С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Цифровизация коснулась всех сфер трудовых отношений‚ и теперь бумажный формат уходит в прошлое‚ уступая место данным‚ которые хранятся в Социальном фонде России (СФР). Для специалистов по кадрам и бухгалтеров это означает‚ что процессы приема‚ перевода и увольнения сотрудников должны быть отлажены до автоматизма‚ особенно при работе в популярных системах учета‚ таких как «1С:Зарплата и управление персоналом».

В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить заявление сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки и как корректно отразить этот факт в программах семейства 1С‚ чтобы избежать ошибок в отчетности (СЗВ-ТД/ЕФС-1) и проблем с стажем работников.

Зачем нужно заявление и кто его пишет?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажного документа‚ содержащий информацию о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения)‚ местах работы‚ должностях‚ периодах работы и основаниях изменений. Хотя с 2021 года для новых сотрудников заводятся только ЭТК‚ у работников‚ имевших трудовой стаж до 2020 года‚ оставалось право выбора: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную.

Важно помнить: Если сотрудник не написал заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года‚ его бумажная трудовая книжка продолжает вестись параллельно с электронной (куда вносятся данные только с 2020 года). Однако‚ если работник принял решение перейти на «цифру» позже или при приеме на работу (в рамках уточнения данных)‚ он должен подать соответствующее заявление.

Заявление необходимо для:

• Фиксации волеизъявления сотрудника в бумажном или электронном архиве компании.
• Корректного формирования отчетности в СФР.
• Обновления статусов в базе данных 1С.

Образец заявления на переход на электронную трудовую книжку

Законодательство не утвердило строгой унифицированной формы заявления‚ поэтому оно пишется в свободной форме от руки или печатается на компьютере с последующей подписью сотрудника. В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

1. Шапка: Кому (руководителю организации) и от кого (ФИО сотрудника‚ должность).
2. «Заявление».
3. Текст: Просьба о ведении трудовой книжки в электронном виде со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
4. Дата и подпись: Собственноручная подпись работника и дата подачи.

Примерный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки.

Подпись: ___________ /Петров П.П./

Как отразить выбор ЭТК в программе 1С

После получения заявления от сотрудника‚ кадровик обязан внести изменения в учетную систему. В актуальных версиях конфигураций «1С:ЗУП» (Зарплата и управление персоналом) и «1С:Бухгалтерия» этот процесс стандартизирован‚ но требует внимательности.

Шаг 1: Проверка карточки сотрудника

Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» -> «Сотрудники». Перейдите на вкладку «Трудовые книжки» или «Электронная трудовая книжка». Убедитесь‚ что верно заполнены поля СНИЛС и дата рождения‚ так как именно по ним происходит идентификация в базе СФР.

Шаг 2: Регистрация заявления

В зависимости от версии конфигурации 1С‚ действия могут немного отличаться‚ но общий алгоритм таков:

• Создайте документ «Заявление о выборе формы трудовой книжки» (или аналогичный по названию в вашем релизе).
• Укажите дату подачи заявления сотрудником.
• В поле «Форма ведения» выберите значение «Электронная».
• Если сотрудник ранее вел бумажную книжку‚ система может запросить подтверждение о выдаче бумажного оригинала на руки. Это критически важный момент: после перехода на ЭТК бумажный документ работодатель больше не ведет‚ а отдает сотруднику под роспись.

Шаг 3: Формирование отчетности

После проведения документа в 1С автоматически обновляется статус сотрудника. При формировании ежемесячного отчета ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД)‚ подраздел 1.1‚ в строке данного сотрудника будет отражен код мероприятия «ПЕРЕХОД НА ЭТК» (или аналогичный цифровой код‚ актуальный на 2026 год).

Внимание: Ошибка в дате заявления или выборе формы может привести к расхождению данных между базой работодателя и Социальным фондом‚ что повлечет за собой штрафы и необходимость подачи корректирующих отчетов.

Типичные ошибки и как их избежать

Практика показывает‚ что даже опытные пользователи 1С допускают ряд типичных ошибок при работе с электронными трудовыми книжками:

1. Отсутствие бумажного заявления. Некоторые кадровики вносят изменения в 1С только на основании устной просьбы. Так делать нельзя. Бумажный оригинал заявления — первичный документ для аудита и проверок.
2. Неверная дата в 1С. Дата в программе должна строго соответствовать дате‚ указанной в заявлении. Ретроспективное изменение дат может нарушить хронологию стажа.
3. Игнорирование выдачи бумажной книжки. Если сотрудник переходил с бумажного формата‚ обязательно зафиксируйте факт выдачи ему оригинала на руки. Без этого шага переход считается незавершенным.
4. Путаница с новыми сотрудниками. Для тех‚ кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года‚ заявление писать не нужно — для них ЭТК ведется по умолчанию. В 1С для них просто создается новая запись без опции выбора.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс‚ который к 2026 году стал стандартом делопроизводства. Правильное оформление заявления и грамотное отражение этого факта в программах 1С гарантирует прозрачность трудового стажа ваших сотрудников и безопасность вашей организации перед контролирующими органами.

Помните: цифровизация призвана упростить жизнь‚ но только при условии внимательного отношения к деталям на этапе ввода данных. Всегда проверяйте актуальность релиза вашей конфигурации 1С‚ так как законодательные требования могут оперативно обновляться разработчиком.