Оформление записи об увольнении — один из ключевых этапов завершения трудовых отношений. Неправильная запись может привести к проблемам при последующем трудоустройстве работника и к штрафам для работодателя. В статье подробно рассмотрены нормативные акты‚ порядок заполнения‚ образцы формулировок и типичные ошибки.

Правовая база

Основные нормативные документы‚ регулирующие порядок оформления увольнения по собственному желанию:

1. Трудовой кодекс РФ:
   • Статья 77‚ пункт 3 ч. 1 ТК РФ — основное основание увольнения по инициативе работника.
   • Статья 80‚ ч. 1 ТК РФ — требование письменного заявления работника.
   • Статья 81‚ ч. 1 ТК РФ — порядок расчёта и выдачи документов.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В пункте 5.2 указана обязательная формулировка «Уволен(а) по собственному желанию».
3. КонсультантПлюс: порядок заполнения граф 1‑4 в трудовой книжке (порядковый номер‚ дата‚ причина‚ документ‑основание).

Пошаговый порядок оформления

Ниже представлена последовательность действий‚ которую должен выполнить работодатель.

Шаг 1. Получение заявления работника

• Работник подаёт письменное заявление об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В заявлении указываются дата подачи‚ желаемая дата увольнения (не менее 2‑х недель‚ если иное не предусмотрено коллективным договором) и подпись.

Шаг 2. Согласование даты увольнения

• Работодатель проверяет‚ нет ли ограничений (например‚ обязательный срок отработки в случае привлечения к дисциплинарной ответственности).
• Согласованная дата фиксируется в приказе об увольнении.

Шаг 3. Подготовка приказа (распоряжения) об увольнении

• В приказе указываются:
  1. Порядковый номер приказа;
  2. Дата издания;
  3. ФИО работника;
  4. Основание увольнения – «по собственному желанию» (ссылка на ст. 77 п. 3 ч. 1 ТК РФ);
  5. Дата увольнения;
  6. Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в графы 1‑4 раздела «Записи о прекращении трудового договора» в соответствии с рекомендациями КонсультантПлюс:

1. Графа 1 — порядковый номер записи. Нумерация ведётся последовательно (1‚ 2‚ 3 …).
2. Графа 2 — дата увольнения. Указывается фактическая дата прекращения трудового договора (дата‚ указанная в приказе).
3. Графа 3 — причина увольнения. Формулировка должна соответствовать нормативным требованиям‚ например:
   • «Уволен(а) по собственному желанию»;
   • «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»;
   • «Трудовой договор прекращён по желанию работника».

   Все варианты равнозначны‚ но предпочтительно использовать формулировку из пункта 5.2 Инструкции – «Уволен(а) по собственному желанию».

4. Графа 4 — документ‑основание. Указывается тип документа (приказ)‚ его дата и номер‚ например: «Приказ № 45 от  г.».

Шаг 5. Расчёт с работником и выдача документов

• Выплата всех причитающихся сумм (окончательный расчёт‚ компенсация неиспользованного отпуска‚ выплаты за неотработанные часы и т.д.).
• Выдача:
  • Трудовой книжки с внесённой записью;
  • Справки о заработке (2‑НДФЛ);
  • Справки о размере и дате выплаты заработной платы;
  • Справки о размере компенсаций (если они предусмотрены).

Требования к оформлению записи

• Читаемость. Запись должна быть чёткой‚ без исправлений и зачеркиваний.
• Печатными буквами. По рекомендации Минтруда запись делается печатными (заглавными) буквами.
• Отсутствие сокращений. Сокращения допускаются только в официальных названиях документов (например‚ «приказ»).
• Соблюдение порядка граф. Нельзя пропускать графы – каждая из четырёх должна быть заполнена.
• Подпись и печать. В графе 4 указывается номер приказа‚ дата и подпись руководителя (при необходимости – печать организации).

Образцы записей в трудовой книжке (2024‑2026)

Пример 1. Классический вариант

1 Уволен(а) по собственному желанию Приказ № 45 от 

Пример 2. С указанием статьи ТК РФ

2 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (ст. 77 п. 3) Приказ № 78 от 

Пример 3. Для работников‚ уволившихся в связи с переводом

3 Трудовой договор прекращён по собственному желанию (перевод на новое место работы) Приказ № 102 от 

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты увольнения. Запись без даты считается недействительной.
• Неправильная формулировка причины. Использование «уволен по инициативе работодателя» в случае собственного желания приводит к несоответствию законодательству.
• Пропуск графы 4. Не указывается документ‑основание – запись считается неполной.
• Рукописные исправления. Любая ошибка должна исправляться чистой новой записью‚ а не зачеркиванием.
• Отсутствие подписи руководителя в приказе. Без подписи приказ не имеет юридической силы‚ а запись в книжке считается недействительной.

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копию заявления работника и приказа в личном деле сотрудника – это упростит проверку в случае спора.
• Проверяйте‚ что в трудовой книжке нет «пустых» строк между записями – это может вызвать вопросы у будущих работодателей.
• При увольнении в последний день месяца используйте дату последнего рабочего дня‚ а не дату подачи заявления.
• Если работник находится в отпуске‚ дата увольнения может совпадать с последним днем отпуска – в этом случае в приказе указывается «уволен(а) по собственному желанию с учётом отпуска».
• Регулярно обновляйте внутренние регламенты компании в соответствии с изменениями ТК РФ (например‚ новые формулировки‚ введённые в 2024 г.)

Оформление записи об увольнении по собственному желанию – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильная формулировка‚ полное заполнение всех четырёх граф‚ а также наличие корректного приказа и расчёта с работником гарантируют юридическую чистоту увольнения и защищают интересы обеих сторон.

Помните: даже небольшая неточность в трудовой книжке может стать причиной отказа в приёме на работу или судебного спора. Поэтому рекомендуется проводить проверку записи дважды: сначала сотрудником отдела кадров‚ затем руководителем.