел. Изменения должности вносятся только в раздел «Сведения о работе», а не в раздел «Сведения о награждениях».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать запись в трудовой книжке работником?

Нет. Запись вносится только работодателем (или уполномоченным лицом). Подпись работника не требуется, но он должен получить копию приказа.

Можно ли одновременно изменить и название должности, и её квалификацию?

Да. В таком случае в графе 3 указывают оба изменения, например: «Должность «оператор» переименована в «техник‑оператор», квалификация изменена с «оператор» на «техник»». При этом в приказе должно быть чётко прописано и переименование, и изменение квалификации.

Как отразить изменение, если работник переехал в другую организацию‑участника группы компаний?

Если работник переходит в другую юридическую структуру, необходимо оформить перевод (ст. 72 ТК РФ) и оформить запись в трудовую книжку новой организации. В старой организации запись о переводе делается в графе 4 («Перевод в другую организацию»).

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о прежнем переименовании, а новое название отличается?

Вносится новая запись с новым порядковым номером, датой и номером нового приказа. Предыдущие записи остаются в книге как исторический факт.

Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Да. Процедура аналогична бумажной версии: в системе вводятся те же данные, а в качестве подтверждения указывается номер и дата приказа. Электронный документ считается юридически равным бумажному.

Внесение изменения должности в трудовую книжку – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Наличие официального приказа (или распоряжения) работодателя.
• Точная и полная формулировка записи в графах 1–4.
• Соблюдение последовательности нумерации записей.
• Архивирование приказа в личном деле работника.

Тщательное выполнение этих шагов гарантирует, что запись будет признана законной, а права работника – надёжно защищены.

Автор: юридический консультант по трудовому праву.
Дата публикации: