В 2026 году в Украине продолжается процесс перехода от бумажных к электронным трудовым книжкам. Тем не менее, многие организации всё ещё оформляют записи в традиционном виде, особенно когда речь идёт о новых сотрудниках, которые требуют бумажной трудовой книжки. В этой статье разберём, как правильно оформить запись в новой трудовой книжке, какие требования предъявляются к работодателю и работнику, а также какие преимущества и риски связаны с этим процессом.

Почему всё ещё используют бумажную трудовую книжку?

Несмотря на то, что электронные трудовые книжки вступили в силу с 10 июня 2021 года, многие работники и работодатели продолжают пользоватся бумажным документом. Причины:

• Требования некоторых работодателей, которые считают бумажный вариант более надёжным.
• Необходимость оформить бумажную запись, когда работник явно просит этого.
• Особенности оформления для определённых категорий сотрудников (молодёжь, ФЛП и т.д.).

Таким образом, даже при наличии электронной версии, бумажная трудовая книжка остаётся главным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.

Правовой основание

Согласно Статье 48 Кодекса законов о труде Украины, работник имеет право требовать от работодателя внесения записей о:

1. приёме на работу;
2. переводе;
3. увольнении;
4. поощрениях и наградах.

Для реализации этого права работник подаёт заявление, в котором указывает необходимость внесения соответствующей записи.

Как правильно оформить запись в новой бумажной трудовой книжке

Ниже перечислены основные шаги, которые должны выполнить как работодатель, так и работник.

Шаги работодателя

• Получение заявления от сотрудника. В заявлении указывается, что требуется запись о приёме, переводе, увольнении и т.д.
• Заполнение титульной страницы. В ней указываются ФИО работника, дата рождения, место рождения, паспортные данные.
• Внесение сведений в соответствующее поле. По правилам, предусмотренным пп. 2.4, 2.11 и 2.12 Инструкции 58.
• Подпись и дата. После внесения записи работодатель ставит свою подпись и указывает дату записи.
• Хранение копии. Работодатель обязан сохранить копию записи в личных делах сотрудника.

Шаги работника

• Подача заявления. Заявление должно содержать просьбу о внесении записи и подпись работника.
• Проверка правильности данных. Убедиться, что все указанные сведения верны (ФИО, дата приёма, место работы и т.д.).
• Получение заверенной копии. После внесения записи работник получает подтверждённую запись с подписью работодателя.

Пример заявления

На основании статьи 48 Кодекса законов о труде Украины
прошу внести в мою бумажную трудовую книжку, которая хранится
лично у меня, запись о приёме меня на работу в ООО «Омега».
Дата приёма: 
Подпись работника: ______________________

Ограничения и особенности

Несмотря на возможность оформления бумажной записи, существуют важные нюансы:

• Сроки подачи. Книжку необходимо зарегистрировать не позже шестого дня работы сотрудника.
• Физические лица‑предприниматели (ФЛП). Для них не требуется вносить записи о собственной деятельности, но обязательно нужно загружать данные о наёмных работниках.
• Совмещение нескольких мест работы. При работе в нескольких организациях важно получить записи со всех работодателей.
• Оцифровка. После оцифровки бумажная книжка становится архивным документом и может быть предоставлена в Пенсионный фонд или другую инстанцию по запросу.

Преимущества и риски для работодателя

Оформление записи в бумажной трудовой книжке имеет как плюсы, так и потенциальные минусы.

Преимущества

• Полная контрольная над процессом оформления.
• Удобство для сотрудников, которые предпочитают бумажный формат.
• Соответствие требованиям закона, если работник явно просит бумажную запись.

Риски

• Дополнительные административные затраты (ручное заполнение, подписи, хранение).
• Возможность ошибок в оформлении, что может привести к спорам при проверке.
• Необходимость соблюдения сроков оцифровки, иначе бумажная книжка будет считаться устаревшим документом.

Что делать, если электронная книжка уже существует?

По мнению экспертов БУХГАЛТЕР.UA, даже при наличии электронной версии, бумажная запись должна быть выполнена, если работник требует её оформления. Электронная книжка служит дополнительным подтверждением, но не заменяет обязательный бумажный документ в случае официального запроса.

Кроме того, начиная с 2026 года оформление новой работы может происходить без необходимости предоставления бумажной трудовой книжки, однако многие работодатели всё ещё предпочитают её заполнить для полной юридической защиты.

Краткое резюме

1. Работник имеет право требовать внесения записей в бумажную трудовую книжку.
2. Работодатель обязан заполнить титульную страницу и соответствующие поля согласно Инструкции 58.
3. Заявление работника должно содержать просьбу о записи и подпись.
4. Бумажная запись остаётся главным документом, подтверждающим стаж.
5. При оцифровке бумажная книжка переходит в архив, но её копию можно использовать для официальных целей.

Понимание процедуры оформления записи в новой трудовой книжке помогает избежать недоразумений, ускорить работу с персоналом и соблюдать требования законодательства Украины.

Автор статьи: редакция «Бухгалтерия и бухучёт», 2026 год.