Приём сотрудника на работу оформляется не только подписанием трудового договора, но и внесением сведенияов о нём в трудовую книжку․ Особенно важно соблюдать установленные правила, когда договор заключён на срочный срок․ Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить запись, какие сведения указываются и какие нюансы следует учитывать․
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ:
- Трудовая книжка ведётся для всех работников, принимаемых на работу на основании трудового договора․
- Записи в ней вносятся в течение трёх рабочих дней с даты начала работы․
- Для срочных договоров запись должна отражать срок действия договора и условия его прекращения․
Кто отвечает за оформление записи?
Обычно эту задачу берёт на себя кадровый отдел или назначенный HR‑специалист․ Однако в небольших организациях ответственность может лежать на руководителе․
Кто входит в список лиц, получающих запись?
- Сотрудники, принятые по постоянному или временному трудовому договору․
- Сотрудники, переведенные в другое подразделение․
- Сотрудники, уволенные, но оставшиеся в кадровом учёте․
Что именно указывается в записи?
В запись в трудовую книжку включаются следующие сведения:
- ФИО работника․
- Дата рождения․
- Пол․
- Дата начала работы․
- Должность/кадровое место․
- Сведения о квалификации (образование, специальность)․
- Тип трудового договора (постоянный, срочный, сезонный)․
- Срок действия срочного договора (дата окончания)․
- Условия увольнения (по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т․д․)․
- Отметка о завершении срочного договора (если он уже закончился)․
Особенности записи при срочном трудовом договоре
Срочный договор подразумевает, что его действие ограничено определённым сроком․ Поэтому в трудовой книжке необходимо указать:
- Дата окончания договора – обязательный элемент записи․
- Причины, по которым договор может быть досрочно прекращён (по соглашению сторон, по вине работника, по объективным причинам)․
- При необходимости – переход в постоянный договор после истечения срока, что также фиксируется в книжке․
Как оформить запись в случае продления срочного договора?
Если сторонами решают продлить договор, в трудовую книжку вносятся данные о новом сроке действия․ При этом в прежней записи не удаляют прежние сведения, а добавляют новую строку с датой начала нового периода;
Порядок внесения сведений
После подписания договора и получения оригинала трудовой книжки необходимо выполнить следующие действия:
- Открыть соответствующую страницу (или листок) в книжке․
- Записать все перечисленные выше сведения чётко и без сокращений․
- Подписать запись руководителем организации․
- Сохранить копию записи в кадровом деле․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты окончания – без неё невозможно определить, является ли договор действительно срочным․
- Неправильное указание должности – следует использовать официальное наименование, соответствующее трудовому договору․
- Запись после установленного срока – просроченное внесение может привести к административным штрафам․
- Омиссивное указание условий увольнения – важно фиксировать все возможные основания прекращения договора․
Что делать, если запись выполнена неверно?
Если вы обнаружили ошибку после внесения данных в трудовую книжку, действовать следует так:
- Сделать отметку о исправлении (зачеркивание с указанием даты и подписи)․
- Внести правильные сведения рядом с исправлением․
- Убедиться, что обе записи подписаны ответственным лицом․
- При необходимости уведомить сотрудника о внесённом исправлении․
Запись в трудовой книжке при приёме по срочному трудовому договору – обязательный и важный документ, который фиксирует ключевые параметры трудовых отношений․ Правильное и своевременное оформление помогает избежать юридических рисков, упрощает кадровый учёт и обеспечивает прозрачность для обеих сторон․
Помните, что соблюдение требований Трудового кодекса в части заполнения трудовой книжки – часть ответственности работодателя․ При возникновении сомнений лучше проконсультироваться с квалифицированным юристом по трудовому праву․