В 2026 году в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, многие работники всё ещё выбирают бумажный вариант или одновременно используют оба формата. В этой статье подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление о ведении бумажной трудовой книжки, какие сроки и документы задействованы, а также как оформить переход на электронный вариант.

Правовая основа

Согласно ст. 66 ТК РФ и Федеральному закону № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г., работник имеет право:

• продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• перейти на электронную форму;
• отказаться от бумажной формы и запросить сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Важно, что переход на электронный формат возможен только после подачи заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки.

Когда необходимо подавать заявление?

Согласно инструкциям, до 31 декабря 2020 года каждый работник обязан подать работодателю письменное заявление, в котором указывается выбранный способ ведения трудовой книжки:

1. продолжение ведения бумажной трудовой книжки;
2. переход на электронную форму;
3. отказ от бумажной формы (запрос сведений в электронном виде).

Если заявление не получено, работодатель считается, что работник продолжает вести бумажную книжку.

Формы заявления

3.1 Бумажный вариант

Бумажное заявление оформляется в свободной форме. В нём указываются:

• ФИО работника;
• Должность;
• Сведения о выбранном способе ведения трудовой книжки;
• Подпись и дата.

Примерный текст:

Заявление
о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Я, ______________________ (ФИО), прошу работодателя
продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде
в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

3.2 Электронный вариант

Электронное заявление может быть сформировано в системе 1С, через портал Explawyer или любой другой сервис, поддерживающий форму СЗВ‑ТД. Пример готового документа доступен по ссылке: Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 заявление оформляется документом «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». При заполнении указывается:

• вид заявления – «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде»;
• дату подачи;
• подпись работника (можно добавить электронную подпись).

Как оформить переход на электронную форму?

Для перехода на электронную трудовую книжку работник подаёт заявление об отказе от бумажной формы. После получения такого заявления работодатель:

1. вносит запись в бумажную книжку о переходе на ЭТК;
2. передаёт сведения в ПФР в виде отчёта СЗВ‑ТД;
3. может предоставить работнику доступ к электронному документу через личный кабинет.

Важно помнить, что отказ от бумажной формы нельзя отозвать – после подачи заявления работник не может вернуть бумажный вариант без согласия работодателя.

Сроки и последствия несоблюдения требований

Если работник не подаст заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель считается, что он продолжает вести бумажную книжку. При этом:

• для выплаты пособий и расчётов с ПФР требуется точная информация о стаже;
• отсутствие записи о выборе способа ведения может привести к ошибкам в расчёте пенсионных взносов.

Поэтому рекомендуется собрать все заявления до указанного срока и заранее обсудить с отделом кадров порядок их оформления.

Практические рекомендации работодателям

• Сформировать шаблон заявления в бумажном и электронном виде, разместить его в корпоративном портале.
• Оповестить сотрудников о новых требованиях до 30 июня 2020 года (письмо‑уведомление).
• Вести реестр заявлений в системе 1С, где каждый сотрудник отмечен выбранным способом ведения.
• Контролировать сроки подачи заявлений, чтобы избежать пропуска дедлайна.
• Обеспечить доступ к электронным формам (портал, личный кабинет) для всех сотрудников.

Ведение бумажной или электронной трудовой книжки – это выбор каждого работника, который регулируется строгими нормами ТК РФ и федеральных законов. Правильное оформление заявления, своевременная подача и корректная обработка работодателем позволяют избежать ошибок в расчётах, обеспечить юридическую защиту обеим сторонам и плавно перейти в новый формат учёта трудовой деятельности.

Если у вас возникнут сложности с подготовкой заявления или вы хотите получить юридическую консультацию, используйте сервисы вроде Explawyer, где можно бесплатно скачать образцы документов и получить онлайн‑поддержку специалистов.