Важно! Оформление записи в трудовую книжку (ТК) при приеме на работу — это не просто формальность, а обязательное требование статьи 66 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение правил может повлечь административную ответственность для работодателя. Данная инструкция актуальна на 2026 год и основана на Инструкции о порядке заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69).

Кто и когда должен заполнить трудовую книжку?

Обязанность по внесению записи лежит на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе). Запись вносится не позднее дня следующего за днем приема на работу, то есть после подписания трудового договора.

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Если работник не предоставил ТК (например, у него ее никогда не было или она утеряна), работодатель обязан:

• Оформить ему трудовую книжку за свой счет (если работник не является впервые устраивающимся на работу).
• Внести в нее запись о приеме на работу по общему правилу.
• Если работник устраивается впервые (например, выпускник), ему выдается трудовая книжка установленного образца с внесенной первой записью.

Важно: Отсутствие ТК у работника не снимает с работодателя обязанности оформить его как сотрудника и сделать соответствующую запись в вновь выданную книжку.

Пошаговый алгоритм заполнения записи о приеме

1. Проверьте документы. Убедитесь, что у вас есть правильно заполненная трудовая книжка работника (или вы ее оформили). Проверьте паспортные данные.
2. Подготовьте данные для записи. Вам понадобятся:
   • Полное наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, ИП).
   • Дата заключения трудового договора (день приема на работу).
   • Название должности в соответствии со штатным расписанием.
   • Основание для приема (например, «трудовой договор от …»).
3. Внесите запись в ТК. Запись делается на отдельном листе (вкладыше) трудовой книжки. Старое правило о вклейке листа больше не действует — используется стандартный вкладыш.
4. Подпишите и заверьте запись. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и работником. Ставится печать организации (для ИП — печать с ФИО и ИНН).
5. Сдайте сведения в СФР. Информация о приеме (с кадровым событием «ПРИЕМ») вносится в СЗВ-ТД (ЕФС-1) и передается в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения трудового договора.

Образец (шаблон) записи о приеме на работу

Текст записи должен быть четким, без исправлений и помарок. Пример для швеи, принятой в ООО «Швейный Дом»:

Принята на работу
с 15 числа июня 2026 года
на должность швея
на основании трудового договора от

Подпись работника: _________________ / Иванова А.П. /
Подпись работодателя: _________________ / Петров С.И. /
(директор)

Печать организации

Особенности заполнения для ИП

Запись идентична, но вместо наименования организации указывается ФИО индивидуального предпринимателя. Подпись ставит сам ИП. Печать должна содержать ФИО ИП и его ИНН.

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Согласно инструкции Минтруда:

• Ошибку (например, опечатку в дате или должности) нельзя зачеркивать и исправлять на месте.
• Неправильную запись обязательно нужно переделать заново на новом листе (вкладыше).
• Старая (ошибочная) запись не вырывается. Она сохраняется, а над ней делается новая, правильная запись.
• В верхнем правом углу старой записи делается отметка: «Заменено» и ставится дата, подпись руководителя и печать.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — что изменилось?

С 2021 года в России ведется электронная трудовая книжка. На практике:

• Если у работника есть ЭТК, то бумажная трудовая книжка ему не выдается.
• Все записи (прием, увольнение, переводы) вносятся работодателем в электронный реестр через личный кабинет на портале Госуслуг или напрямую в СФР.
• Работник может в любой момент распечатать выписку из ЭТК.
• Прием на работу оформляется так же: заключается договор, а сведения о нем вносятся в ЭТК в установленные сроки.
• Важно: Даже при наличии ЭТК работодатель обязан по первому требованию работника выдать ему бумажный вкладыш с записью о приеме (как подтверждение).

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность несут:

• Работодатель (руководитель) — за правильность и своевременность внесения записи.
• Кадровый специалист (кадровик) — за техническое исполнение записи в соответствии с инструкцией.
• За нарушения (неоформление ТК, неверная запись) предусмотрены административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Заполнение трудовой книжки при приеме — стандартная, но критически важная процедура. Следуйте простому алгоритму: проверьте документы, сделайте четкую запись по образцу на отдельном листе, подпишите и заверьте печатью, а затем оперативно передайте сведения в СФР. При наличии у сотрудника электронной трудовой книжки действуйте через электронный реестр, но будьте готовы выдать бумажный документ по запросу. Помните, что грамотное оформление ТК — это защита и прав работника, и работодателя от будущих споров.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву или официальными источниками (Минтруд России, СФР).