В статье подробно рассматриваются все этапы оформления записи в трудовой книжке, когда работник временно заменяется (например, во время декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком или иных уважительных причин). Мы опишем нормативные основания, алгоритм действий работодателя, примеры заполнения и особенности ведения бумажной и электронной трудовой книжки.
Нормативная база
Для правильного оформления такой записи используются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 66.1, ст. 81)
- Постановления Правительства РФ о порядке ведения трудовой документации
- Руководства КонсультантПлюс и Роструд по заполнению трудовой книжки
Ключевой принцип: запись в трудовую книжку вносится независимо от того, является ли договор временным или постоянным, если работник фактически исполняет обязанности.
Когда требуется запись?
Запись обязана быть сделана в следующих случаях:
- При приёме на работу по срочному трудовому договору на период декретного отпуска (беременность, уход за ребёнком).
- При временном переводе работника в другой отдел/подразделение на срок отсутствия основного сотрудника.
- При замещении сотрудника, находящегося в длительном отпуске, по инициативе работодателя.
Если же работник находится в длительном отпуске и его обязанности временно исполняет другой сотрудник, запись в трудовую книжку вносится (см. пункт 5 раздела III Трудовой кодекса).
Пошаговый алгоритм оформления
Подготовка документов
- Согласованный приказ о приёме/переводе работника.
- Трудовой договор (срочный) с указанием срока действия.
- Справка о причинах отсутствия основного работника (декрет, отпуск и т.д.).
Заполнение графа «Сведения о работе»
Внести данные в следующие колонки:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата фактического начала работы.
- Графа 3 – наименование должности и подразделения.
- Графа 4 – сведения о виде занятости (полный рабочий день, частичная, временная).
- Графа 5 – сведения о продолжительности работы (до …).
Указание ссылки на документы
Если есть соответствующие приказы или договоры, в отдельной строке указывается:
«На основании приказа № 15 от «О приёме И.И. Иванова на работу в период декретного отпуска»
Оформление подписи сторон
Запись завершается подписями работодателя и работника (при необходимости – печать организации).
Примеры заполнения
Пример записи при приёме на работу по срочному договору
Графа 1: 123
Графа 2:
Графа 3: Инженер‑механик, отдел разработки
Графа 4: Полный рабочий день
Графа 5: До (дату окончания декретного отпуска)
Пример записи при временном переводе
В графе 2 указывается дата фактического начала работы, в графе 3 – наименование новой должности, в графе 5 – срок действия перевода (например, «до »).
Электронная vs бумажная трудовая книжка
С года организации могут вести трудовую книжку в электронном виде. При этом:
- Если работник был принят до и не желает переходить на электронный формат, запись вводятся в бумажную форму.
- При переходе на электронную форму необходимо оформить соответствующее заявление и внести запись в бумажную книжку о переходе.
При оформлении электронной записи в системе «Электронная трудовая книжка» (Е‑Офис, 2026) указываются те же данные, что и в бумажной, но оформление происходит в цифровом виде.
Частые вопросы (FAQ)
- Обязан ли работодатель вносить запись, если работник работает только временно? – Да, если он фактически исполняет трудовые обязанности, даже на короткий срок.
- Нужно ли указывать срок действия трудового договора в записи? – В графе 5 указывается срок действия, а в графе 2 – дата начала работы.
- Можно ли обойтись без записи, если договор оформлен как «договор купли‑продажи»? – Нет, любой трудовый relationship подпадает под Трудовой кодекс, поэтому запись обязана быть.
- Как оформить запись, если работник уже имеет запись в трудовой книжке? – Новая запись вносится под следующим порядковым номером, а в графе 2 указывается дата начала новой работы.
Запись в трудовую книжку на время отсутствия работника – обязательный процедурный акт, который фиксирует факт выполнения трудовых обязанностей временным сотрудником. Правильное оформление обеспечивает:
- Соответствие требованиям Трудового кодекса;
- Прозрачность правовых отношений;
- Удобство последующего контроля и аудита.
Соблюдая описанный алгоритм, работодатель минимизирует риск ошибок и штрафов, а работник получает официальное подтверждение своего трудового статуса.
Дата публикации: 12:22:33