В современной практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда постоянный сотрудник уходит в декретный отпуск по беременности и родам, а его обязанности временно выполняет другой работник. В таких случаях работодатель обязан оформить прием на работу временного сотрудника с соблюдением всех норм трудового законодательства РФ, включая правильное внесение записи в трудовую книжку.
Почему важно правильно оформить запись в трудовой книжке?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж работы гражданина. От нее напрямую зависят:
- Размер будущей пенсии;
- Право на получение пособий по безработице;
- Расчет больничных и других социальных выплат;
- Возможность трудоустройства в будущем (особенно в государственных и бюджетных организациях).
Неправильно оформленная запись может привести к потере части стажа, что в долгосрочной перспективе негативно скажется на финансовом благополучии сотрудника. Поэтому крайне важно соблюдать все требования законодательства при внесении записи.
Как правильно оформить прием на работу временного сотрудника?
Прием на работу вместо сотрудницы, находящейся в декретном отпуске, оформляется на основании срочного трудового договора (ст. 59 ТК РФ). Такой договор заключается на время отсутствия основного работника — в данном случае — женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком.
Этапы оформления:
- Издание приказа о приеме на работу — форма Т-1 или унифицированная форма организации. В приказе указывается должность, срок действия договора и основание (дата выхода в отпуск основного работника).
- Внесение записи в трудовую книжку — это обязательный этап, который должен быть выполнен в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
Как должна выглядеть запись в трудовой книжке?
Запись вносится в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225.
Формат записи:
«Принят на работу»
На должность: бухгалтера
На основании: трудового договора от № 05/2026, заключенного на время отсутствия основного работника в отпуске по уходу за ребенком
Пункт 5, статья 59 Трудового кодекса РФ
Важно! Не допускается использование сокращений, таких как «вместо декретницы» или «временно». Все формулировки должны быть официальными, четкими и соответствовать законодательству.
Что делать, если временный работник уходит раньше срока?
Если основной сотрудник выходит из отпуска досрочно, то срочный трудовой договор прекращается автоматически. В этом случае в трудовую книжку временного сотрудника вносится запись об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — «истечение срока трудового договора».
Пример записи об увольнении:
«Уволен по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — истечение срока трудового договора»
Основание: приказ № 12/2026 от , в связи с выходом основного работника из отпуска по уходу за ребенком
Все записи должны быть заверены печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Особенности для работников с неполным рабочим днем
Если временный сотрудник принимается на неполный рабочий день (например, 0,5 ставки), это также должно быть отражено в трудовом договоре и в записи в трудовой книжке:
«Принят на работу на должность бухгалтера с неполным рабочим днем (0,5 ставки) на время отсутствия основного работника в отпуске по уходу за ребенком»
Такая запись не снижает стаж — он засчитывается полностью, пропорционально отработанному времени.
Что делать, если у временного сотрудника нет трудовой книжки?
Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан:
- Оформить ей новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу;
- Внести в нее первую запись о приеме на работу с указанием всех необходимых реквизитов, как описано выше.
Новая трудовая книжка выдается работнику под роспись, и в ней обязательно указывается дата ее выдачи и основание (приказ о приеме).
Частые ошибки при оформлении
- Указание «временно» вместо точной формулировки по ТК РФ.
- Отсутствие ссылки на статью 59 ТК РФ.
- Неправильное указание основания, например, «в связи с декретом» (это не юридический термин).
- Пропуск записи в трудовой книжке, это нарушение, за которое работодатель может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Использование печати, если организация не обязана ее иметь (например, ИП без печати).
Запись в трудовой книжке при приеме на работу вместо сотрудницы, находящейся в декретном отпуске, — это не формальность, а важный юридический акт, влияющий на будущее сотрудника. Правильно оформленная запись гарантирует:
- Полное засчитывание стажа;
- Соблюдение трудового законодательства;
- Защиту прав как временного, так и основного работника;
- Отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции.
Важно помнить: любая запись в трудовой книжке должна быть точной, официальной и подкрепленной документально. Никогда не используйте разговорные формулировки — только юридически корректные термины из Трудового кодекса РФ.
Если вы кадровик или руководитель — проверяйте каждую запись перед внесением. Если вы работник — требуйте, чтобы ваша трудовая книжка была заполнена правильно. Ваш стаж — это ваше будущее.