С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, закон допускает ведение трудовой книжки в бумажном виде, если работник подаёт заявление о продолжении её ведения. В статье подробно рассматриваются правовые основания, порядок подачи, сроки, типичный образец заявления и типичные ошибки.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Кто имеет право подавать заявление
3. Когда и почему необходимо подавать заявление
4. Сроки подачи
5. Образец заявления (бумажный и электронный варианты)
6. Пошаговый порядок подачи
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие вопрос продолжения ведения трудовой книжки в бумажном виде:

• Трудовой кодекс РФ:
  • Статья 66 – «Ведение трудовой книжки» (пункт 1‑2). В ней указано, что работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и обязан подать письменное заявление, если желает продолжить ведение в бумажном виде.
  • Статья 67 – «Электронная трудовая книжка». Описывает порядок перехода на электронный носитель и условия отказа от него.
• Федеральный закон от  № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – определяет сроки и порядок перехода, а также обязанность работника подать заявление об отказе от ЭТК.
• Приказ Минтруда России от  № 353н – «Об утверждении формы заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки».

Эти документы образуют юридический фундамент, на котором базируется процесс подачи заявления.

Кто имеет право подавать заявление

Заявление может подать любой работник, у которого в организации ведётся электронная трудовая книжка, но он желает, чтобы её дальнейшее оформление происходило в бумажном виде. В частности:

• Работники, принявшие решение о сохранении бумажной трудовой книжки до окончания переходного периода (31 декабря 2025 г.)
• Сотрудники, получившие электронную трудовую книжку в рамках проекта «ЭТК», но не желающие её использовать (по личным, техническим или юридическим причинам)
• Работники, уволившиеся и желающие вернуть бумажную книжку работодателю для дальнейшего использования

Когда и почему необходимо подавать заявление

Согласно статье 66 ТК РФ, если работник не подаёт заявление об отказе от электронного формата, считается, что он согласен на ведение трудовой книжки в электронном виде. Поэтому, чтобы сохранить бумажный вариант, необходимо:

• Подать заявление до 31 декабря 2025 года (конец переходного периода) – после этой даты электронный формат станет обязательным, если не будет подано заявление.
• Сделать заявление в случае изменения предпочтений (например, после получения ЭТК работник решает, что ему удобнее бумажный вариант).

Отказ от электронного формата может быть обусловлен:

• Отсутствием доступа к интернету или техническим средствам;
• Необходимостью иметь под рукой бумажный документ при проверках (например, в государственных учреждениях, где пока не приняты электронные версии).
• Личными предпочтениями или требованиями работодателя.

Сроки подачи заявления

Образец заявления

Бумажный вариант (формат Word/PDF)

Ниже – типовой образец, подготовленный специалистами КонсультантПлюс. Вставьте свои данные в места, отмеченные [ ... ].

Заявление
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

Я, [Фамилия Имя Отчество], 
дата рождения [дд.мм;гггг], 
паспорт: серия [XX] номер [XXXXXX], выдан [кем выдан] [дата выдачи], 
проживающий(ая) по адресу: [полный адрес],
прошу работодателя [наименование организации], 
ИНН [XXXXXXXXXX], 
адрес: [юридический адрес],

продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Электронный вариант (для подачи через корпоративный портал)

Текст заявления сохраняется в виде простого текста, а в поле «Приложения» прикладывается скан паспорта (по требованию работодателя).

Заявление
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде
ФИО: ______________________
Дата рождения: ______________
Серия и номер паспорта: ______
Кем и когда выдан: __________
Адрес регистрации: __________

Настоящим прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Пошаговый порядок подачи заявления

1. Подготовьте документ – используйте один из образцов выше, заполните все обязательные поля.
2. Проверьте корректность данных – убедитесь, что ФИО, паспортные данные и адрес совпадают с данными, указанными в личном деле.
3. Подпишите заявление – в бумажном виде подпись ставится от руки; в электронном – используйте электронную подпись (если требуется).
4. Соберите необходимые приложения (копию паспорта, при необходимости – справку о месте работы).
5. Передайте заявление работодателю:
   • Лично в отдел кадров;
   • По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
   • Через корпоративный портал (если предусмотрено).
6. Получите подтверждение – работодатель обязан оформить резолюцию (подпись руководителя и печать) и выдать вам копию заявления с отметкой о принятии.
7. Сохраните копию – храните оригинал заявления и подтверждение в личных документах.

Если заявление отклоняется, работодатель обязан указать причины отказа в письменной форме.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи – без подписи заявление считается недействительным.
• Неполные паспортные данные – указывайте серию, номер, кем и когда выдан.
• Срок подачи после 31 декабря 2025 г. – в этом случае заявление может быть отклонено, если работодатель уже перевёл книжку в электронный формат.
• Отсутствие копии паспорта (если работодатель требует) – заявление может быть возвращено на доработку.
• Неуказание работодателя – обязательно указывайте полное наименование организации, ИНН и юридический адрес.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление, если я только начал работать в 2024 году?

Да. При приёме на работу работодатель вносит запись в электронную трудовую книжку. Если вы хотите, чтобы запись вёлся в бумажном виде, подайте заявление в течение 10 рабочих дней с момента получения уведомления о переходе.

Можно ли подать заявление после того, как электронная книжка уже заполнена?

Да. Работодатель может перенести записи из ЭТК в бумажную форму, но это потребует дополнительного времени и согласования. Заявление подаётся в любой момент, однако рекомендуется делать это до 31 декабря 2025 года;

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней. При отказе он обязан предоставить письменные причины. В случае необоснованного отказа работник может обратиться в инспекцию труда.

Можно ли одновременно вести трудовую книжку в бумажном и электронном виде?

Да, в 2026 году допускается одновременное ведение обеих форм, если работник не подал заявление об отказе от одной из них. Однако записи в обеих книжках должны быть согласованы.

Как оформить заявление, если я работаю удалённо и не могу лично принести документ в отдел кадров?

Отправьте заявление по электронной почте с приложением скана подписи и паспорта, а также запросите подтверждение получения от руководителя отдела кадров. При необходимости подпишите документ в электронном виде (ЭЦП).

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки – простой, но важный документ, который позволяет сохранить привычный бумажный формат учёта трудового стажа. Правильное оформление, соблюдение сроков и знание правовых оснований помогут избежать конфликтов с работодателем и обеспечить корректное ведение трудовой книжки.

Помните, что своевременное подписание заявления – ваш шанс сохранить контроль над документом, а в случае возникновения спорных ситуаций вы будете иметь юридически подтверждённый документ.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.